Weniger Tool-Chaos, mehr Produktivität: Wann sich ein Digital Workplace wirklich lohnt

In vie­len Unternehmen ist die Dig­i­tal­isierung in den ver­gan­genen Jahren ras­ant vor­angeschrit­ten. Neue Soft­ware wurde einge­führt, einzelne Abteilun­gen haben eigene Lösun­gen etabliert und für nahezu jede Auf­gabe gibt es inzwis­chen ein passendes dig­i­tales Werkzeug. Was zunächst nach mehr Effizienz klingt, führt in der Prax­is jedoch häu­fig zum Gegen­teil: Mitar­bei­t­ende wech­seln ständig zwis­chen ver­schiede­nen Anwen­dun­gen, Infor­ma­tio­nen liegen an unter­schiedlichen Orten und wichtige Dat­en müssen mehrfach gepflegt wer­den.

Dieses soge­nan­nte Tool-Chaos kostet Unternehmen jeden Tag wertvolle Zeit. Infor­ma­tio­nen wer­den gesucht statt genutzt, Prozesse wer­den unnötig kom­pliziert und die Zusam­me­nar­beit lei­det unter fehlen­der Trans­parenz.

Genau hier set­zt ein mod­ern­er Dig­i­tal Work­place an. Sein Ziel ist es nicht, möglichst viele dig­i­tale Werkzeuge bere­itzustellen, son­dern Men­schen, Infor­ma­tio­nen und Prozesse sin­nvoll miteinan­der zu verbinden.

Doch wann lohnt sich ein Dig­i­tal Work­place wirk­lich – und worauf soll­ten Unternehmen acht­en?

Die meis­ten Unternehmen führen neue Soft­ware mit den besten Absicht­en ein. Ein Pro­jek­t­man­age­ment-Tool hier, eine Chatlö­sung dort, dazu Cloud­spe­ich­er, CRM, Zeit­er­fas­sung, Doku­menten­man­age­ment und ver­schiedene Spezial­lö­sun­gen einzel­ner Fach­bere­iche.

Jede Anwen­dung erfüllt ihren Zweck. Zusam­men entste­ht jedoch häu­fig eine Sys­tem­land­schaft, die immer kom­plex­er wird.

Die Fol­gen sind im Arbeit­sall­t­ag schnell spür­bar:

• Mitar­bei­t­ende müssen sich in zahlre­iche Sys­teme ein­loggen.
• Infor­ma­tio­nen wer­den mehrfach gespe­ichert.
• Doku­mente existieren in unter­schiedlichen Ver­sio­nen.
• Auf­gaben gehen zwis­chen ver­schiede­nen Pro­gram­men ver­loren.
• Entschei­dun­gen dauern länger, weil wichtige Infor­ma­tio­nen fehlen.

Je mehr Sys­teme par­al­lel genutzt wer­den, desto höher wird der organ­isatorische Aufwand.

Ein Dig­i­tal Work­place ist weit mehr als eine Samm­lung dig­i­taler Werkzeuge.

Er bildet den zen­tralen dig­i­tal­en Arbeit­splatz eines Unternehmens und verbindet Men­schen, Infor­ma­tio­nen und Prozesse an einem Ort.

Dabei ste­hen nicht einzelne Anwen­dun­gen im Mit­telpunkt, son­dern die tägliche Zusam­me­nar­beit.

Ein mod­ern­er Dig­i­tal Work­place unter­stützt beispiel­sweise:

• Kom­mu­nika­tion im Team
• Pro­jekt- und Auf­gaben­man­age­ment
• Doku­menten­ver­wal­tung
• Wis­sens­man­age­ment
• Prozes­sautoma­tisierung
• Zusam­me­nar­beit mit exter­nen Part­nern
• Trans­par­ente Infor­ma­tio­nen für alle Mitar­bei­t­en­den

Das Ziel beste­ht darin, den Arbeit­sall­t­ag ein­fach­er, über­sichtlich­er und effizien­ter zu gestal­ten.

Eine der grössten Zeit­fress­er im Arbeit­sall­t­ag ist die Suche nach Infor­ma­tio­nen.

Wo liegt die aktuelle Datei? Wer hat zulet­zt Änderun­gen vorgenom­men? Wurde das bere­its freigegeben? Welche Ver­sion ist aktuell?

Ein Dig­i­tal Work­place bün­delt Infor­ma­tio­nen an zen­tralen Stellen und sorgt dafür, dass Mitar­bei­t­ende schneller find­en, was sie benöti­gen.

Das spart täglich wertvolle Arbeit­szeit und reduziert unnötige Rück­fra­gen.

Ger­ade in hybri­den Arbeitsmod­ellen ist Trans­parenz entschei­dend.

Alle Beteiligten soll­ten jed­erzeit nachvol­lziehen kön­nen:

• woran gear­beit­et wird
• wer ver­ant­wortlich ist
• welche Auf­gaben offen sind
• welche Ter­mine anste­hen
• welche Entschei­dun­gen bere­its getrof­fen wur­den

Dadurch entste­hen weniger Missver­ständ­nisse und Pro­jek­te laufen struk­turi­ert­er ab.

Ein häu­figer Schwach­punkt viel­er Unternehmen sind Medi­en­brüche. Infor­ma­tio­nen wer­den von einem Sys­tem ins näch­ste über­tra­gen, Dat­en mehrfach eingegeben oder Freiga­ben per E‑Mail einge­holt.

Ein Dig­i­tal Work­place hil­ft dabei, diese Abläufe miteinan­der zu verbinden. Dadurch entste­hen durchgängige Prozesse, bei denen Infor­ma­tio­nen automa­tisch dort ver­füg­bar sind, wo sie benötigt wer­den. Das reduziert Fehler und beschle­u­nigt viele Arbeitsabläufe erhe­blich.

Nicht sel­ten ist wichtiges Wis­sen an einzelne Per­so­n­en gebun­den. Spätestens während Ferien, Krankheit oder Per­son­al­wech­sel wird deut­lich, welche Infor­ma­tio­nen fehlen.

Ein Dig­i­tal Work­place unter­stützt Unternehmen dabei,

• Wis­sen zen­tral zu doku­men­tieren,
• Erfahrun­gen langfristig zu sich­ern,
• Prozesse nachvol­lziehbar zu machen und
• neue Mitar­bei­t­ende schneller einzuar­beit­en.

So wird Unternehmenswis­sen dauer­haft ver­füg­bar und geht nicht ver­loren.

Ein häu­figer Irrtum lautet: Mehr Dig­i­tal­isierung bedeutet automa­tisch mehr Soft­ware.

Tat­säch­lich wün­schen sich Mitar­bei­t­ende meist genau das Gegen­teil.

Sie möcht­en

• weniger Pro­gramme bedi­enen,
• Infor­ma­tio­nen schneller find­en,
• ein­fach­er kom­mu­nizieren und
• Rou­tineauf­gaben reduzieren.

Ein gut geplanter Dig­i­tal Work­place ver­fol­gt genau dieses Ziel.  Nicht möglichst viele Funk­tio­nen ste­hen im Vorder­grund, son­dern eine möglichst ein­fache und intu­itive Arbeitsweise.

Ein erfol­gre­ich­er Dig­i­tal Work­place begin­nt nicht mit der Auswahl ein­er Soft­ware.

Am Anfang ste­hen vielmehr Fra­gen wie:

• Welche Prozesse sollen verbessert wer­den?
• Welche Prob­leme erleben Mitar­bei­t­ende täglich?
• Welche Infor­ma­tio­nen wer­den beson­ders häu­fig benötigt?
• Welche Sys­teme müssen miteinan­der zusam­me­nar­beit­en?

Erst wenn diese Fra­gen beant­wortet sind, lässt sich eine dig­i­tale Arbeit­sumge­bung entwick­eln, die langfristig Mehrw­ert schafft. Der Fokus sollte dabei immer auf den Men­schen liegen – nicht auf der Tech­nik.

Dig­i­tal­isierung bedeutet nicht, möglichst viele Anwen­dun­gen einzuführen. Erfol­gre­iche Unternehmen schaf­fen vielmehr eine Arbeit­sumge­bung, in der Infor­ma­tio­nen, Prozesse und Mitar­bei­t­ende sin­nvoll miteinan­der ver­net­zt sind.

Ein Dig­i­tal Work­place reduziert Kom­plex­ität, verbessert die Zusam­me­nar­beit und schafft mehr Trans­parenz im gesamten Unternehmen. Statt zwis­chen unzäh­li­gen Pro­gram­men zu wech­seln, arbeit­en Teams effizien­ter, tre­f­fen fundiert­ere Entschei­dun­gen und gewin­nen Zeit für die wirk­lich wichti­gen Auf­gaben.

Der grösste Mehrw­ert entste­ht dabei nicht durch neue Tech­nolo­gie allein, son­dern durch eine klare dig­i­tale Strate­gie und eine Arbeit­sumge­bung, die sich an den Bedürfnis­sen der Men­schen ori­en­tiert. Unternehmen, die ihre dig­i­tale Infra­struk­tur regelmäs­sig hin­ter­fra­gen und vere­in­fachen, schaf­fen die Grund­lage für nach­haltige Pro­duk­tiv­ität und bleiben auch in Zukun­ft flex­i­bel und wet­tbe­werb­s­fähig.

Set­zen Sie auf Fortschritt statt Still­stand! Mit LINXYS

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenser­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Über­sicht:

• BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
• REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­bei­t­en­den erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
• SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
• LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­bei­t­en­den vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
• WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren