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14 Möglichkeiten die Interne Kommunikation zu verbessern

interne kommunikation

Unge­nü­gen­de oder gar schlech­te inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ist ein häu­fi­ges Pro­blem in Unter­neh­men. So kön­nen drei fleis­si­ge Mit­ar­bei­ter an einer Auf­ga­be tätig sein, jedoch inter­pre­tiert jeder Ein­zel­ne ein und die glei­che Auf­ga­be auf unter­schied­lichs­te Art und Wei­se. Team­lei­ter kön­nen inter­ne Memos über aktu­el­le Pro­ble­me oder Updates über­se­hen und Team­mit­glie­der wer­den durch vage oder wider­sprüch­li­che Aus­sa­gen ver­schie­de­ner Ecken der eige­nen Abtei­lung frus­triert.

Aber wie kann solch ein Pro­blem gelöst wer­den? Besteht das Team aus nur weni­gen Per­so­nen, ist es meist nicht schwer alle in einem Raum zu ver­sam­meln und alle auf den glei­chen Stand zu brin­gen. Je grös­ser, hete­ro­ge­ner und inter­na­tio­na­ler das Team ist, umso schwie­ri­ger stellt sich ein Ver­sam­meln im Mee­ting-Raum am Stand­ort A dar. Somit ist es unum­gäng­lich einen Pro­zess zu imple­men­tie­ren, durch wel­chen die rich­ti­gen Infor­ma­tio­nen ver­teilt wer­den, damit Team­mit­glie­der ent­spre­chend und zeit­nah han­deln kön­nen.

Viel­leicht rei­chen bereits eini­ge klei­ne Anpas­sun­gen, selbst­ver­ständ­lich mit ein wenig Geduld, um Pro­zes­se rei­bungs­los ablau­fen zu las­sen. Im Fol­gen­den wer­den eini­ge Mög­lich­kei­ten auf­ge­zeigt, wel­che mit der Ein­füh­rung eines Kol­la­bo­ra­ti­ons­tools viel­leicht auch für Sie umsetz­bar sind.

1. Verwenden Sie ein Projektmanagementtool

In der Arbeit zwi­schen E-Mails, dem inter­nen Mes­sen­ger und wei­te­ren Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­teln hin und her zu swit­chen ist leicht. Nicht so leicht ist es dabei auch den Über­blick zu bewah­ren und das tat­säch­lich Rele­van­te her­aus­zu­fil­tern und zu wis­sen was ent­schie­den oder ein­ge­führt wur­de.

Ein ent­spre­chen­des Pro­jekt­ma­nage­ment erleich­tert das Doku­men­tie­ren von Ent­schei­dun­gen und nächs­ter Schrit­te — somit sind alle rele­van­ten Betei­lig­ten kon­ti­nu­ier­lich auf dem glei­chen Stand.

Bitrix24 bie­tet Unter­neh­men unter­schied­li­che Wege ein Pro­jekt auf­ge­räumt und ziel­füh­rend umzu­set­zen –> erfah­ren Sie mehr.

2. Gewährleisten Sie einen einfachen Zugang zu Informationen

Ken­nen Sie die Bedürf­nis­se und Erwar­tun­gen ihrer Ziel­grup­pe “Mit­ar­bei­ter”. Sie soll­ten wis­sen, wie Ihre Arbeits­kräf­te Infor­ma­tio­nen erhal­ten und erhal­ten möch­ten. Essen­ti­ell beim Bereit­stel­len von Infor­ma­tio­nen ist, die­se in einem ein­fach zugäng­li­chen For­mat und an einem Ort für alle rele­van­ten Betei­lig­ten ver­füg­bar zu machen.

Bitrix24 bie­tet Ihnen diver­se Mög­lich­kei­ten den inter­nen Infor­ma­ti­ons­fluss zu opti­mie­ren und somit Arbeits­pro­zes­se effi­zi­ent zu gestal­ten –> erfah­ren Sie mehr.

3. Nutzen Sie Instant-Messaging

Mit dem in Bitrix24 inte­grier­ten Echt­zeit-Chat erleich­tern Sie ihren Teams die Zusam­men­ar­beit erheb­lich. Der Chat ermög­licht eine unkom­pli­zier­te, schnel­le und vor allem orts­un­ab­hän­gi­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on: Ganz gleich ob im Ein­zel­ge­spräch, in öffent­li­chen, pri­va­ten, team- oder pro­jekt­ba­sier­ten Chat­räu­men — jeder bleibt stets infor­miert und Infor­ma­tio­nen gehen nicht mehr ver­lo­ren. Durch die Nut­zung der Bitrix24 App auf mobi­len End­ge­rä­ten, blei­ben bspw. auch Mit­ar­bei­ter im Aus­sen­dienst immer infor­miert –> erfah­ren Sie mehr.

4. “Verbannen” Sie E-Mails

Auch wenn E-Mails heut­zu­ta­ge noch zum Arbeits­all­tag gehö­ren, soll­ten Sie ver­su­chen die­sen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nal, vor allem in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on, ein­zu­däm­men. Bitrix24 bie­tet Ihnen pro­jekt­be­zo­ge­ne Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ka­nä­le, über wel­che nur noch tat­säch­lich betrof­fe­ne Per­so­nen über Dead­lines, den Pro­jekt­fort­schritt etc. infor­miert wer­den. Sen­ken Sie die E-Mail-Flut in Ihrem Unter­neh­men und rich­ten Infor­ma­tio­nen nur noch an Per­so­nen, für die die­se tat­säch­lich rele­vant sind –> erfah­ren Sie mehr.

5. Unterstützen Sie Gruppen-Calls

In vie­len Unter­neh­men wer­den diver­se Pro­dukt­ma­nage­ment­soft­ware, E-Mails und ande­re For­men der digi­ta­len Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­wen­det. Um die Fra­ge eines Team­mit­glieds schnell und unkom­pli­ziert zu klä­ren und zu dis­ku­tie­ren, bie­tet Bitrix24 eine ein­fa­che Mög­lich­keit: Hal­ten Sie einen Grup­pen-Call ab in wel­chem alle Betei­lig­ten inner­halb eines vor­ab bestimm­ten Zeit­rah­mens eine Fra­ge erör­tern. Dies ist deut­lich effek­ti­ver als in 100 E-Mails in CC gesetzt zu wer­den aus wel­chen die Essenz erst ein­mal her­aus­ge­fil­tert wer­den muss –> erfah­ren Sie mehr.

6. Fördern Sie zwischenmenschliche Beziehungen

Ein wei­te­rer Tipp zur Ver­bes­se­rung der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on besteht dar­in, die Bezie­hun­gen zu den Mit­ar­bei­tern aus­ser­halb des Büros zu för­dern. Die Ent­wick­lung bes­se­rer Out-of-Office-Bezie­hun­gen wird die Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unter­neh­men för­dern. Wenn Sie eine per­sön­li­che Bin­dung zwi­schen Mit­ar­bei­tern errei­chen kön­nen, dann geht das Gespräch über die ein­fa­che E-Mails zwi­schen den Men­schen, die neben Ihnen sit­zen, hin­aus. Bitrix24 lässt Mit­ar­bei­ter orts- und zeit­un­ab­hän­gig mit ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren und ermög­licht somit eine Nähe, die mit E-Mails schwer zu errei­chen ist –> erfah­ren Sie mehr.

7. Sprechen Sie einfach mal persönlich miteinander

Zwar gibt es vie­le digi­ta­le Tools, um die Kom­mu­ni­ka­ti­on zu erleich­tern, aber nichts geht über ein per­sön­li­ches Gespräch. Ste­hen Sie auf, gehen Sie zu jeman­des Schreib­tisch und unter­hal­ten Sie sich, anstatt eine E-Mail zu sen­den oder online zu chat­ten. Wenn das nicht mög­lich ist, ver­wen­den Sie ein Tele­fon oder eine Video­kon­fe­renz. Dies erhöht nicht nur die Effi­zi­enz und Pro­duk­ti­vi­tät, son­dern för­dert auch eine geleb­te Offen­heit, Gemein­schaft und Unter­neh­mens­kul­tur. Bitrix24 bie­tet diver­se Mög­lich­kei­ten um mit rele­van­ten Per­so­nen im direk­ten Umfeld per­sön­li­che Ter­mi­ne für ein Gespräch zu ver­ein­ba­ren oder mit Kol­le­gen an ande­ren Stand­or­ten schnell und unkom­pli­ziert zu kom­mu­ni­zie­ren. –> erfah­ren Sie mehr.

8. Verstehen Sie Ihre Mitarbeiter als Ihr Publikum

Lesen Ihre Mit­ar­bei­ter Ihre Memos nicht? Ver­ges­sen sie den Anlass Ihrer E-Mails? Ver­än­dern sie nicht ein uner­wünsch­tes Ver­hal­ten? Fan­gen Sie an, Inhal­te für Ihre Mit­ar­bei­ter wie für die Ziel­grup­pe eines Kun­den zu erstel­len. Brin­gen Sie sie mit Hil­fe einer Geschich­te zum Han­deln. Ver­stär­ken Sie eine Bot­schaft mit Kun­den­aus­sa­gen (Tes­ti­mo­ni­als). Stel­len Sie klei­ne­re Infor­ma­tio­nen über die Zeit über ver­schie­de­ne Kanä­le zur Ver­fü­gung. Ver­wen­den Sie Humor, Rät­sel, Emo­tio­nen und Nach­denk­lich­keit. Bitrix24 ermög­licht Ihnen eine anspre­chen­de und vor allem ziel­füh­ren­de Kom­mu­ni­ka­ti­on im Unter­neh­men. –> erfah­ren Sie mehr dar­über.

9. Liefern Sie regelmässige Status-Updates

Schrei­ben Sie als Unter­neh­mens­lei­tung monat­li­che Updates: Dies för­dert die Trans­pa­renz, da auf einen Blick ersicht­lich wird was bereits erreicht wur­de und was dem­nächst ansteht. Ani­mie­ren Sie des Wei­te­ren Ihre Mit­ar­bei­ter, Part­ner und Kol­le­gen, eige­ne Ide­en ein­zu­brin­gen — Sie wer­den stau­nen, wel­che inter­es­san­ten Ide­en ans Tages­licht gelan­gen wer­den.

10. Erstellen Sie Video-Inhalte

Vide­os sind nach wie vor eine sehr gute Mög­lich­keit, mit inter­nen Ziel­grup­pen zu kom­mu­ni­zie­ren, ins­be­son­de­re wenn es dar­um geht, sich mit Mit­ar­bei­tern zu ver­bin­den, neue Mit­ar­bei­ter ein­zu­be­zie­hen und Mit­ar­bei­ter zu moti­vie­ren, Ände­run­gen inner­halb der Orga­ni­sa­ti­on anzu­stos­sen. Der Erfolgs­schlüs­sel liegt dar­in, den Video­in­halt authen­tisch auf­zu­be­rei­ten.

11. Kontinuität zahlt sich aus

Mit­ar­bei­ter möch­ten eine Kom­mu­ni­ka­ti­on, auf die sie sich ver­las­sen kön­nen. Wenn Sie eine monat­li­che E-Mail sen­den, sen­den Sie eine monat­li­che E-Mail. Wenn wöchent­li­che Gesprä­che erfor­der­lich sind, stel­len Sie sicher, dass sie jede Woche statt­fin­den. Kon­sis­tenz und Kon­ti­nui­tät schafft Ver­trau­en, das ist ein gro­ßer Teil der gross­ar­ti­gen Mit­ar­bei­ter­be­zie­hun­gen. Eine kon­ti­nu­ier­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on schafft Inter­es­se und Zusam­men­ge­hö­rig­keits­ge­fühl. Mit Bitrix24 kön­nen Sie schnell und unkom­pli­ziert regel­mäs­si­ge Inhal­te ver­öf­fent­li­chen, Dis­kus­sio­nen anre­gen und Ihre Mit­ar­bei­ter somit moti­vie­ren.

12. Halten Sie Ihre Tür offen

Auch wenn ein Vor­ge­setz­ter ver­sucht eine Phi­lo­so­phie der “Offe­nen Tür” zu ver­mit­teln, fehlt oft­mals die Zeit oder sogar das tat­säch­li­che Inter­es­se an den Pro­ble­men, Vor­schlä­gen oder auch Sor­gen der Mit­ar­bei­ter. Mit der Ein­füh­rung einer Soci­al Intra­net und Kol­la­bo­ra­ti­ons­lö­sung wie Bitrix24 geht oft­mals ein inter­ner Unter­neh­mens­wan­del ein­her — denn jeder erhält die Mög­lich­keit sei­ne Gedan­ken, Ide­en oder auch gegen­sätz­li­che Mei­nun­gen öffent­lich zu kom­mu­ni­zie­ren. Nut­zen Sie dies als Chan­ce und las­se Ihre Mit­ar­bei­ter aktiv an der Unter­neh­mens­kul­tur mit­bau­en — es wird sich mit Sicher­heit aus­zah­len.

13. Seien Sie transparent

Effek­ti­ve Kom­mu­ni­ka­ti­on und eine star­ke Unter­neh­mens­kul­tur basie­ren auf Trans­pa­renz. Mit­ar­bei­ter brau­chen sowohl das Gute als auch das Schlech­te und sind enga­gier­ter, wenn sie gut infor­miert sind. Trans­pa­renz för­dert das Ver­trau­en zwi­schen Mit­ar­bei­tern und Füh­rung.

14. Doppelt hält besser

Jedes Unter­neh­men kann sei­ne inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­bes­sern. Um dies zu errei­chen, müs­sen mehr Mög­lich­kei­ten für eine wech­sel­sei­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on geschaf­fen wer­den, z. B. Mee­tings zum “Stand der Fir­ma”, und Chefs müs­sen das wie­der­ho­len, was sie bereits öfter gesagt haben. Jeder Chef glaubt, wenn er ein­mal etwas sagt, dann hören, ver­ste­hen und mer­ken sich dies die Mit­ar­bei­ter. Sie müs­sen es kon­se­quent wie­der­ho­len, wenn es wirk­lich dar­auf ankommt.

Auch wenn der Weg steinig erscheint, zahlt sich am Ende der Blick über den Tellerrand aus.

Ein­fach zusam­men­ar­bei­ten” ist unse­rer Ansicht nach der effi­zi­en­te und zukunfts­wei­sen­de Schlüs­sel zu Ihrem Unter­neh­mens­er­folg.

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