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5 Dinge, die Sie mithilfe eines CRM automatisieren können

Automatisierung CRM LINXYS

Zu den gros­sen und täg­li­chen Her­aus­for­de­run­gen eines Unter­neh­mens gehö­ren zum einen die Effi­zi­enz zu stei­gern und zum ande­ren gleich­zei­tig Aus­ga­ben zu mini­mie­ren. Denn selbst­ver­ständ­lich kann ein Geschäft nur dann erfolg­reich agie­ren und exis­tie­ren, wenn Gewin­ne gene­riert wer­den. Um ein finan­zi­ell “gesun­des” Unter­neh­men auf­zu­bau­en und lang­fris­tig erfolg­reich auf dem Markt zu eta­blie­ren, ist es essen­ti­ell sowohl mone­tä­re Aus­ga­ben und Ein­nah­men kon­ti­nu­ier­lich zu kon­trol­lie­ren als auch den Zeit­auf­wand für ver­schie­de­ne Pro­zes­se und Pro­jek­te auf dem Radar zu haben.
Der Pro­zess, Wege und Mög­lich­kei­ten auf­zu­de­cken, um zum einen Zeit ein­zu­spa­ren und zum ande­ren die Arbeit zu beschleu­ni­gen, wird als Auto­ma­ti­sie­rung von Geschäfts­pro­zes­sen (Busi­ness Auto­ma­ti­on) bezeich­net. Mit Ein­füh­rung der ent­spre­chen­den und viel­sei­ti­gen Tech­no­lo­gi­en hat die Auto­ma­ti­sie­rung der Geschäfts­ab­läu­fe die Welt im Sturm erobert.

Es gibt über tau­send ver­schie­de­ne Metho­den und Tools, mit deren Hil­fe Sie schnel­ler und smar­ter arbei­ten kön­nen um das gewünsch­te Ziel bezie­hungs­wei­se Ergeb­nis zu errei­chen. Zwar haben bereits vie­le Unter­neh­men her­aus­ge­fun­den, wie sich zeit­in­ten­si­ve Pro­zes­se auto­ma­ti­sie­ren las­sen, aber lei­der wird häu­fig dar­auf ver­zich­tet klei­ne­re Ver­bes­se­run­gen zu imple­men­tie­ren, die in Kom­bi­na­ti­on die Effi­zi­enz erheb­lich stei­gern wür­den. In die­sem Arti­kel sol­len die klei­nen Mög­lich­kei­ten durch­leuch­tet wer­den, mit deren Hil­fe Geschäfts­pro­zes­se mit Hil­fe eines CRM auto­ma­ti­siert wer­den kön­nen. Viel­leicht den­ken Sie, dass Sie Ihr Geschäfts bereits voll­stän­dig auto­ma­ti­siert haben, aber es gibt mit Sicher­heit noch ein paar Din­ge, die Ihren Arbeits­all­tag noch ange­neh­mer gestal­ten wer­den:

Sie den­ken viel­leicht, dass Sie Ihr Geschäft schon voll­stän­dig durch­au­to­ma­ti­siert haben, aber hier sind eini­ge Din­ge, die Ihr Arbeits­le­ben noch bes­ser machen kön­nen:

1. Terminerinnerungen

Ver­su­chen Sie, zum einen selbst­ver­ständ­lich Ihre Kun­den opti­mal zu bedie­nen und zum ande­ren gleich­zei­tig die Gewin­ne zu maxi­mie­ren? Ter­min­er­in­ne­run­gen sind Tex­te und E-Mails, die an Kun­den gesen­det wer­den, die einen Ter­min mit Ihnen oder einem Ihrer Team­mit­glie­der ver­ein­bart haben. Remin­der hel­fen Ihren Kun­den dabei, sich an die abge­mach­te Uhr­zeit und das geplan­te Datum zu erin­nern und hel­fen somit Ihrem Unter­neh­men, Aus­fall­zei­ten zu mini­mie­ren.

Ter­min­er­in­ne­run­gen sind beson­ders nütz­lich für Unter­neh­men die Dienst­leis­tun­gen anbie­ten wie bei­spiels­wei­se Ärz­te, Fri­seu­re, Bera­tungs­un­ter­neh­men, Hand­werks­be­trie­be, Kom­mu­ni­ka­ti­ons­agen­tu­ren und vie­le vie­le mehr. Ter­min­er­in­ne­run­gen wer­den heut­zu­ta­ge von vie­len Kun­den geschätzt, denn die­se zeu­gen zum einen von per­sön­li­cher Auf­merk­sam­keit, die dem jewei­li­gen Kun­den ent­ge­gen­ge­bracht wird, zum ande­ren ermög­li­chen es sol­che Remin­der in einem All­tag vol­ler Ter­mi­ne und Mee­tings auf unkom­pli­zier­te Art und Wei­se den Über­blick zu behal­ten. Gleich­zei­tig bekom­men Sie als Unter­neh­men die Sicher­heit, dass im Grun­de jede Stun­de eines Arbeits­ta­ges bezahlt wird und Ihre Mit­ar­bei­ter nicht umsonst auf einen Ter­min war­ten.

Somit kön­nen Ter­min­er­in­ne­run­gen für Unter­neh­men, wel­che in der Ver­gan­gen­heit enor­me Ver­lus­te durch ver­pass­te oder ein­fach nicht wahr­ge­nom­me­ne Ter­mi­ne ver­bu­chen muss­ten, zu einem unver­zicht­ba­ren Bestand­teil eines Arbeits­pro­zes­ses wer­den. Wenn Remin­der im CRM auto­ma­ti­siert wer­den, wer­den Ihre Kun­den im Vor­aus über den bevor­ste­hen­den Ter­min erin­nert — ganz auto­ma­tisch und ohne die Not­wen­dig­keit einer erneu­ten Akti­on Ihrer­seits. Sie und Ihre Mit­ar­bei­ter kön­nen sich somit voll und ganz auf das Kern­ge­schäft kon­zen­trie­ren, wäh­rend Ihr CRM Ihren Kun­den hilft, zur rich­ti­gen Zeit am rich­ti­gen Ort bereit zu sein.

2. Der Rückruf

Ein wei­te­rer klei­ner Pro­zess, der auto­ma­ti­siert wer­den kann, sind Anfra­gen für Rück­ru­fe. Wenn der Kun­de nicht bei Ihnen anru­fen möch­te oder auch das Kon­takt­for­mu­lar nicht aus­füllt, ist es wich­tig eine wei­te­re Mög­lich­keit anzu­bie­ten, um den poten­ti­el­len Kun­den nicht zu ver­lie­ren: Bie­ten Sie die Mög­lich­keit eines Rück­ru­fes an. Dies ist ein ein­fa­cher und schnel­ler Weg, um einen poten­zi­el­len Lead für sich zu gewin­nen und spart auch dem Inter­es­sen­ten Zeit. Sol­che Anfra­gen wer­den direkt an einen vor­ab defi­nier­ten ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter gelei­tet, anstatt im all­ge­mei­nen Auf­fang­be­cken des Unter­neh­mens hän­gen zu blei­ben. Somit kann wert­vol­le Zeit gespart wer­den und der Inter­es­sent wird dann kon­tak­tiert, solan­ge noch das Inter­es­se besteht.

Solch eine Rück­ruf-Funk­ti­on auf Ihrer Web­sei­te ein­zu­rich­ten dau­ert nur ein paar Minu­ten — wird aber gros­se Wir­kung zei­gen. Geben Sie Ihren Kun­den das Gefühl, dass Sie immer erreich­bar sind und jedem der Kon­takt­auf­nah­me-Weg ange­bo­ten wird, der bevor­zugt wird.

3. Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie einen Werks­ver­trag oder wie­der­keh­ren­de Auf­trä­ge haben, kön­nen Sie Ihr CRM so ein­stel­len, dass die ent­spre­chen­den Rech­nun­gen auto­ma­tisch in vor­de­fi­nier­ten Abstän­den aus­ge­stellt und ver­sandt wer­den. Die Auto­ma­ti­sie­rung sol­cher wie­der­keh­ren­den Rech­nun­gen spart Zeit und stellt sicher, dass die Zah­lun­gen kon­ti­nu­ier­lich auf Ihrem Kon­to ein­tref­fen. In Zei­ten in denen immer mehr Ein­zel­un­ter­neh­mun­gen star­ten, stel­len auto­ma­tisch gene­rier­te Rech­nun­gen ein wich­ti­ges Instru­ment eines Unter­neh­mers dar.

Ver­schwen­den Sie kei­ne Zeit mehr damit, Rech­nungs­ko­pi­en zu erstel­len, die­se manu­ell zu bear­bei­ten und zu ver­sen­den. Sobald wie­der­keh­ren­de Rech­nun­gen ein­mal im Sys­tem gene­riert und erstel­let wur­den, kön­nen Sie die­sen Teil des Kun­den­ma­nage­ments “ver­ges­sen” und sich auf all die Din­ge kon­zen­trie­ren, wel­che Sie und auch Ihre Kun­den wert­schät­zen.

Mit Sicher­heit kön­nen es vie­le Unter­neh­mer bestä­ti­gen, dass es am Anfang der Selb­stän­dig­keit oft­mals schlicht­weg ver­ges­sen wird, Rech­nun­gen zeit­nah zu ver­schick­ten und am Ende trotz guter Auf­trags­la­ge die Liqui­di­tät lei­det. Oder geleis­te­te Arbei­ten wer­den erst gar nicht ver­rech­net, da es ein­fach ver­ges­sen wird. Mit der ent­spre­chen­den Auto­ma­ti­sie­rung wer­den Sie nie wie­der ver­ges­sen, eine Rech­nung zu sen­den und jede gear­bei­te­te Stun­de wird auch tat­säch­lich ver­rech­net.

4. Rückgewinnung von Kunden

Manch­mal scheint es, dass eine Oppor­tu­ni­ty (Oppor­tu­ni­ty im CRM = eine über­prüf­te und qua­li­fi­zier­te Ver­kaufs­mög­lich­keit) ver­lo­ren ist, obwohl die­se in Wahr­heit zurück­ge­won­nen wer­den könn­te. Bei der Kun­den­rück­ge­win­nung wer­den ehe­ma­li­ge oder auch inak­ti­ve Kun­den wie­der reak­ti­viert. Gibt es Kun­den in Ihrem Sys­tem die ein­mal einen Kauf getä­tigt haben, jedoch nicht wie­der­kom­men sind? Oder gibt es neue Pro­duk­te oder Dienst­leis­tun­gen, von denen Sie den­ken, dass die­se für Ihre bestehen­den Kun­den inter­es­sant sein könn­ten?

Die Idee des Remar­ke­ting basiert auf der Prä­mis­se, dass ver­trau­te Din­ge vom mensch­li­chen Gehirn leich­ter und eher akzep­tiert wer­den als völ­lig neue. Hat sich ein Kun­de in der Ver­gan­gen­heit bereits ein­mal mit Ihnen in Ver­bin­dung gesetzt oder hat Ihr Pro­dukt oder Ihre Dienst­leis­tung bezo­gen, dann mag er sich viel­leicht nicht mehr dar­an erin­nern, aber unbe­wusst ist die­se Infor­ma­ti­on sehr wohl abge­spei­chert. Wenn Sie dann nach einer Wei­le erneut mit die­sem Kun­den Kon­takt auf­neh­men, wer­den Sie ihm unbe­wusst sym­pa­thi­scher sein als die Kon­kur­renz, mit der er noch nie in Kon­takt stand (ACH­TUNG: selbst­ver­ständ­lich nur, wenn die Zusam­men­ar­beit in der Ver­gan­gen­heit auch tat­säch­lich gut war). Mit Hil­fe einer ent­spre­chen­den Soft­ware kön­nen Sie Kun­den in ver­schie­de­ne Grup­pen ein­tei­len und sie dann mit bei­spiels­wei­se einem News­let­ter zurück­ge­win­nen. Oder Sie ver­bin­den Ihre Goog­le AdWords und Face­book Ads Kon­ten mit Ihrem CRM und schal­ten Remar­ke­ting-Anzei­gen für die aus­ge­wähl­ten Kun­den­grup­pen.

5. Wiederkehrende Aufgaben

Arbei­tet ein Team auf ein gemein­sa­mes Ziel hin, ist es essen­ti­ell, dass alle Team­mit­glie­der auf dem glei­chen Stand sind. Wenn Team­mit­glie­der immer wie­der Fris­ten über­zie­hen, Sie dadurch nach aus­sen hin schlecht aus­se­hen las­sen und die Zukunft des gesam­ten Pro­jekts gefähr­den, müs­sen Sie ent­we­der ein bes­se­rer Pro­jekt­ma­na­ger wer­den oder ein Werk­zeug nut­zen, das das Pro­jekt­ma­nage­ment für Sie über­nimmt. Mit der Funk­ti­on “Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben” in bei­spiels­wei­se Bitrix24 kön­nen Sie die Erstel­lung von Auf­ga­ben auto­ma­ti­sie­ren. Erstel­len Sie ein­fach eine Auf­ga­be, akti­vie­ren Sie die Wie­der­ho­lungs­op­ti­on, legen Sie die Häu­fig­keit der Wie­der­ho­lun­gen fest, wei­sen Sie die Auf­ga­be einem ver­ant­wort­li­chen Mit­ar­bei­ter zu, und schon kann es los­ge­hen.

Wie­der­keh­ren­de Auf­ga­ben eli­mi­nie­ren die Not­wen­dig­keit, alles immer nach zu ver­fol­gen und Per­so­nen an Auf­ga­ben zu erin­nern, die regel­mäs­sig fäl­lig sind. So müs­sen bei­spiels­wei­se jeden Monat zum glei­chen Zeit­punkt Löh­ne und auch Steu­ern gezahlt wer­den. Eben sol­che wie­der­keh­ren­den Auf­ga­ben kön­nen durch die ent­spre­chen­de Auto­ma­ti­sie­rung Arbeits­zeit und somit auch Geld spa­ren.

Zusammengefasst

Durch eine ent­spre­chen­de Auto­ma­ti­sie­rung kön­nen sowohl kom­ple­xe als auch red­un­dan­te Schrit­te in einem Geschäfts­work­flow eli­mi­niert und ver­ein­facht wer­den. Sie kön­nen dies selbst­ver­ständ­lich manu­ell durch­füh­ren, indem Sie stra­te­gisch ent­schei­den, wel­che Schrit­te ent­fernt oder igno­riert wer­den kön­nen, aber auch neue Tech­no­lo­gi­en und Sys­te­me kön­nen dies für Sie über­neh­men.

Wich­tig ist jedoch, dass Sie sich bewusst sind, dass der Ein­satz einer neu­en Tech­no­lo­gie bzw. eines neu­en Sys­tems eine Her­aus­for­de­rung dar­stellt und Ihre Zeit in Anspruch neh­men wird. Ein CRM bie­tet so vie­le ver­schie­de­ne Mög­lich­kei­ten, Ihre Geschäfts­pro­zes­se zu auto­ma­ti­sie­ren, dass es nicht sel­ten vor­kommt, dass man sich in der Fül­le der Funk­tio­nen ver­liert. Somit ist es essen­ti­ell, dass Sie einen star­ken Part­ner an Ihrer Sei­te haben, der Sie aus dem Wald ohne Bäu­me her­aus­führt und Ihnen den Blick aufs Gros­se Gan­ze ermög­licht.

Ein­fach zusam­men­ar­bei­ten” ist unse­rer Ansicht nach der effi­zi­en­te und zukunfts­wei­sen­de Schlüs­sel zu Ihrem Unter­neh­mens­er­folg.

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Unse­re Dienst­leis­tun­gen in der Über­sicht:

  • BERA­TUNG UND KON­ZEP­TI­ON. Kein Unter­neh­men gleicht dem ande­ren: LINXYS ana­ly­siert den aktu­el­len Ist-Zustand und fin­det gemein­sam mit Ihnen das opti­ma­le Soll. Ger­ne ver­ein­ba­ren wir mit Ihnen einen kos­ten­lo­sen Ken­nen­lern­ter­min und stel­len Ihnen die Grund­prin­zi­pi­en des ver­netz­ten Arbei­tens mit einem Soci­al Intra­net vor. Hier­bei bespre­chen wir mit den Ver­ant­wort­li­chen indi­vi­du­ell die Poten­tia­le für Ihr Unter­neh­men. mehr erfah­ren
  • REA­LI­SA­TI­ON. LINXYS rea­li­siert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen. Trans­pa­ren­te und kon­ti­nu­ier­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on mit unse­ren Kun­den ist für uns eine Selbst­ver­ständ­lich­keit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intra­net zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mit­ar­bei­ter errei­chen und mit Ihnen auf Augen­hö­he kom­mu­ni­zie­ren. Als ganz­heit­li­cher Part­ner beglei­ten wir Sie und stel­len für Sie mit den rich­ti­gen Lösun­gen und Stra­te­gi­en sicher, dass Sie die Leis­tungs­fä­hig­keit Ihres Unter­neh­mens erfolg­reich vor­an­brin­gen. mehr erfah­ren
  • SER­VICE. Opti­mal und indi­vi­du­ell: Ihre neue digi­ta­le Unter­neh­mens­platt­form. Vom Cor­po­ra­te Bran­ding bis zu indi­vi­du­el­len Schnitt­stel­len – LINXYS hat stets Ihr Unter­neh­men und Ihre indi­vi­du­el­len inter­nen Pro­zes­se im Fokus. mehr erfah­ren
  • LÖSUN­GEN. Ver­än­de­run­gen pro­fes­sio­nell ein­füh­ren und Ihre Mit­ar­bei­ter vom Mehr­wert über­zeu­gen. LINXYS bie­tet indi­vi­du­el­le Lösun­gen an – vor, wäh­rend und nach dem Roll­out. mehr erfah­ren
  • WORK­SHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mit­ar­bei­ten­den die Effi­zi­enz stei­gern und gleich­zei­tig Kos­ten sen­ken. LINXYS führt mass­ge­schnei­der­te Work­shops durch um die­se Zie­le auf den rich­ti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfah­ren
Ossian Scheller Business Executive LINXYS TEAM

Ihr Exper­te
Ossi­an C. Schel­ler / M.A.
Busi­ness Exe­cu­ti­ve

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