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DIGITAL WORKPLACE.

„Dig­i­tal Work­place“ — eines der meist ver­wen­de­ten Buzz­words wenn es um Dig­i­tal­isierung, dig­i­tale Trans­for­ma­tion und New Work geht. Das Wort an sich ist bekan­nt. Die Geis­ter schei­den sich jedoch an der Bedeu­tung — denn jed­er scheint etwas anderes unter dem Begriff zu verstehen.
In einem Punkt dürften sich jedoch alle einig sein: Die Arbeitswelt verän­dert sich zunehmend. Um konkur­ren­zfähig zu sein und vor allem zu bleiben, wird es für Unternehmen zunehmend wichtig, sich den Gegeben­heit­en des Mark­tes anzu­passen. Im Fokus ste­hen dabei mod­erne Tech­nolo­gien, die es ermöglichen orts- und zeitun­ab­hängig auf rel­e­vante Unternehmens­dat­en zuzu­greifen und somit den Arbeit­sall­t­ag flex­i­bel und agil zu gestalten.

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Was genau ist ein Dig­i­tal Workplace?

Der Dig­i­tal Work­place (= dig­i­taler Arbeit­splatz) ist die virtuelle, mod­erne Ver­sion des tra­di­tionellen Arbeit­splatzes. Er bietet schnell und sich­er per­son­al­isierte, rol­len­basierte Dien­ste und alle Anwen­dun­gen, Dat­en gebün­delt an einem Ort an, die ein Mitar­beit­er im Arbeit­sall­t­ag für die Zusam­me­nar­beit und Kom­mu­nika­tion benötigt. Über diese zen­trale Ober­fläche, welche orts- und zeitun­ab­hängig auf diversen Endgeräten abruf­bar ist, soll die ver­net­zte Kol­lab­o­ra­tion und somit eine effiziente Arbeitsweise im Unternehmen gefördert werden.
Diverse Unternehmen­san­wen­dun­gen wie beispiel­sweise das Cus­tomer Rela­tion­ship Man­age­ment (CRM) oder das Enter­prise Resource Plan­ning (ERP) sind im Dig­i­tal Work­place integriert.
Jedoch gilt es zu bedenken, dass es ein wenig mehr braucht als eine mod­erne Tech­nolo­gie — ein dig­i­taler Arbeit­splatz erfordert auch das Über­denken von Arbeit­szeit­mod­ellen. Des Weit­eren ist es essen­tiell die Unternehmen­skul­tur unter die Lupe zu nehmen — denn diese wirkt sich entschei­dend auf den Erfolg aus.

Welche Vorteile bietet ein Dig­i­tal Workplace?

Die Ein­führung eines voll dig­i­tal­isierten Arbeit­splatzes und somit ein­er mobil zugänglichen, zen­tral­isierten und ein­heitlichen Plat­tform ergeben sich eine ganze Rei­he Vorteile für Unternehmen: mehr Flex­i­bil­ität und Agilität und ein deut­lich besser­er Infor­ma­tions­fluss zwis­chen den ver­schiede­nen Bere­ichen. Dies führt zu einem effizien­teren Arbeit­en und ein­er erhöht­en Mitarbeiterzufriedenheit.
Unten­ste­hend find­en Sie einige Vorteile des Dig­i­tal Workplace:

Effizien­tere Kol­lab­o­ra­tion und Kommunikation
Effizien­tere Prozesse und Workflows
Zen­trales Wissensmanagement
Aktu­al­ität und Transparenz
Orts- und Zeitunabhängigkeit

DIGITAL WORKPLACE - VERÄNDERUNGEN ANNEHMEN.

Der starre Arbeit­sall­t­ag, geprägt von fes­ten Arbeitswe­gen, ‑zeit­en und ‑orten, löst sich immer mehr auf. Viele Mitar­bei­t­ende erwarten heute die Möglichkeit, flex­i­bel an jedem Ort und zu jed­er Zeit pro­duk­tiv arbeit­en zu kön­nen. Auf Unternehmens­seite set­zt dies jedoch deut­lich mehr voraus als lediglich den Aus­bau der IT-Infra­struk­tur und die Ausstat­tung der Mitar­bei­t­en­den mit mod­er­nen Arbeits­geräten. Oft­mals erfordert es einen Kulturwandel.
Die Entschei­dung einen Dig­i­tal Work­place im Unternehmen einzuführen ist oft­mals schnell gefällt — viele Vorteile die solch eine Plat­tform mit sich bringt liegen auf der Hand. Jedoch gibt es diverse Fak­toren, welche vor­ab bedacht wer­den müssen — damit der Dig­i­tal Work­place nicht zu einem weit­eren, kurz gehypten Tool verkümmert.

DIGITAL WORKPLACE - mehr als eine neue Technologie.

Interne Digital Workplace Taskforce

Da sich mit dem Auf­bau eines Dig­i­tal­en Arbeit­splatzes das Unternehmen in viel­er­lei Hin­sicht verän­dert, ist es essen­tiell, dass sich das Pro­jek­t­team aus Per­so­n­en zusam­menset­zt, welche die unter­schiedlichen Facetten des Unternehmens miteinan­der vere­int. Acht­en Sie daher darauf, dass nicht eine einzelne Abteilung, sei es IT oder Mar­ket­ing die Ober­hand über das Pro­jekt hat. Ein kun­ter­bunt gemis­cht­es Pro­jek­t­team aus unter­schiedlichen Unternehmens­bere­ichen wird in der Lage sein eine zufrieden­stel­lende Liste an Soft­ware-Kom­po­nen­ten für den gesamten Betrieb zusam­men­zustellen. Dieser bere­ich­süber­greifende Ansatz ermöglicht es, dass bei der Pla­nung und der Ein­führung des Dig­i­tal Work­place keine Abteilung über­vorteilt wird und das über­greifende und strate­gis­che Ziel des gesamten Unternehmens im Vorder­grund steht.

Wunsch vs. Möglichkeiten vs. Nutzen

Was brauchen wir? Was kön­nen wir? Was bringt uns etwas? Wo ste­hen wir heute und wo möcht­en wir mor­gen sein? Dies sind nur einige wenige Fra­gen, die gestellt und vor allem beant­wortet wer­den müsse, bevor es an die eigentliche Tool-Auswahl geht. Wer­den Sie sich intern bewusst, was mit einem Dig­i­tal­en Arbeit­splatz erre­icht wer­den soll, welch­er Bedarf tat­säch­lich vorhan­den ist und welche Vorteile ein Dig­i­tal Work­place für jeden einzel­nen im Unternehmen liefern kann. Begeben Sie sich aus Ihrer Kom­fort­zone her­aus und nehmen die Her­aus­forderung an, Beste­hen­des zu über­denken, zu über­prüfen und gegebe­nen­falls anzu­passen — ähn­lich wie ein Frühjahrsputz.
Durch eine entsprechende Vor­bere­itungsphase wird es Ihnen möglich sein, die passende Plat­tform für Ihr Unternehmen zu bes­tim­men, die den Anforderun­gen und Zie­len gerecht wird.

Tue Gutes und sprich darüber

Ste­ht im Unternehmen eine Verän­derung bevor, sollte diese so schnell wie möglich an alle Mitar­bei­t­en­den kom­mu­niziert wer­den. Damit der Dig­i­tal Work­place akzep­tiert und let­z­tendlich auch genutzt wird, bedarf es ein­er Mar­ket­ingstrate­gie. Sehen Sie die neue Arbeit­s­land­schaft als Pro­dukt, welch­es Sie Ihren Mitar­bei­t­en­den verkaufen möcht­en. Beziehen Sie Ihre Mitar­bei­t­en­den bspw. bere­its bei der Namensfind­ung für den neuen dig­i­tal­en Arbeit­splatz mit ein — Sie wer­den sehen, dass etwas woran man buch­stäblich selb­st beteiligt war, auf weniger Gegen­wind stösst als wie wenn es einem ein­fach vorge­set­zt wird.
Zusam­menge­fasst sollte somit der Bedarf für eine neue Plat­tform konkret aufgezeigt und das Ver­lan­gen danach geschürt wer­den. Dadurch wird die opti­male Basis für Akzep­tanz und eine entsprechende Adap­tion geschaffen.

How to

Der dig­i­tale Arbeit­splatz ist fer­tig — die Mitar­beit­er freuen sich darauf. Auf einem grossen Event wird die Plat­tform vorgestellt. Aber bere­its am näch­sten Mor­gen sitzen viele Mitar­bei­t­ende vor Ihrem Bild­schirm und wis­sen nicht so recht was nun zu tun ist. Und die bish­er bekan­nten Sys­teme sind eventuell sog­ar schon nicht mehr ver­füg­bar. Ein fataler Fehler — der schw­er wieder aus­ge­bügelt wer­den kann. Vor dem Go Live der Plat­tform muss natür­lich jed­er Mitar­bei­t­ende geschult und instru­iert wer­den. Denn nur so kann gewährleis­tet wer­den, dass am Tag X jed­er weiss, was genau zu tun ist um den Arbeit­sall­t­ag zu bew­erk­stel­li­gen. Schulen Sie die User entsprechend Ihren Bedürfnis­sen und Anforderun­gen. Bedenken Sie dabei auch die unter­schiedlichen Wis­sensstände ihrer Mitar­bei­t­en­den — nicht jed­er ist ein Dig­i­tal Native. Mit einem entsprechen­den Schu­lungsange­bot, beispiel­sweise ein­er Mis­chung aus face-to-face Work­shops, Explain­videos und User Man­u­als, min­imieren Sie Wieder­stände, Äng­ste und ebnen den Weg für einen dig­i­tal­en Arbeit­splatz, der die Effizienz steigert und zudem Ihren Mitar­bei­t­en­den Spass macht.

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