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Ein agiles Unternehmen

LINXYS News agiles Unternehmen

In der digitalen Transformation gilt Agilität oftmals als Handlungsmaxime für viele Unternehmen. Im Projektmanagement, Design oder auch im Bereich Human Resources. Aber welchen Vorteil ziehen Unternehmen eigentlich daraus? Und warum kommunizieren wir heutzutage im Privaten schon viel effizienter und moderner als es im Arbeitsalltag die Regel ist?

Anpassungsfähigkeit und schnelle Reaktionsfreudigkeit ist zunehmend zu einem strategischen und organisatorischen Prinzip geworden. Stetig wachsender Wettbewerbsdruck bewegt Unternehmen zunehmend dazu, Prozesse jeglicher Art zu optimieren.

Als wichtige Kriterien gelten unter anderem:

  • kundenorientierte Unternehmensstrukturen
  • teamorientierte Abläufe
  • interaktive Prozesse
  • Transparenz und Einfachheit
  • kurzfristige Feedback-Möglichkeiten

Die oben stehenden Begriffe machen deutlich, dass die grundsätzlichen Voraussetzungen für Agilität vor allem eine Bereitschaft zum echten Dialog, Kooperation und transparentem Wissensaustausch sind. Ulrike Buchholz (Hochschule Hannover) und Susanne Knorre (Hochschule Osnabrück), Professorinnen für Unternehmenskommunikation, verdeutlichen dies: „Agile Unternehmen betrachten Vielfalt als eine Voraussetzung für ihre Innovationsfähigkeit und damit Wettbewerbsfähigkeit, selbst wenn sie sich widersprüchlich darstellt und somit womöglich energieraubende Maßnahmen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit nach sich zieht. Um diese Vielfalt mit den Anforderungen an Schnelligkeit von Entscheidungen in Eintracht bringen zu können, ist wiederum die Fähigkeit und nicht zuletzt die Befähigung zur Selbstorganisation notwendig, wodurch die notwendige Kollaboration gefördert wird.“

Erfolgsfaktor leistungsfähige Kommunikation

Aber was genau ist damit gemeint? Geht es um „Schnelligkeit“ als Wert an sich, um mehr Spontanität, weniger Abstimmungsschleifen in der Unternehmens-Matrix und ein impulsives „Einfach mal machen“?

Doch so einfach ist der Weg zur Digitalisierung nicht zu beschreiten. Gerade an dem Ort, an dem Mitarbeiter selbständiger und vor allem flexibler handeln sollen, geht es um ein wirkungsvolles Begleiten bei der Erfüllung von Arbeitsaufgaben. Das bedeutet: Die kommunikative Leistungsfähigkeit von Unternehmen und den dort beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern wird zu einem immer wichtigeren Erfolgsfaktor. Eine erfolgreiche digitale Transformierung hat dann stattgefunden, wenn die Menschen in diesem Unternehmen gewillt und vor allem auch fähig sind, sich sowohl nach innen wie nach aussen miteinander zu vernetzen und kollaborativ zu arbeiten. Aber genau dies ist für Viele im Berufsalltag immer noch neu. Somit ist es essentiell, das Betreten des Neulandes mit einem erfahrenen Navigator und entsprechenden Hilfsmitteln zu bestreiten.

Neues Denken und Handeln

Ein solches Hilfsmittel stellt ein Social Intranet dar: Es soll Mitarbeiter dabei unterstützen, in einer dialogorientierten und agilen Arbeitsumgebung trittsicher zu werden und hat sich zu einem wichtigen Treiber für Agilität entwickelt.

Die Basis eines solchen Social Intranets besteht aus Information, vor allem aber Interaktion und Kollaboration. Neben redaktionellen Inhalten, Dokumentenverwaltung oder Prozessabbildungen, können Nutzer auch eigene Inhalte generieren und diese mit Kollegen teilen.

Unternehmenskultur als Erfolgsfaktor

Social Intranets können den kulturellen Wandel in einem Unternehmen fördern und beschleunigen. Integrierte Instrumente für die Vernetzung, Interaktion und einen direkten Dialog bieten neue Möglichkeiten für eine bereichs- und standortübergreifende Kollaboration. Themenbezogene „Gruppen-Chats“, in denen Experten Antworten auf komplizierte Fragen diskutieren oder sich virtuell coachen sind ein Beispiel dafür. Durch die individuellen Benutzerprofile der Mitarbeiter können spezifischen Angaben zu den eigenen Kenntnissen (Fremdsprachen, Expertise etc.) gemacht werden. Somit kann sich der einzelne Mitarbeiter unternehmensweit als relevanter und erfahrener Ansprechpartner positionieren, damit besser gefunden werden und somit das eigene Wissen weitergeben.

Informationsfluss als Erfolgsfaktor

Um agil arbeiten zu können muss der interne Kommunikationsaustausch und Informationsfluss verbessert werden. Mit Hilfe von Funktionen wie Chat, Aufgabenmanagement inkl. Wiedervorlagen oder einem Aktivity Stream bleiben alle Beteiligten unkompliziert in Echtzeit auf dem neuesten Stand. Sie werden bei Änderungen automatisch informiert wodurch bspw. der oftmals mühsame E-Mail-Verkehr eingedämmt wird. Relevante Informationen müssen somit nicht mehr mühsam aus einer Vielzahl von E-Mail herausgesucht werden, sondern sind in der jeweiligen Arbeitsgruppe mit einem Klick zu finden.

Wissenstransfer als Erfolgsfaktor

Social Intranets fördern die benötigte Flexibilität in der Projektarbeit und fördern die unbegrenzte Wissensvermittlung: In sogenannte Wikis oder Teamräumen wird das Wissen der einzelnen Experten gesammelt, dokumentiert und somit für die Nachwelt zur Verfügung gestellt.

Partizipation als Erfolgsfaktor

Das Social Intranet ermöglicht dem Management, unkompliziert und schnell Feedback der eigenen Mitarbeiter einzuholen, die Nachvollziehbarkeit ihrer Entscheidungen zu erhöhen, Hintergrundinformationen zur Verfügung zu stellen oder den Wissensstand der Mitarbeitenden abzufragen. Effektive Instrumente dafür sind beispielsweise Blitzumfragen oder Ein-Klick-Umfragen. Mitarbeitende können sich durch Likes oder Kommentare einbringen, Verbesserungsvorschläge machen. Dadurch wird das Gefühl der Wertschätzung erhöht und die Motivation und Loyalität steigt.

Vernetzte Vielfalt

Wichtig zu bedenken ist, dass solch ein interner Unternehmenswandel kein Sprint sondern ein Marathonlauf ist. Bestehende Strukturen sollen dabei allerdings nicht komplett über Bord geworfen werden. Die bestehende Unternehmenskultur trägt massgeblich zur Verankerung neuer Arbeitsformen bei. Um genau diese Unternehmenskultur, die Einstellungen und das Verhalten der Mitarbeitenden zu entwickeln und zu verändern, sind Social Intranets ein zeitgemässes und wertvolles Mittel. Den Mitarbeitern die Angst vor Neuem nehmen und sie Schritt für Schritt an die neue Plattform zu gewöhnen erhöht die Wahrscheinlichkeit der Akzeptanz um ein Vielfaches.

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