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Das gesellige Intranet

LINXYS News Kategorie Social Intranet

Hier ist ein Bei­trag von Herrn Harald Ille, Soci­al Media Mana­ger bei Nest­lé Deutsch­land AG

Ein Soci­al Intra­net ist ein „gesel­li­ges“ Intra­net – und das zeigt schon auf, wie es sich von klas­si­schen toten Link­wüs­ten-Intra­nets unter­schei­det: Ein Soci­al Intra­net „lebt“. Es lebt grund­sätz­lich durch die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter, die das Intra­net aktiv nut­zen und es mit Infor­ma­tio­nen, Wis­sen, Exper­ti­se fül­len. Die sich gegen­sei­tig dar­über aus­tau­schen, Ide­en ent­wi­ckeln, Pro­jek­te gemein­sam bear­bei­ten und vie­les mehr. Es lebt durch die Kon­tak­te mit den Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen, die dem „Unter­neh­mens­wis­sen“ jeden Tag ein paar neue Ele­men­te hin­zu­fü­gen. Es lebt durch Koope­ra­ti­on und Gemein­sam­keit. Und es lebt, wenn in jeder Abtei­lung min­des­tens ein­mal am Tag der Satz: „Wow, das bringt uns jetzt wirk­lich wei­ter“ fällt.

Es ist wie eine fröh­li­che Kaf­fee­run­de am Sonn­tag­nach­mit­tag – jeder ist dabei, erfährt Neu­es, trägt selbst Wis­sen und Erfah­run­gen, Tipps und Tricks bei, man plant bei­spiels­wei­se sehr minu­ti­ös den gemein­sa­men nächs­ten Urlaub zusam­men oder tauscht sich ernst­haft über die Erzie­hung der Kin­der aus. Und hat – das ist wich­tig! – Spaß dabei. Wis­sens- und Pro­jekt­ma­nage­ment am Küchen­tisch also, das wir alle ken­nen. Die­ses Prin­zip eines pro­duk­ti­ven „gesel­li­gen Mit­ein­an­ders“ ist auch für den Berufs­all­tag sehr pro­duk­tiv.

Es ist, um es ganz pla­ka­tiv zu sagen, ein fir­men­wei­tes inter­nes Face­book. Ein Soci­al Intra­net hat damit nichts mehr zu tun mit einer ollen Daten­bank, in die man kurz vor Weih­nach­ten rein­schaut, weil man die Adres­se der Weih­nachts­kar­ten­dru­cke­rei ver­ges­sen hat – oder ähn­li­che Din­ge, die mit dem Arbeits- und Büro­all­tag nichts zu tun haben. Ein Soci­al Intra­net ist Büro­all­tag. Es gestal­tet ihn, struk­tu­riert ihn im bes­ten Fall, erleich­tert die täg­li­chen Rou­ti­nen und ver­bes­sert den Out­put.

Wich­tig ist: Es muss mög­lich sein, dass alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter die Platt­form nicht nur pas­siv-kon­su­mie­rend, son­dern aktiv-gestal­tend nut­zen kön­nen, also „Pro­sumen­ten“ sind. Jeder soll­te frei­wil­lig ein per­sön­li­ches Pro­fil mit den eige­nen Kon­takt­da­ten, aber auch Fähig­kei­ten, Fer­tig­kei­ten, abge­schlos­se­ne Pro­jek­te etc. anle­gen kön­nen. Jeder soll­te auf sei­ner Pro­fil­sei­te Infor­ma­tio­nen pos­ten kön­nen – sei­en es welt­be­we­gen­de Gedan­ken, exter­ne Links oder nur kur­ze Sta­tus­up­dates. Und jeder soll­te jeden abon­nie­ren kön­nen, damit die Ver­net­zung gelingt. Das sind schon die drei Grund­vor­aus­set­zun­gen für ein ers­tes ein­fa­ches Soci­al Intra­net. Eigent­lich nicht schwer, oder?

Moder­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on

Eine moder­ne Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on ist: Inte­griert. Zusam­men­hän­gend. Und koope­ra­tiv. Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on muss sich als Ermög­li­cher ver­ste­hen. Da alles irgend­wie Kom­mu­ni­ka­ti­on ist, hat Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on auch eine zen­tra­le Busi­ness-Auf­ga­be – näm­lich: Men­schen über Ide­en zusam­men­zu­brin­gen. Klas­si­sche PR macht das durch schö­ne Geschich­ten, durch Sto­ry­tel­ling, nach außen.

Viel wich­ti­ger aber erscheint mir eine moder­ne und funk­tio­nie­ren­de Kom­mu­ni­ka­ti­on innen – und nach innen. Zuge­spitzt wür­de ich sagen: Wenn alle Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter gut infor­miert sind und sich ein­fach mit­ein­an­der aus­tau­schen kön­nen, dann flut­schen die Pro­zes­se. Wenn Arbeits­zeit nicht mit unnö­ti­gem Ver­wal­tungs­kram und end­lo­sen Abstim­mungs­pro­zes­sen ver­geu­det wird und jeder Mit­ar­bei­ter sein Exper­ten­wis­sen allen ande­ren unei­gen­nüt­zig zur Ver­fü­gung stel­len kann – dann ent­steht der berühm­te „Mehr­wert“, dann ist die Stim­mung im Unter­neh­men gut und die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter wer­den selbst zu Mul­ti­pli­ka­to­ren und Unter­neh­mens­bot­schaf­tern.

Das mei­ne ich: Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on ermög­licht und unter­stützt ande­re, posi­tiv über das Unter­neh­men zu spre­chen. Extern nennt man das Public Rela­ti­ons. Dass die eige­nen Mit­ar­bei­ter aber die glü­hends­ten Enthu­si­as­ten und damit die ver­trau­ens­wür­digs­ten Bot­schaf­ter für das eige­ne Unter­neh­men sind, haben bis­lang noch nicht alle Unter­neh­men wirk­lich ver­stan­den…

Unter­neh­men, die Soci­al Intra­nets ein­füh­ren mit dem ech­ten Wil­len zur kom­mu­ni­ka­ti­ven Kul­tur­ver­än­de­rung, erken­nen aber die­se Chan­ce und nut­zen sie.

Der Weg zu einem Soci­al Intra­net oder wie die Mit­ar­bei­ter der Unter­neh­men eine sol­che Umstel­lung auf­neh­men

Die zwei­te Fra­ge ist in der Tat die ent­schei­den­de: Was haben die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter unmit­tel­bar und sofort davon, und erleich­tert es ihnen wirk­lich ihre Arbeit – Tag für Tag? Hilft mir per­sön­lich die­ses neu­mo­di­sche elek­tro­ni­sche Teil, das wir jetzt alle benut­zen sol­len, wirk­lich und erle­di­ge ich mei­ne Arbeit jetzt bes­ser, ent­spann­ter und mit höhe­rer Qua­li­tät als vor­her? Oder schau­felt mir das neue Intra­net zusätz­li­chen Auf­wand auf mei­ne ohne­hin schon viel zu unüber­sicht­li­che To-Do-List?

Und hier kommt wie­der der Gedan­ke der Gesel­lig­keit ins Spiel: Kann ich die Nut­zung von ande­ren Kol­le­gin­nen und Kol­le­gen im gemein­sa­men „Doing“ ler­nen? Kann ich Kol­le­gen, die mit dem Intra­net schon etwas sou­ve­rä­ner umge­hen, ein­fach „fol­gen“ und ihren News­stream abon­nie­ren, und kann ich mir ein­fach abschau­en, was die so machen? PDFs tei­len, Links sharen, das Wiki befül­len, eine Pro­jekt­lis­te füh­ren, etc. Ler­nen wir die sinn­volls­te Benut­zung ganz neben­bei zusam­men, oder kann das Intra­net erst nach einer drei­jäh­ri­gen Schu­lung von IT-Exper­ten bedient wer­den?

Keep it simp­le! Ein Digi­tal Work­place soll ver­ein­fa­chen, soll mir stumpf­sin­ni­ge Arbeit am bes­ten kom­plett abneh­men und mir bei krea­ti­ven, schwie­ri­gen und anspruchs­vol­len Auf­ga­ben so weit wie mög­lich hel­fen. Die­se Vor­tei­le müs­sen für die Mit­ar­bei­te­rin­nen und Mit­ar­bei­ter unmit­tel­bar sicht­bar und erleb­bar sein. Dann funk­tio­niert es, dann wird das Intra­net nicht nur akzep­tiert, son­dern beginnt, zu atmen, zu leben und die gan­ze Orga­ni­sa­ti­on wie ein fri­scher Früh­lings­wind zu besee­len.

Am Anfang der Pla­nung für ein Soci­al Intra­net muss daher dies ste­hen: Wie erleich­tert das neue Sys­tem jedem ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter die Arbeit? Was habe ich als Kol­le­ge davon? Wo bringt es mich wei­ter? Und: Wel­che Funk­tio­nen hel­fen dabei? Mein Vor­schlag aus lei­der leid­vol­ler Erfah­rung: Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ex­per­ten von Anfang an ein­bin­den, und das Pro­jekt NICHT als IT-Pro­jekt, son­dern als Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­jekt pla­nen.

Und ger­ne asyn­chron, orga­nisch, agil vor­ge­hen. Wenn man mit dem Roll-out und Go-live war­tet, bis das Intra­net „fer­tig“ ist, wird man nie anfan­gen: denn ein Soci­al Intra­net ist nie „fer­tig“ – es ent­steht und lebt und wird grö­ßer und detail­lier­ter und aus­dif­fe­ren­zier­ter, wäh­rend es benutzt wird. Man muss es nut­zen! Dazu müs­sen noch nicht alle Funk­tio­nen bis ins letz­te Detail vor­han­den sein. Ein paar wich­ti­ge Core-Anwen­dun­gen scharf­schal­ten, die wich­tigs­ten For­mu­la­re und Doku­men­te hoch­la­den – und dann geht es los! Wer zu lan­ge mit dem Go-Live war­tet, hat am Ende außer ver­ros­te­ten Ser­vern: Nichts. Daher: Anfan­gen, es nut­zen, sich ver­net­zen – dann läuft das Intra­net (fast) von allei­ne!

Ein Intra­net, das auf Zusam­men­ar­beit setzt und ein Netz­werk, das durch Zusam­men­ar­beit ent­steht, ver­bes­sert selbst­ver­ständ­lich auch die Art, wie wir zusam­men­ar­bei­ten. Pro­jek­te wer­den bes­ser, wenn die Betei­lig­ten sich schnel­ler und adäqua­ter aus­tau­schen kön­nen. Die Pla­nung wird effek­ti­ver, wenn jeder Betei­lig­te den genau­en Stand kennt und eige­ne Ide­en und Inhal­te unkom­pli­ziert bei­tra­gen kann. Und wenn über die­se Ide­en unkom­pli­ziert online dis­ku­tiert wer­den kann und am Ende eine Lösung her­aus­kommt – dann spielt ein Soci­al Intra­net die Vor­tei­le sei­ner Dia­log­funk­ti­on aus.

Alles Orga­ni­sa­to­ri­sche kann dabei der Rech­ner erle­di­gen: Hil­fe bei der Zeit­pla­nung und der Auf­ga­ben­ver­tei­lung, Wie­der­vor­la­ge, Erin­nern und Eska­lie­ren bei Nicht­er­le­di­gung. Wir Men­schen haben dann mehr Zeit für das Wesent­li­che: die krea­ti­ve inhalt­li­che Arbeit. Vie­le Intra­net-Lösun­gen brin­gen ein Pro­jekt­pla­nungs­tool gleich mit, ohne dass die Platt­form ver­las­sen wer­den muss. Das ist der zwei­te wich­ti­ge Aspekt eines Soci­al Intra­nets: Alles ist so mit­ein­an­der ver­zahnt und inte­griert, dass die Mit­ar­bei­ter im Soci­al Intra­net alles machen kön­nen: Man schreibt Mails, Vor­stands­vor­la­gen und Arbeits­zeug­nis­se auf der glei­chen Platt­form, auf der man Prä­sen­ta­tio­nen erstellt, sein Arbeits­zeit­kon­to ein­sieht und Eltern­zeit bean­tragt. One plat­form fits all…

Die Bücher zu die­sem The­ma

Was mir per­sön­lich am bes­ten gefällt, ist das sehr nett gemach­te Hand­buch „Will­kom­men in der neu­en Arbeits­welt. So erwe­cken Sie ein Soci­al Intra­net zum Leben“ der School for Com­mu­ni­ca­ti­on and Manage­ment. Stef­fi Grö­s­cho, Dr. Clau­dia Eich­ler-Lie­be­now und Regi­na Köh­ler las­sen ihr Alter Ego „Intra­net-Babett“ die sechs Pro­jekt­schrit­te vom „Traum“ bis zur Nut­zung gehen. Tol­les Buch, bunt, span­nend, lehr­reich und eine gute Hand­rei­chung.

Eine grund­sätz­li­che Ein­füh­rung in das, was mög­lich ist mit (zumeist schwei­ze­ri­schen) Intra­nets ist das bei Sprin­ger Gab­ler erschie­ne­ne Buch „Her­aus­for­de­rung Intra­net. Zwi­schen Infor­ma­ti­ons­ver­mitt­lung, Dis­kus­si­ons­kul­tur und Wis­sens­ma­nage­ment“. Ste­fa­nie Mei­er, Dani­el Lütolf und Ste­phan Schil­ler­wein haben sich vie­le Intra­nets gro­ßer und klei­ne­rer Schwei­zer Unter­neh­men ange­se­hen und „ent­hül­len“ Tei­le die­ser inter­nen Platt­for­men. Gibt einen guten Ein­blick.

Und natür­lich las­se ich mir die Chan­ce nicht ent­ge­hen, die Paper­li-Aus­ga­be „The Soci­al Intra­net Dai­ly“, die nicht ganz täg­lich erscheint, vor­zu­stel­len – eine von mir kura­tier­te Über­sicht über die „Latest News“ aus der Soci­al Intra­net-Sze­ne… Hier zu abon­nie­ren: http://bit.ly/socialintranetdaily. Wür­de mich freu­en!

(Quel­le: www.bitrix24.de, 16.10.2017)

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