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14 Möglichkeiten die Interne Kommunikation zu verbessern

interne kommunikation

Ungenü­gende oder gar schlechte interne Kom­mu­nika­tion ist ein häu­figes Prob­lem in Unternehmen. So kön­nen drei fleis­sige Mitar­beit­er an ein­er Auf­gabe tätig sein, jedoch inter­pretiert jed­er Einzelne ein und die gle­iche Auf­gabe auf unter­schiedlich­ste Art und Weise. Team­leit­er kön­nen interne Mem­os über aktuelle Prob­leme oder Updates überse­hen und Team­mit­glieder wer­den durch vage oder wider­sprüch­liche Aus­sagen ver­schieden­er Eck­en der eige­nen Abteilung frustriert.

Aber wie kann solch ein Prob­lem gelöst wer­den? Beste­ht das Team aus nur weni­gen Per­so­n­en, ist es meist nicht schw­er alle in einem Raum zu ver­sam­meln und alle auf den gle­ichen Stand zu brin­gen. Je gröss­er, het­ero­gen­er und inter­na­tionaler das Team ist, umso schwieriger stellt sich ein Ver­sam­meln im Meet­ing-Raum am Stan­dort A dar. Somit ist es unumgänglich einen Prozess zu imple­men­tieren, durch welchen die richti­gen Infor­ma­tio­nen verteilt wer­den, damit Team­mit­glieder entsprechend und zeit­nah han­deln können.

Vielle­icht reichen bere­its einige kleine Anpas­sun­gen, selb­stver­ständlich mit ein wenig Geduld, um Prozesse rei­bungs­los ablaufen zu lassen. Im Fol­gen­den wer­den einige Möglichkeit­en aufgezeigt, welche mit der Ein­führung eines Kol­lab­o­ra­tionstools vielle­icht auch für Sie umset­zbar sind.

1. Verwenden Sie ein Projektmanagementtool

In der Arbeit zwis­chen E‑Mails, dem inter­nen Mes­sen­ger und weit­eren Kom­mu­nika­tion­s­mit­teln hin und her zu switchen ist leicht. Nicht so leicht ist es dabei auch den Überblick zu bewahren und das tat­säch­lich Rel­e­vante her­auszu­fil­tern und zu wis­sen was entsch­ieden oder einge­führt wurde.

Ein entsprechen­des Pro­jek­t­man­age­ment erle­ichtert das Doku­men­tieren von Entschei­dun­gen und näch­ster Schritte — somit sind alle rel­e­van­ten Beteiligten kon­tinuier­lich auf dem gle­ichen Stand.

Bitrix24 bietet Unternehmen unter­schiedliche Wege ein Pro­jekt aufgeräumt und zielführend umzuset­zen –> erfahren Sie mehr.

2. Gewährleisten Sie einen einfachen Zugang zu Informationen

Ken­nen Sie die Bedürfnisse und Erwartun­gen ihrer Ziel­gruppe “Mitar­beit­er”. Sie soll­ten wis­sen, wie Ihre Arbeit­skräfte Infor­ma­tio­nen erhal­ten und erhal­ten möcht­en. Essen­tiell beim Bere­it­stellen von Infor­ma­tio­nen ist, diese in einem ein­fach zugänglichen For­mat und an einem Ort für alle rel­e­van­ten Beteiligten ver­füg­bar zu machen.

Bitrix24 bietet Ihnen diverse Möglichkeit­en den inter­nen Infor­ma­tions­fluss zu opti­mieren und somit Arbeit­sprozesse effizient zu gestal­ten –> erfahren Sie mehr.

3. Nutzen Sie Instant-Messaging

Mit dem in Bitrix24 inte­gri­erten Echtzeit-Chat erle­ichtern Sie ihren Teams die Zusam­me­nar­beit erhe­blich. Der Chat ermöglicht eine unkom­plizierte, schnelle und vor allem ort­sun­ab­hängige Kom­mu­nika­tion: Ganz gle­ich ob im Einzelge­spräch, in öffentlichen, pri­vat­en, team- oder pro­jek­t­basierten Cha­träu­men — jed­er bleibt stets informiert und Infor­ma­tio­nen gehen nicht mehr ver­loren. Durch die Nutzung der Bitrix24 App auf mobilen Endgeräten, bleiben bspw. auch Mitar­beit­er im Aussen­di­enst immer informiert –> erfahren Sie mehr.

4. “Verbannen” Sie E‑Mails

Auch wenn E‑Mails heutzu­tage noch zum Arbeit­sall­t­ag gehören, soll­ten Sie ver­suchen diesen Kom­mu­nika­tion­skanal, vor allem in Bezug auf die interne Kom­mu­nika­tion, einzudäm­men. Bitrix24 bietet Ihnen pro­jek­t­be­zo­gene Kom­mu­nika­tion­skanäle, über welche nur noch tat­säch­lich betrof­fene Per­so­n­en über Dead­lines, den Pro­jek­t­fortschritt etc. informiert wer­den. Senken Sie die E‑Mail-Flut in Ihrem Unternehmen und richt­en Infor­ma­tio­nen nur noch an Per­so­n­en, für die diese tat­säch­lich rel­e­vant sind –> erfahren Sie mehr.

5. Unterstützen Sie Gruppen-Calls

In vie­len Unternehmen wer­den diverse Pro­duk­t­man­age­mentsoft­ware, E‑Mails und andere For­men der dig­i­tal­en Kom­mu­nika­tion ver­wen­det. Um die Frage eines Team­mit­glieds schnell und unkom­pliziert zu klären und zu disku­tieren, bietet Bitrix24 eine ein­fache Möglichkeit: Hal­ten Sie einen Grup­pen-Call ab in welchem alle Beteiligten inner­halb eines vor­ab bes­timmten Zeitrah­mens eine Frage erörtern. Dies ist deut­lich effek­tiv­er als in 100 E‑Mails in CC geset­zt zu wer­den aus welchen die Essenz erst ein­mal her­aus­ge­filtert wer­den muss –> erfahren Sie mehr.

6. Fördern Sie zwischenmenschliche Beziehungen

Ein weit­er­er Tipp, um die interne Kom­mu­nika­tion zu verbessern, beste­ht darin, die Beziehun­gen zu den Mitar­beit­ern ausser­halb des Büros zu fördern. Die Entwick­lung besser­er Out-of-Office-Beziehun­gen wird die Kom­mu­nika­tion im Unternehmen fördern. Wenn Sie eine per­sön­liche Bindung zwis­chen Mitar­beit­ern erre­ichen kön­nen, dann geht das Gespräch über die ein­fache E‑Mails zwis­chen den Men­schen, die neben Ihnen sitzen, hin­aus. Bitrix24 lässt Mitar­beit­er orts- und zeitun­ab­hängig mit einan­der kom­mu­nizieren und ermöglicht somit eine Nähe, die mit E‑Mails schw­er zu erre­ichen ist –> erfahren Sie mehr.

7. Sprechen Sie einfach mal persönlich miteinander

Zwar gibt es viele dig­i­tale Tools, um die Kom­mu­nika­tion zu erle­ichtern, aber nichts geht über ein per­sön­lich­es Gespräch. Ste­hen Sie auf, gehen Sie zu jeman­des Schreibtisch und unter­hal­ten Sie sich, anstatt eine E‑Mail zu senden oder online zu chat­ten. Wenn das nicht möglich ist, ver­wen­den Sie ein Tele­fon oder eine Videokon­ferenz. Dies erhöht nicht nur die Effizienz und Pro­duk­tiv­ität, son­dern fördert auch eine gelebte Offen­heit, Gemein­schaft und Unternehmen­skul­tur. Bitrix24 bietet diverse Möglichkeit­en um mit rel­e­van­ten Per­so­n­en im direk­ten Umfeld per­sön­liche Ter­mine für ein Gespräch zu vere­in­baren oder mit Kol­le­gen an anderen Stan­dorten schnell und unkom­pliziert zu kom­mu­nizieren. –> erfahren Sie mehr.

8. Verstehen Sie Ihre Mitarbeiter als Ihr Publikum

Lesen Ihre Mitar­beit­er Ihre Mem­os nicht? Vergessen sie den Anlass Ihrer E‑Mails? Verän­dern sie nicht ein uner­wün­scht­es Ver­hal­ten? Fan­gen Sie an, Inhalte für Ihre Mitar­beit­er wie für die Ziel­gruppe eines Kun­den zu erstellen. Brin­gen Sie sie mit Hil­fe ein­er Geschichte zum Han­deln. Ver­stärken Sie eine Botschaft mit Kun­de­naus­sagen (Tes­ti­mo­ni­als). Stellen Sie kleinere Infor­ma­tio­nen über die Zeit über ver­schiedene Kanäle zur Ver­fü­gung. Ver­wen­den Sie Humor, Rät­sel, Emo­tio­nen und Nach­den­klichkeit. Bitrix24 ermöglicht Ihnen eine ansprechende und vor allem zielführende Kom­mu­nika­tion im Unternehmen. –> erfahren Sie mehr darüber.

9. Liefern Sie regelmässige Status-Updates

Schreiben Sie als Unternehmensleitung monatliche Updates: Dies fördert die Trans­parenz, da auf einen Blick ersichtlich wird was bere­its erre­icht wurde und was dem­nächst anste­ht. Ani­mieren Sie des Weit­eren Ihre Mitar­beit­er, Part­ner und Kol­le­gen, eigene Ideen einzubrin­gen — Sie wer­den staunen, welche inter­es­san­ten Ideen ans Tages­licht gelan­gen werden.

10. Erstellen Sie Video-Inhalte

Videos sind nach wie vor eine sehr gute Möglichkeit, mit inter­nen Ziel­grup­pen zu kom­mu­nizieren, ins­beson­dere wenn es darum geht, sich mit Mitar­beit­ern zu verbinden, neue Mitar­beit­er einzubeziehen und Mitar­beit­er zu motivieren, Änderun­gen inner­halb der Organ­i­sa­tion anzus­tossen. Der Erfol­gss­chlüs­sel liegt darin, den Videoin­halt authen­tisch aufzubereiten.

11. Kontinuität zahlt sich aus

Mitar­beit­er möcht­en eine Kom­mu­nika­tion, auf die sie sich ver­lassen kön­nen. Wenn Sie eine monatliche E‑Mail senden, senden Sie eine monatliche E‑Mail. Wenn wöchentliche Gespräche erforder­lich sind, stellen Sie sich­er, dass sie jede Woche stat­tfind­en. Kon­sis­tenz und Kon­ti­nu­ität schafft Ver­trauen, das ist ein großer Teil der grossar­ti­gen Mitar­beit­er­beziehun­gen. Eine kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion schafft Inter­esse und Zusam­menge­hörigkeits­ge­fühl. Mit Bitrix24 kön­nen Sie schnell und unkom­pliziert regelmäs­sige Inhalte veröf­fentlichen, Diskus­sio­nen anre­gen und Ihre Mitar­beit­er somit motivieren.

12. Halten Sie Ihre Tür offen

Auch wenn ein Vorge­set­zter ver­sucht eine Philoso­phie der “Offe­nen Tür” zu ver­mit­teln, fehlt oft­mals die Zeit oder sog­ar das tat­säch­liche Inter­esse an den Prob­le­men, Vorschlä­gen oder auch Sor­gen der Mitar­beit­er. Mit der Ein­führung ein­er Social Intranet und Kol­lab­o­ra­tionslö­sung wie Bitrix24 geht oft­mals ein intern­er Unternehmenswan­del ein­her — denn jed­er erhält die Möglichkeit seine Gedanken, Ideen oder auch gegen­sät­zliche Mei­n­un­gen öffentlich zu kom­mu­nizieren. Nutzen Sie dies als Chance und lasse Ihre Mitar­beit­er aktiv an der Unternehmen­skul­tur mit­bauen — es wird sich mit Sicher­heit auszahlen.

13. Seien Sie transparent

Effek­tive Kom­mu­nika­tion (interne Kom­mu­nika­tion) und eine starke Unternehmen­skul­tur basieren auf Trans­parenz. Mitar­beit­er brauchen sowohl das Gute als auch das Schlechte und sind engagiert­er, wenn sie gut informiert sind. Trans­parenz fördert das Ver­trauen zwis­chen Mitar­beit­ern und Führung.

14. Doppelt hält besser

Jedes Unternehmen kann seine interne Kom­mu­nika­tion verbessern. Um dies zu erre­ichen, müssen mehr Möglichkeit­en für eine wech­sel­seit­ige Kom­mu­nika­tion geschaf­fen wer­den, z. B. Meet­ings zum “Stand der Fir­ma”, und Chefs müssen das wieder­holen, was sie bere­its öfter gesagt haben. Jed­er Chef glaubt, wenn er ein­mal etwas sagt, dann hören, ver­ste­hen und merken sich dies die Mitar­beit­er. Sie müssen es kon­se­quent wieder­holen, wenn es wirk­lich darauf ankommt.

Auch wenn der Weg steinig erscheint, zahlt sich am Ende der Blick über den Tellerrand aus. Interne Kommunikation ist mindestens genau so wichtig, wie die nach Aussen.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

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