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Mit Volldampf voraus oder behutsam vorgehen? Der Weg zum Digital Workplace

Digitaler Arbeitsplatz LINXYS

Dig­i­taler Arbeit­splatz. Home-Office. Remote Work. In der Welt vor COVID-19 dig­i­tal­isierten Unternehmen in einem kon­tinuier­lichen Tem­po und bewegten sich in Rich­tung ein­er Zukun­ft, in der Remote-Arbeit in den näch­sten fünf bis zehn Jahren zur Norm wer­den würde. Aber die Pan­demie hat unsere Welt und die Art und Weise, wie wir arbeit­en, kom­plett verän­dert. Die Art und Weise, wie wir arbeit­en, und auch die Arbeit­splätze, die wir ken­nen, haben sich inner­halb eines Jahres völ­lig verän­dert — ob man dies nun wollte oder nicht.

Für die Unternehmen, die sich vor­sichtig an eine dig­i­tal­isierte Zukun­ft herange­tastet haben, war die Pan­demie so etwas wie ein stur­mar­tiger Rück­en­wind — eine starke Böhe, die ihnen etwas den Rück­en stärk­te — allerd­ings musste man auch auf­passen, dass man nicht umge­wor­fen wird von der Wucht. Inner­halb weniger Wochen wech­selte eine grosse Zahl von Mitar­bei­t­en­den weltweit ins Home-Office, und viele Unternehmen hat­ten Mühe, die richti­gen Tools zu find­en, um die Mitar­beit­er an ihrem neuen Arbeit­splatz zu verwalten.

Weniger als ein Jahr später ist Home-Office zum “New Nor­mal” gewor­den. Stellt sich allerd­ings die Frage, ob diese neue Art des Arbeit­ens gekom­men ist um zu bleiben oder nur, um in der Krise das schlimm­ste zu ver­hin­dern. Wie das “New Nor­mal” für das einzelne Unternehmen aussieht, lässt sich also nicht pauschal­isieren — denn so ver­schiedene wie die Men­schen, sind auch die Unternehmen. Nicht jed­er kann und möchte das gleiche.

Und den­noch: COVID-19 hat gezeigt, dass es eben auch anders gehen kann als “from 9 to 5” im Gross­raum­büro. Somit imple­men­tieren Unternehmen weltweit inte­gri­erte dig­i­tale Arbeit­splatz­plat­tfor­men, um opti­male Abläufe in ein­er dig­i­tal­isierten Welt zu gewährleisten.

Doch wie erwäh­nt tun sich einige Organ­i­sa­tio­nen schw­er mit solch ein­er Umstel­lung. Was ste­ht der Imple­men­tierung eines dig­i­tal­en Arbeit­splatzes im Wege? Liegt es an der vorherrschen­den Unternehmen­skul­tur? Gibt es wom­öglich Schwierigkeit­en auf neue Arbeit­splat­tfor­men zu migri­eren? Oder liegt es an etwas anderem?

Die richtige digitale Kultur bildet die Basis für den idealen digitalen Arbeitsplatz.

Selb­stver­ständlich ist die vorhan­dene und ver­füg­bare Tech­nolo­gie der Schlüs­sel zur Schaf­fung eines dig­i­tal­en Arbeit­splatzes. Fol­gen­den Aspekt vergessen oder ver­nach­läs­si­gen viele jedoch: die besten dig­i­tal­en Arbeit­splätze sind auf dem soli­den Fun­da­ment ein­er dig­i­tal­en Kul­tur aufge­baut. Sieht man sich einige Zahlen an (und Zahlen lügen ja bekan­ntlich nicht), ist es rel­a­tiv ein­fach zu erken­nen, warum dies so ist. So gaben einem Capgem­i­ni-Bericht zufolge beispiel­sweise 62% der Befragten an, dass kul­turelle Aspek­te das Haupthin­der­nis für den Erfolg von dig­i­tal­en Arbeit­splätzen darstellen. So neigen viele Unternehmen, die eine dig­i­tale Trans­for­ma­tion durch­laufen, dazu, der Inte­gra­tion neuer Tech­nolo­gien und der Auswahl der richti­gen Arbeits-Tools an sich eine zu hohe Bedeu­tung beizumessen.

Erst wenn die neuen Tools oder Plat­tfor­men von der oberen Riege abge­seg­net und auch eingekauft wur­den, wer­den diejeni­gen die damit arbeit­en sollen ins Boot geholt: Die Mitar­bei­t­en­den. Dabei soll­ten diese bei Verän­derung­sprozessen von Beginn an mit ein­be­zo­gen wer­den, um Wider­stän­den umge­hend ent­ge­gen­wirken zu kön­nen. Denn die beste Plat­tform nützt am Ende des Arbeit­stages nichts, wenn sie kein­er nutzt. Mitar­bei­t­ende vor kom­plett vol­len­dete Tat­sachen zu stellen birgt Risiken in sich: Sie haben Mühe, mitzuhal­ten, neue Prob­leme treten auf, und die Employ­ee Expe­ri­ence sinkt. Es kommt zu Kul­turkon­flik­ten, die Arbeit stag­niert, und das Man­age­ment kämpft damit, zu ver­ste­hen, warum die neue Plat­tform, die aus­gewählt wurde, nicht opti­mal funktioniert.

In dig­i­tal­en Arbeit­sumge­bun­gen ist die Zusam­me­nar­beit ein kom­plett neues Spiel. Ganze Organ­i­sa­tio­nen müssen für die Zusam­me­nar­beit in ein­er dig­i­tal­en Umge­bung geschult wer­den. Während dig­i­tale Arbeit­splätze aussergewöhn­liche Werkzeuge zur Mes­sung des Fortschritts bieten, ist die Zusam­me­nar­beit immer noch weit­ge­hend ein Unter­fan­gen, welch­es von Men­schen geführt und vor allem bee­in­flusst wird. Unternehmen müssen Silo-Denken abschaf­fen, Teams darin schulen, Ein­blicke und Erken­nt­nisse zu teilen, und — was am wichtig­sten ist — die Team­bil­dung am dig­i­tal­en Arbeit­splatz erler­nen und aktiv fördern.

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Jede weitere Applikation, ist im Grunde eine zu viel

Führt ein Unternehmen mehr als eine solide Plat­tform für den dig­i­tal­en Arbeit­splatz ein, bedeutet dies nicht sel­ten Prob­leme für die dig­i­tale Trans­for­ma­tion und somit auch für Remote Work. Es macht auch wenig Sinn, für jede spez­i­fis­che Anwen­dun­gen einzeln zu bezahlen. Im Laufe der Zeit sum­mieren sich die Kosten zu ein­er erhe­blichen Summe auf. Und hinzu kommt, dass sich diverse Tools mit Sicher­heit in eini­gen Funk­tion­al­itäten über­schnei­den — also zahlt man dop­pelt und dreifach für etwas, was bere­its vorhan­den ist. Lässt man jedoch den Fak­tor “Kosten” bei­seite, zeigen sich erst die wirk­lichen Prob­leme: Die Mitar­bei­t­en­den sind über­fordert — zu viele ver­schiedene Anwen­dun­gen zum Erledi­gen ihrer Auf­gaben über­fordern. Alleine schon die Zeit, die mit dem Hin- und Herblick­en zwis­chen den einzel­nen Anwen­dun­gen vergeudet wird, stellt einen enor­men Ressourcenver­brauch dar: Zeit. Und Zeit ist Geld.

Somit soll­ten sich Unternehmen vor Tool-Auswahl über­legen, welche Funk­tio­nen auf jeden Fall abgedeckt wer­den müssen. Zum Beispiel kön­nte das von Ihnen ver­wen­dete Instant Mes­sag­ing-Tool über eine Video-Call-Funk­tion ver­fü­gen. Diese kön­nen die Mitar­bei­t­en­den nutzen, anstatt zu ein­er sep­a­rat­en Videomeet­ing-Anwen­dung zu wech­seln. Pro­jek­t­be­zo­gene Details kön­nten Team­mit­glieder über ihre Instant-Mes­sag­ing-App besprechen, anstatt das Pro­jek­t­man­age­ment-Tool zu ver­wen­den. Machen Sie sich also Gedanken, wie beste­hende Prozesse neu gestal­tet wer­den kön­nten und weniger wie das Tool beste­hende Prozesse abbilden kann.

Meist lohnt es sich nicht, viele ver­schiedene, aber sehr ähn­liche Anwen­dun­gen in der dig­i­tal­en Suite Ihres Unternehmens einzuführen. Am Ende über­fordert die grosse Auswahl nur Ihre Mitar­bei­t­en­den und die neg­a­tiv­en Fol­gen über­wiegen die pos­i­tiv­en. Jet­zt kön­nte man natür­lich argu­men­tieren, jede Lösung ist die Non-Plus-Ultra-Lösung für einen bes­timmten Use Case. Ja — da geben wir Ihnen Recht. Aber mit ein paar Abstrichen und dem Auf­brechen vorhan­den­er, eventuell star­rer Struk­turen und Denkweisen, wird es mit Sicher­heit gelin­gen, eine einzige Lösung für die meis­ten Ihrer Bedürfnisse zu finden.

Somit liegt die grösste Her­aus­forderung bei der Ein­führung eines dig­i­tal­en Arbeit­splatzes darin, genau zu ver­ste­hen, wie viele Anwen­dun­gen Ihr Unternehmen wirk­lich benötigt. Und auf Basis dieser Erken­nt­nis die Zahl der Tools, Anwen­dun­gen, Plat­tfor­men so ger­ing wie möglich zu halten.
Oft kann die 80/20-Regel zum Ein­satz kom­men: 80% der Arbeit fällt unter ähn­liche Anwen­dun­gen wie Pro­jek­t­man­age­ment, Zusam­me­nar­beit und Prozess­man­age­ment. Die übri­gen 20% fall­en in spez­i­fis­che Anwen­dungs­fälle, die eine gemein­same Plat­tform nicht bewälti­gen kann. Somit kön­nen 80% der Arbeit mit ein­er Lösung für den dig­i­tal­en Arbeit­splatz ver­wal­tet wer­den, und die anderen 20% kön­nen durch spez­i­fis­che Tools erre­icht werden.

Digitaler Arbeitsplatz ‑die Zukunft der Arbeit

Da die ganze Welt mit den Fol­gen der COVID-19-Pan­demie zu kämpfen hat, ist die Imple­men­tierung eines dig­i­tal­en Arbeit­splatzes zur Unter­stützung ein­er zunehmend dezen­tralen Belegschaft für Unternehmen wichtiger denn je gewor­den — auch für den Zeitraum nach der Pan­demie, wenn die Mitar­beit­er wieder in die physis­chen Büros zurück­kehren wer­den. Es kann zwar einige Her­aus­forderun­gen auf dem Weg geben, wenn Sie zum ersten Mal einen dig­i­tal­en Arbeit­splatz ein­führen, aber der Erfolg Ihrer dig­i­tal­en Arbeit­splatz­plat­tform hängt davon ab, wie Sie diese Her­aus­forderun­gen meis­tern, um eine Arbeit­sumge­bung zu schaf­fen, in der sich jed­er einge­bun­den, gehört und geschätzt fühlt. Sie selb­st entschei­den wie das “New Nor­mal” bei Ihnen ausse­hen soll — aber auf lange Sicht, wird kein Unternehmen kom­plett ohne Dig­i­tal­en Arbeit­splatz, beste­hen können.

Gerne unter­stützen wir Sie dabei, eine Home Office Lösung in kürzester Zeit einzuführen — damit die Sicher­heit Ihrer Mitar­bei­t­en­den gewährleis­tet ist sowie der Betrieb aufrechter­hal­ten wer­den kann.

Die LINXYS GmbH berät Sie  indi­vidu­ell und ergeb­nisori­en­tiert zu den ver­schiede­nen Möglichkeit­en in Bezug auf die schnelle Ein­rich­tung und Ein­führung ein­er Home Office Lösung (sowohl auf Soft­ware- als auch User-Ebene).

Damit Ihre Mitar­bei­t­en­den opti­mal vor­bere­it­et wer­den und von der ersten Minute an ein­satzbere­it sind, bieten wir Online-Schu­lun­gen an, in welchen wir das Han­dling aufzeigen, Fra­gen beant­worten und Ihren Mitar­bei­t­en­den somit einen opti­malen Start in den Dig­i­tal­en Arbeit­splatz ermöglichen.

Her­vorzuheben ist, dass Lösun­gen zur Ver­fü­gung ste­hen, welche schnell einge­führt und umge­set­zt wer­den kön­nen: Diese Lösun­gen sind alle in der Cloud ver­füg­bar und kön­nen somit sofort gerä­te­un­ab­hängig (durch bspw. mobile App­lika­tio­nen auf Smart­phones und Tablets) über das Inter­net genutzt wer­den. Dies spart Unternehmen die wichtige Ressource Zeit — denn die Belegschaft muss nicht erst mit Lap­tops oder VPN-Zugän­gen aus­ges­tat­tet werden.

Die LINXYS GmbH berät Sie gerne indi­vidu­ell und ergeb­nisori­en­tiert zu den ver­schiede­nen Möglichkeit­en in Bezug auf die schnelle Ein­rich­tung ein­er Home Office bzw. Dig­i­tal Work­place Lösung. Damit Ihre Mitar­bei­t­en­den opti­mal vor­bere­it­et wer­den und von der ersten Minute an ein­satzbere­it sind, bieten wir Online-Schu­lun­gen an, in welchen wir das Han­dling aufzeigen, Fra­gen beant­worten und Ihren Mitar­bei­t­en­den somit einen opti­malen Start in den Dig­i­tal­en Arbeit­splatz ermöglichen.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Übersicht:

  • BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
  • REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
  • SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
  • LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
  • WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren
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