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Die vielen Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Automatisierung von Geschäftsprozessen. Für jeden Geschäftsinhaber ist es wichtig die Effizienz zu steigern, sich wiederholende Aufgaben zu minimieren oder zu standardisieren und somit Zeit für strategische Entscheidungen zu maximieren. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen, werden Mitarbeiter entlastet und die gewünschten Ergebnisse positiv beeinflusst. Durch den Einsatz einer Software können Sie ein Geschäft aufbauen, das schlank, agil, produktiv und noch dazu Spass macht.
Geschäftsprozessautomatisierung (Business Process Automation) ist ein übergreifender Begriff, der alles umfasst, was in irgendeiner Art und Weise Geschäftsprozesse optimiert: vom Mitarbeiter-Onboarding bis hin zur Prozessen in der Kreditorenbuchhaltung. Jedoch haben viele ihre Schwierigkeiten mit der Automatisierung von Geschäftsabläufen. Auf der einen Seite befürchten sie, dass eine Automatisierung menschliche Fähigkeiten überflüssig machen wird. Auf der anderen Seite kommt man heutzutage jedoch nicht mehr an der Entwicklung von Technologie vorbei. Der einzige Weg, um mit diesem unvermeidlichen Prozess fertig zu werden, besteht darin, die Technologie zu nutzen und die richtige Anwendung dafür in Ihrem Unternehmen zu finden. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen soll nicht den Menschen ersetzen. Im Gegenteil: Durch die optimale Automatisierung von Geschäftsabläufen können Sie und Ihre Teammitglieder mehr Freude an der Arbeit und an der Kreativität haben.

Eine Geschäftsautomatisierung beginnt damit, schwache oder auch sich wiederholende Verknüpfungen in einem Prozess zu identifizieren, die von Computern statt von Personen ausgeführt werden könnten. Es geht nicht nur darum, den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern, sondern auch darum, die Prozesse zu beschleunigen und alle Hindernisse zu beseitigen, die Ihr Team auf dem Weg zum Erfolg aufhalten.

Untenstehend haben wir ein paar Punkte aufgelistet, welche Sie mit Sicherheit überzeugen werden:

Kosten minimieren und gleichzeitig Fehler vermeiden

Automatisierung von geschäftsprozessen LINXYS News

Einer der Hauptgründe, weshalb Unternehmen Geschäftsprozesse automatisieren, ist ganz klar die Kostenreduktion. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann nämlich ein Teil der zur Verfügung stehenden Arbeitskraft für andere Aufgaben freigeben werden. Des Weiteren kann sogar die Mitarbeiteranzahl reduziert werden, wenn Sie Mitarbeiter zukünftig nach dem Motto „Klasse statt Masse“ einstellen.

Ein weiterer Grund der für die Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Automation) in Unternehmen spricht, ist die Möglichkeit, Fehler signifikant zu reduzieren. Egal, wie sehr Ihre Teammitglieder qualifiziert sind, sie sind Menschen, die Fehler machen. Werden bestimmte Prozesse automatisiert, können in bestimmten Prozessphasen Fehler begrenzt werden, wodurch der gesamte Prozess effektiver und fehlerfreier wird.

Qualität erhöhen und Konsistenz gewährleisten

Zwei Faktoren, welche für das „perfekte Kundenerlebnis“ sorgen, sind Qualität und Beständigkeit. Jeder möchte kontinuierlich die besten Produkte liefern, um Vertrauen und Loyalität aufzubauen. Eine Automatisierung von Geschäftsprozessen stellt sicher, dass jedes einzelne Produkt immer den gleichen Standards entspricht. Bei maschinell hergestellten Produkten gibt es aber selbstverständlich ab und an eine geringe Qualitätsabweichung.

Maschinen erreichen keine Produktivitäts- oder Motivationsspitzen, so dass das Ergebnis, unabhängig von der Tageszeit, immer gleich ist. Konsistenz bedeutet, dass die Kunden immer das gleiche Servicelevel erleben, wodurch die Loyalität gestärkt wird.

Durch einen neuen Blickwinkel mehr sehen

Positive  Nebeneffekte einer Automatisierung sind die Analysemöglichkeiten und das Betrachten von Bestehendem aus der „Vogelperspektive“. Bei der Bearbeitung von Aufgaben werden Prozesse und deren Ergebnisse aufgezeichnet, so dass man einen Überblick erhält, wie viele Aufgaben tatsächlich erledigt wurden und vor allem in welcher Zeit und mit welchem Ergebnis. Diese Daten bieten einen Blick hinter die Kulissen Ihres Unternehmens und ermöglichen eine kontinuierliche Optimierung und Verbesserung.

Ein wichtiger Erfolgsfaktor darf vor lauter Automatisierung allerdings nicht vergessen werden: ein stetiges Testen der vorgenommenen Anpassungen. Daher bietet eine Software für die Automatisierung von Geschäftsprozessen nicht nur Tools für die Verbesserung an, sondern auch Werkzeuge mit welchen die Tatsächlichen Erfolge gemessen werden können. Somit haben Sie stetig den Soll-Ist-Vergleich und können bei Bedarf nachjustieren.

Zusammenarbeit verbessern

Kollaboration kann als der Prozess definiert werden, wenn auf ein gemeinsames Ziel hingearbeitet wird. Doch diverse Hindernisse können die Reise zum Ziel erschweren: Deadlines, das Zerlegen grosser Projekte in kleinere Arbeitspakete und die Problematik mit der Kommunikation – über welchen Kanal sollen wir relevante Themen kommunizieren. Durch eine adäquate Automatisierung können solche Hindernisse beseitigt und die Kollaboration reibungslos und effektiv gestaltet werden. Die gesamte Kommunikation eines Projektteams wird aufgezeichnet, dokumentiert wodurch Änderungen am richtigen Ort gespeichert und jederzeit abrufbar sind.

Verantwortung zeigen

Durch das Automatisieren von Geschäftsprozessen, wird eine Kultur von Verantwortungsbewusstsein im Team gefördert. Computer erzwingen bestimmte Prozesse und damit diese Prozesse reibungslos ablaufen, müssen alle Teammitglieder ihren Beitrag leisten. Somit sind die einzelnen Teammitglieder eher bestrebt, sich an Fristen zu halten, da sie wissen, dass der nächste Meilenstein automatisch von der Software ausgelöst wird.

Auch sind die Verantwortlichkeiten bei einer Aufgabe klar definiert und auch sichtbar. D.h. man hat immer eine klare Übersicht darüber, wer was macht und wie viele Aufgaben von jedem einzelnen Teammitglied bearbeitet werden.

Projekte schneller abschliessen

Automatisierung von geschäftsprozessen - Business Automation LINXYS News
Nicht selten kommt es vor, dass Projekte an einer Stelle stagnieren, weil entweder Teilaufgaben nicht abgenommen, die nächsten Schritte nicht genehmigt werden oder die verantwortliche Person kein Interesse daran hat, das Projekt voranzutreiben. Durch die Automatisierung wird eine klare Genehmigungshierarchie etabliert: Zu jeder Zeit ist zu sehen, an welcher Stelle sich das Projekt befindet und die verantwortliche Person erhält Erinnerungen an die benötigte Freigabe. Solch ein automatisiertes Genehmigungsverfahren ist für alle Beteiligten angenehm, da Ergebnisse mit den zugehörigen Kommentaren und Anmerkungen an den nächsten Verantwortlichen übergeben werden.

Governance und Compliance sicherstellen

Eine Geschäftsprozessautomatisierung ermöglicht es Geschäftsführern, Änderungen in Echtzeit zu verfolgen, was besonders wichtig ist, wenn es um staatliche Vorschriften geht. Wenn sich die geringste Änderung der Vorschriften auf Ihr Endergebnis auswirken kann, ist es essentiell wachsam zu bleiben und so schnell wie möglich auf diese reagieren zu können. Eine entsprechende Software sendet Benachrichtigungen, wenn Änderungen anstehen, leitet Sie an den richtigen Verantwortlichen weiter und erleichtert somit die Planung und Implementierung.

Sehen Sie die Automatisierung von Geschäftsprozessen als Ihren zuverlässigen Compliance-Berater. Auch wenn durch eine  Automatisierung nicht die ganze Arbeit automatisch erledigt wird, wird jedoch sichergestellt, dass die richtigen Knöpfe zur richtigen Zeit gedrückt werden und Menschen mobilisiert werden, um die Arbeit zu erledigen.

Zusammengefasst – Automatisierung von Geschäftsprozessen

Geschäftsprozessautomatisierung bietet eine Menge an Vorteilen und Wachstumschancen. Kosten können signifikant minimiert und gleichzeitig die Produktivität der Mitarbeiter maximiert werden. Der grösste Vorteil einer Automatisierung von Prozessen besteht jedoch darin, dass Sie und Ihr Team sich wiederholende und langweilige Aufgaben sparen und sich stattdessen auf kreative und angenehmere Arbeit konzentrieren können.

Im Jahr 2018 ist das Thema Automatisierung für jedes Unternehmen unerlässlich. Aber es braucht mehr als nur den Wunsch zu starten. Wird die Implementierung nicht sorgfältig geplant, riskieren Sie, die Loyalität Ihrer Mitarbeiter zu verlieren und zusätzliches Chaos in Ihr Unternehmen zu bringen. Daher sollten Sie klein anfangen. Finden Sie eine kleine, sich wiederholende Aufgabe und versuchen Sie sich an der Automatisierung von diesem Geschäftsprozess. Stellen Sie sicher, dass Sie die betroffenen Mitarbeiter bei jedem Schritt mit einbeziehen und ihnen die Vorteile der Automatisierung deutliche aufzeigen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter und lassen Sie sie wissen, dass diese Neuerung nicht dazu bestimmt ist, ihre Arbeit zu übernehmen, sondern dass sie ihnen dabei hilft, ihre Arbeit besser zu machen und ihre Fähigkeiten zu verbessern.

Sollten Sie Interesse an einer Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen suchen, werden Sie von Bitrix24 begeistert sein. Bitrix24 kann individuell und entsprechend Ihren Bedürfnissen angepasst werden, um Ihnen und Ihren Mitarbeiter den Arbeitsalltag zu erleichtern. Konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, wir unterstützen Sie gerne bei der Automatisierung.

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Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dienstleistungen in der Übersicht:

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  • REALISATION. LINXYS realisiert Ihr Projekt nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Transparente und kontinuierliche Kommunikation mit unseren Kunden ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Machen Sie gemeinsam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitarbeiter erreichen und mit Ihnen auf Augenhöhe kommunizieren. Als ganzheitlicher Partner begleiten wir Sie und stellen für Sie mit den richtigen Lösungen und Strategien sicher, dass Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens erfolgreich voranbringen. mehr erfahren
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  • LÖSUNGEN. Veränderungen professionell einführen und Ihre Mitarbeiter vom Mehrwert überzeugen. LINXYS bietet individuelle Lösungen an – vor, während und nach dem Rollout. mehr erfahren
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