14 Möglichkeiten die Interne Kommunikation zu verbessern

Ungenü­gende oder gar schlechte interne Kom­mu­nika­tion ist ein häu­figes Prob­lem in Unternehmen. So kön­nen drei fleis­sige Mitar­beit­er an ein­er Auf­gabe tätig sein, jedoch inter­pretiert jed­er Einzelne ein und die gle­iche Auf­gabe auf unter­schiedlich­ste Art und Weise. Team­leit­er kön­nen interne Mem­os über aktuelle Prob­leme oder Updates überse­hen und Team­mit­glieder wer­den durch vage oder wider­sprüch­liche Aus­sagen ver­schieden­er Eck­en der eige­nen Abteilung frus­tri­ert.

Aber wie kann solch ein Prob­lem gelöst wer­den? Beste­ht das Team aus nur weni­gen Per­so­n­en, ist es meist nicht schw­er alle in einem Raum zu ver­sam­meln und alle auf den gle­ichen Stand zu brin­gen. Je gröss­er, het­ero­gen­er und inter­na­tionaler das Team ist, umso schwieriger stellt sich ein Ver­sam­meln im Meet­ing-Raum am Stan­dort A dar. Somit ist es unumgänglich einen Prozess zu imple­men­tieren, durch welchen die richti­gen Infor­ma­tio­nen verteilt wer­den, damit Team­mit­glieder entsprechend und zeit­nah han­deln kön­nen.

Vielle­icht reichen bere­its einige kleine Anpas­sun­gen, selb­stver­ständlich mit ein wenig Geduld, um Prozesse rei­bungs­los ablaufen zu lassen. Im Fol­gen­den wer­den einige Möglichkeit­en aufgezeigt, welche mit der Ein­führung eines Kol­lab­o­ra­tionstools vielle­icht auch für Sie umset­zbar sind.

1. Verwenden Sie ein Projektmanagementtool

In der Arbeit zwis­chen E‑Mails, dem inter­nen Mes­sen­ger und weit­eren Kom­mu­nika­tion­s­mit­teln hin und her zu switchen ist leicht. Nicht so leicht ist es dabei auch den Überblick zu bewahren und das tat­säch­lich Rel­e­vante her­auszu­fil­tern und zu wis­sen was entsch­ieden oder einge­führt wurde.

Ein entsprechen­des Pro­jek­t­man­age­ment erle­ichtert das Doku­men­tieren von Entschei­dun­gen und näch­ster Schritte — somit sind alle rel­e­van­ten Beteiligten kon­tinuier­lich auf dem gle­ichen Stand.

Bitrix24 bietet Unternehmen unter­schiedliche Wege ein Pro­jekt aufgeräumt und zielführend umzuset­zen –> erfahren Sie mehr.

2. Gewährleisten Sie einen einfachen Zugang zu Informationen

Ken­nen Sie die Bedürfnisse und Erwartun­gen ihrer Ziel­gruppe “Mitar­beit­er”. Sie soll­ten wis­sen, wie Ihre Arbeit­skräfte Infor­ma­tio­nen erhal­ten und erhal­ten möcht­en. Essen­tiell beim Bere­it­stellen von Infor­ma­tio­nen ist, diese in einem ein­fach zugänglichen For­mat und an einem Ort für alle rel­e­van­ten Beteiligten ver­füg­bar zu machen.

Bitrix24 bietet Ihnen diverse Möglichkeit­en den inter­nen Infor­ma­tions­fluss zu opti­mieren und somit Arbeit­sprozesse effizient zu gestal­ten –> erfahren Sie mehr.

3. Nutzen Sie Instant-Messaging

Mit dem in Bitrix24 inte­gri­erten Echtzeit-Chat erle­ichtern Sie ihren Teams die Zusam­me­nar­beit erhe­blich. Der Chat ermöglicht eine unkom­plizierte, schnelle und vor allem ort­sun­ab­hängige Kom­mu­nika­tion: Ganz gle­ich ob im Einzelge­spräch, in öffentlichen, pri­vat­en, team- oder pro­jek­t­basierten Cha­träu­men — jed­er bleibt stets informiert und Infor­ma­tio­nen gehen nicht mehr ver­loren. Durch die Nutzung der Bitrix24 App auf mobilen Endgeräten, bleiben bspw. auch Mitar­beit­er im Aussen­di­enst immer informiert –> erfahren Sie mehr.

4. “Verbannen” Sie E‑Mails

Auch wenn E‑Mails heutzu­tage noch zum Arbeit­sall­t­ag gehören, soll­ten Sie ver­suchen diesen Kom­mu­nika­tion­skanal, vor allem in Bezug auf die interne Kom­mu­nika­tion, einzudäm­men. Bitrix24 bietet Ihnen pro­jek­t­be­zo­gene Kom­mu­nika­tion­skanäle, über welche nur noch tat­säch­lich betrof­fene Per­so­n­en über Dead­lines, den Pro­jek­t­fortschritt etc. informiert wer­den. Senken Sie die E‑Mail-Flut in Ihrem Unternehmen und richt­en Infor­ma­tio­nen nur noch an Per­so­n­en, für die diese tat­säch­lich rel­e­vant sind –> erfahren Sie mehr.

5. Unterstützen Sie Gruppen-Calls

In vie­len Unternehmen wer­den diverse Pro­duk­t­man­age­mentsoft­ware, E‑Mails und andere For­men der dig­i­tal­en Kom­mu­nika­tion ver­wen­det. Um die Frage eines Team­mit­glieds schnell und unkom­pliziert zu klären und zu disku­tieren, bietet Bitrix24 eine ein­fache Möglichkeit: Hal­ten Sie einen Grup­pen-Call ab in welchem alle Beteiligten inner­halb eines vor­ab bes­timmten Zeitrah­mens eine Frage erörtern. Dies ist deut­lich effek­tiv­er als in 100 E‑Mails in CC geset­zt zu wer­den aus welchen die Essenz erst ein­mal her­aus­ge­filtert wer­den muss –> erfahren Sie mehr.

6. Fördern Sie zwischenmenschliche Beziehungen

Ein weit­er­er Tipp, um die interne Kom­mu­nika­tion zu verbessern, beste­ht darin, die Beziehun­gen zu den Mitar­beit­ern ausser­halb des Büros zu fördern. Die Entwick­lung besser­er Out-of-Office-Beziehun­gen wird die Kom­mu­nika­tion im Unternehmen fördern. Wenn Sie eine per­sön­liche Bindung zwis­chen Mitar­beit­ern erre­ichen kön­nen, dann geht das Gespräch über die ein­fache E‑Mails zwis­chen den Men­schen, die neben Ihnen sitzen, hin­aus. Bitrix24 lässt Mitar­beit­er orts- und zeitun­ab­hängig mit einan­der kom­mu­nizieren und ermöglicht somit eine Nähe, die mit E‑Mails schw­er zu erre­ichen ist –> erfahren Sie mehr.

7. Sprechen Sie einfach mal persönlich miteinander

Zwar gibt es viele dig­i­tale Tools, um die Kom­mu­nika­tion zu erle­ichtern, aber nichts geht über ein per­sön­lich­es Gespräch. Ste­hen Sie auf, gehen Sie zu jeman­des Schreibtisch und unter­hal­ten Sie sich, anstatt eine E‑Mail zu senden oder online zu chat­ten. Wenn das nicht möglich ist, ver­wen­den Sie ein Tele­fon oder eine Videokon­ferenz. Dies erhöht nicht nur die Effizienz und Pro­duk­tiv­ität, son­dern fördert auch eine gelebte Offen­heit, Gemein­schaft und Unternehmen­skul­tur. Bitrix24 bietet diverse Möglichkeit­en um mit rel­e­van­ten Per­so­n­en im direk­ten Umfeld per­sön­liche Ter­mine für ein Gespräch zu vere­in­baren oder mit Kol­le­gen an anderen Stan­dorten schnell und unkom­pliziert zu kom­mu­nizieren. –> erfahren Sie mehr.

8. Verstehen Sie Ihre Mitarbeiter als Ihr Publikum

Lesen Ihre Mitar­beit­er Ihre Mem­os nicht? Vergessen sie den Anlass Ihrer E‑Mails? Verän­dern sie nicht ein uner­wün­scht­es Ver­hal­ten? Fan­gen Sie an, Inhalte für Ihre Mitar­beit­er wie für die Ziel­gruppe eines Kun­den zu erstellen. Brin­gen Sie sie mit Hil­fe ein­er Geschichte zum Han­deln. Ver­stärken Sie eine Botschaft mit Kun­de­naus­sagen (Tes­ti­mo­ni­als). Stellen Sie kleinere Infor­ma­tio­nen über die Zeit über ver­schiedene Kanäle zur Ver­fü­gung. Ver­wen­den Sie Humor, Rät­sel, Emo­tio­nen und Nach­den­klichkeit. Bitrix24 ermöglicht Ihnen eine ansprechende und vor allem zielführende Kom­mu­nika­tion im Unternehmen. –> erfahren Sie mehr darüber.

9. Liefern Sie regelmässige Status-Updates

Schreiben Sie als Unternehmensleitung monatliche Updates: Dies fördert die Trans­parenz, da auf einen Blick ersichtlich wird was bere­its erre­icht wurde und was dem­nächst anste­ht. Ani­mieren Sie des Weit­eren Ihre Mitar­beit­er, Part­ner und Kol­le­gen, eigene Ideen einzubrin­gen — Sie wer­den staunen, welche inter­es­san­ten Ideen ans Tages­licht gelan­gen wer­den.

10. Erstellen Sie Video-Inhalte

Videos sind nach wie vor eine sehr gute Möglichkeit, mit inter­nen Ziel­grup­pen zu kom­mu­nizieren, ins­beson­dere wenn es darum geht, sich mit Mitar­beit­ern zu verbinden, neue Mitar­beit­er einzubeziehen und Mitar­beit­er zu motivieren, Änderun­gen inner­halb der Organ­i­sa­tion anzus­tossen. Der Erfol­gss­chlüs­sel liegt darin, den Videoin­halt authen­tisch aufzu­bere­it­en.

11. Kontinuität zahlt sich aus

Mitar­beit­er möcht­en eine Kom­mu­nika­tion, auf die sie sich ver­lassen kön­nen. Wenn Sie eine monatliche E‑Mail senden, senden Sie eine monatliche E‑Mail. Wenn wöchentliche Gespräche erforder­lich sind, stellen Sie sich­er, dass sie jede Woche stat­tfind­en. Kon­sis­tenz und Kon­ti­nu­ität schafft Ver­trauen, das ist ein großer Teil der grossar­ti­gen Mitar­beit­er­beziehun­gen. Eine kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion schafft Inter­esse und Zusam­menge­hörigkeits­ge­fühl. Mit Bitrix24 kön­nen Sie schnell und unkom­pliziert regelmäs­sige Inhalte veröf­fentlichen, Diskus­sio­nen anre­gen und Ihre Mitar­beit­er somit motivieren.

12. Halten Sie Ihre Tür offen

Auch wenn ein Vorge­set­zter ver­sucht eine Philoso­phie der “Offe­nen Tür” zu ver­mit­teln, fehlt oft­mals die Zeit oder sog­ar das tat­säch­liche Inter­esse an den Prob­le­men, Vorschlä­gen oder auch Sor­gen der Mitar­beit­er. Mit der Ein­führung ein­er Social Intranet und Kol­lab­o­ra­tionslö­sung wie Bitrix24 geht oft­mals ein intern­er Unternehmenswan­del ein­her — denn jed­er erhält die Möglichkeit seine Gedanken, Ideen oder auch gegen­sät­zliche Mei­n­un­gen öffentlich zu kom­mu­nizieren. Nutzen Sie dies als Chance und lasse Ihre Mitar­beit­er aktiv an der Unternehmen­skul­tur mit­bauen — es wird sich mit Sicher­heit auszahlen.

13. Seien Sie transparent

Effek­tive Kom­mu­nika­tion (interne Kom­mu­nika­tion) und eine starke Unternehmen­skul­tur basieren auf Trans­parenz. Mitar­beit­er brauchen sowohl das Gute als auch das Schlechte und sind engagiert­er, wenn sie gut informiert sind. Trans­parenz fördert das Ver­trauen zwis­chen Mitar­beit­ern und Führung.

14. Doppelt hält besser

Jedes Unternehmen kann seine interne Kom­mu­nika­tion verbessern. Um dies zu erre­ichen, müssen mehr Möglichkeit­en für eine wech­sel­seit­ige Kom­mu­nika­tion geschaf­fen wer­den, z. B. Meet­ings zum “Stand der Fir­ma”, und Chefs müssen das wieder­holen, was sie bere­its öfter gesagt haben. Jed­er Chef glaubt, wenn er ein­mal etwas sagt, dann hören, ver­ste­hen und merken sich dies die Mitar­beit­er. Sie müssen es kon­se­quent wieder­holen, wenn es wirk­lich darauf ankommt.

Auch wenn der Weg steinig erscheint, zahlt sich am Ende der Blick über den Tellerrand aus. Interne Kommunikation ist mindestens genau so wichtig, wie die nach Aussen.

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