skip to Main Content

5 Dinge, die Sie mithilfe eines CRM automatisieren können

Automatisierung CRM LINXYS

Zu den grossen und täglichen Herausforderungen eines Unternehmens gehören zum einen die Effizienz zu steigern und zum anderen gleichzeitig Ausgaben zu minimieren. Denn selbstverständlich kann ein Geschäft nur dann erfolgreich agieren und existieren, wenn Gewinne generiert werden. Um ein finanziell „gesundes“ Unternehmen aufzubauen und langfristig erfolgreich auf dem Markt zu etablieren, ist es essentiell sowohl monetäre Ausgaben und Einnahmen kontinuierlich zu kontrollieren als auch den Zeitaufwand für verschiedene Prozesse und Projekte auf dem Radar zu haben.
Der Prozess, Wege und Möglichkeiten aufzudecken, um zum einen Zeit einzusparen und zum anderen die Arbeit zu beschleunigen, wird als Automatisierung von Geschäftsprozessen (Business Automation) bezeichnet. Mit Einführung der entsprechenden und vielseitigen Technologien hat die Automatisierung der Geschäftsabläufe die Welt im Sturm erobert.

Es gibt über tausend verschiedene Methoden und Tools, mit deren Hilfe Sie schneller und smarter arbeiten können um das gewünschte Ziel beziehungsweise Ergebnis zu erreichen. Zwar haben bereits viele Unternehmen herausgefunden, wie sich zeitintensive Prozesse automatisieren lassen, aber leider wird häufig darauf verzichtet kleinere Verbesserungen zu implementieren, die in Kombination die Effizienz erheblich steigern würden. In diesem Artikel sollen die kleinen Möglichkeiten durchleuchtet werden, mit deren Hilfe Geschäftsprozesse mit Hilfe eines CRM automatisiert werden können. Vielleicht denken Sie, dass Sie Ihr Geschäfts bereits vollständig automatisiert haben, aber es gibt mit Sicherheit noch ein paar Dinge, die Ihren Arbeitsalltag noch angenehmer gestalten werden:

Sie denken vielleicht, dass Sie Ihr Geschäft schon vollständig durchautomatisiert haben, aber hier sind einige Dinge, die Ihr Arbeitsleben noch besser machen können:

1. Terminerinnerungen

Versuchen Sie, zum einen selbstverständlich Ihre Kunden optimal zu bedienen und zum anderen gleichzeitig die Gewinne zu maximieren? Terminerinnerungen sind Texte und E-Mails, die an Kunden gesendet werden, die einen Termin mit Ihnen oder einem Ihrer Teammitglieder vereinbart haben. Reminder helfen Ihren Kunden dabei, sich an die abgemachte Uhrzeit und das geplante Datum zu erinnern und helfen somit Ihrem Unternehmen, Ausfallzeiten zu minimieren.

Terminerinnerungen sind besonders nützlich für Unternehmen die Dienstleistungen anbieten wie beispielsweise Ärzte, Friseure, Beratungsunternehmen, Handwerksbetriebe, Kommunikationsagenturen und viele viele mehr. Terminerinnerungen werden heutzutage von vielen Kunden geschätzt, denn diese zeugen zum einen von persönlicher Aufmerksamkeit, die dem jeweiligen Kunden entgegengebracht wird, zum anderen ermöglichen es solche Reminder in einem Alltag voller Termine und Meetings auf unkomplizierte Art und Weise den Überblick zu behalten. Gleichzeitig bekommen Sie als Unternehmen die Sicherheit, dass im Grunde jede Stunde eines Arbeitstages bezahlt wird und Ihre Mitarbeiter nicht umsonst auf einen Termin warten.

Somit können Terminerinnerungen für Unternehmen, welche in der Vergangenheit enorme Verluste durch verpasste oder einfach nicht wahrgenommene Termine verbuchen mussten, zu einem unverzichtbaren Bestandteil eines Arbeitsprozesses werden. Wenn Reminder im CRM automatisiert werden, werden Ihre Kunden im Voraus über den bevorstehenden Termin erinnert – ganz automatisch und ohne die Notwendigkeit einer erneuten Aktion Ihrerseits. Sie und Ihre Mitarbeiter können sich somit voll und ganz auf das Kerngeschäft konzentrieren, während Ihr CRM Ihren Kunden hilft, zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereit zu sein.

2. Der Rückruf

Ein weiterer kleiner Prozess, der automatisiert werden kann, sind Anfragen für Rückrufe. Wenn der Kunde nicht bei Ihnen anrufen möchte oder auch das Kontaktformular nicht ausfüllt, ist es wichtig eine weitere Möglichkeit anzubieten, um den potentiellen Kunden nicht zu verlieren: Bieten Sie die Möglichkeit eines Rückrufes an. Dies ist ein einfacher und schneller Weg, um einen potenziellen Lead für sich zu gewinnen und spart auch dem Interessenten Zeit. Solche Anfragen werden direkt an einen vorab definierten verantwortlichen Mitarbeiter geleitet, anstatt im allgemeinen Auffangbecken des Unternehmens hängen zu bleiben. Somit kann wertvolle Zeit gespart werden und der Interessent wird dann kontaktiert, solange noch das Interesse besteht.

Solch eine Rückruf-Funktion auf Ihrer Webseite einzurichten dauert nur ein paar Minuten – wird aber grosse Wirkung zeigen. Geben Sie Ihren Kunden das Gefühl, dass Sie immer erreichbar sind und jedem der Kontaktaufnahme-Weg angeboten wird, der bevorzugt wird.

3. Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie einen Werksvertrag oder wiederkehrende Aufträge haben, können Sie Ihr CRM so einstellen, dass die entsprechenden Rechnungen automatisch in vordefinierten Abständen ausgestellt und versandt werden. Die Automatisierung solcher wiederkehrenden Rechnungen spart Zeit und stellt sicher, dass die Zahlungen kontinuierlich auf Ihrem Konto eintreffen. In Zeiten in denen immer mehr Einzelunternehmungen starten, stellen automatisch generierte Rechnungen ein wichtiges Instrument eines Unternehmers dar.

Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, Rechnungskopien zu erstellen, diese manuell zu bearbeiten und zu versenden. Sobald wiederkehrende Rechnungen einmal im System generiert und erstellet wurden, können Sie diesen Teil des Kundenmanagements „vergessen“ und sich auf all die Dinge konzentrieren, welche Sie und auch Ihre Kunden wertschätzen.

Mit Sicherheit können es viele Unternehmer bestätigen, dass es am Anfang der Selbständigkeit oftmals schlichtweg vergessen wird, Rechnungen zeitnah zu verschickten und am Ende trotz guter Auftragslage die Liquidität leidet. Oder geleistete Arbeiten werden erst gar nicht verrechnet, da es einfach vergessen wird. Mit der entsprechenden Automatisierung werden Sie nie wieder vergessen, eine Rechnung zu senden und jede gearbeitete Stunde wird auch tatsächlich verrechnet.

4. Rückgewinnung von Kunden

Manchmal scheint es, dass eine Opportunity (Opportunity im CRM = eine überprüfte und qualifizierte Verkaufsmöglichkeit) verloren ist, obwohl diese in Wahrheit zurückgewonnen werden könnte. Bei der Kundenrückgewinnung werden ehemalige oder auch inaktive Kunden wieder reaktiviert. Gibt es Kunden in Ihrem System die einmal einen Kauf getätigt haben, jedoch nicht wiederkommen sind? Oder gibt es neue Produkte oder Dienstleistungen, von denen Sie denken, dass diese für Ihre bestehenden Kunden interessant sein könnten?

Die Idee des Remarketing basiert auf der Prämisse, dass vertraute Dinge vom menschlichen Gehirn leichter und eher akzeptiert werden als völlig neue. Hat sich ein Kunde in der Vergangenheit bereits einmal mit Ihnen in Verbindung gesetzt oder hat Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung bezogen, dann mag er sich vielleicht nicht mehr daran erinnern, aber unbewusst ist diese Information sehr wohl abgespeichert. Wenn Sie dann nach einer Weile erneut mit diesem Kunden Kontakt aufnehmen, werden Sie ihm unbewusst sympathischer sein als die Konkurrenz, mit der er noch nie in Kontakt stand (ACHTUNG: selbstverständlich nur, wenn die Zusammenarbeit in der Vergangenheit auch tatsächlich gut war). Mit Hilfe einer entsprechenden Software können Sie Kunden in verschiedene Gruppen einteilen und sie dann mit beispielsweise einem Newsletter zurückgewinnen. Oder Sie verbinden Ihre Google AdWords und Facebook Ads Konten mit Ihrem CRM und schalten Remarketing-Anzeigen für die ausgewählten Kundengruppen.

5. Wiederkehrende Aufgaben

Arbeitet ein Team auf ein gemeinsames Ziel hin, ist es essentiell, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind. Wenn Teammitglieder immer wieder Fristen überziehen, Sie dadurch nach aussen hin schlecht aussehen lassen und die Zukunft des gesamten Projekts gefährden, müssen Sie entweder ein besserer Projektmanager werden oder ein Werkzeug nutzen, das das Projektmanagement für Sie übernimmt. Mit der Funktion „Wiederkehrende Aufgaben“ in beispielsweise Bitrix24 können Sie die Erstellung von Aufgaben automatisieren. Erstellen Sie einfach eine Aufgabe, aktivieren Sie die Wiederholungsoption, legen Sie die Häufigkeit der Wiederholungen fest, weisen Sie die Aufgabe einem verantwortlichen Mitarbeiter zu, und schon kann es losgehen.

Wiederkehrende Aufgaben eliminieren die Notwendigkeit, alles immer nach zu verfolgen und Personen an Aufgaben zu erinnern, die regelmässig fällig sind. So müssen beispielsweise jeden Monat zum gleichen Zeitpunkt Löhne und auch Steuern gezahlt werden. Eben solche wiederkehrenden Aufgaben können durch die entsprechende Automatisierung Arbeitszeit und somit auch Geld sparen.

Zusammengefasst

Durch eine entsprechende Automatisierung können sowohl komplexe als auch redundante Schritte in einem Geschäftsworkflow eliminiert und vereinfacht werden. Sie können dies selbstverständlich manuell durchführen, indem Sie strategisch entscheiden, welche Schritte entfernt oder ignoriert werden können, aber auch neue Technologien und Systeme können dies für Sie übernehmen.

Wichtig ist jedoch, dass Sie sich bewusst sind, dass der Einsatz einer neuen Technologie bzw. eines neuen Systems eine Herausforderung darstellt und Ihre Zeit in Anspruch nehmen wird. Ein CRM bietet so viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren, dass es nicht selten vorkommt, dass man sich in der Fülle der Funktionen verliert. Somit ist es essentiell, dass Sie einen starken Partner an Ihrer Seite haben, der Sie aus dem Wald ohne Bäume herausführt und Ihnen den Blick aufs Grosse Ganze ermöglicht.

“Einfach zusammenarbeiten” ist unserer Ansicht nach der effiziente und zukunftsweisende Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dienstleistungen in der Übersicht:

  • BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gleicht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zustand und findet gemeinsam mit Ihnen das optimale Soll. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen kostenlosen Kennenlerntermin und stellen Ihnen die Grundprinzipien des vernetzten Arbeitens mit einem Social Intranet vor. Hierbei besprechen wir mit den Verantwortlichen individuell die Potentiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
  • REALISATION. LINXYS realisiert Ihr Projekt nach Ihren individuellen Bedürfnissen. Transparente und kontinuierliche Kommunikation mit unseren Kunden ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Machen Sie gemeinsam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitarbeiter erreichen und mit Ihnen auf Augenhöhe kommunizieren. Als ganzheitlicher Partner begleiten wir Sie und stellen für Sie mit den richtigen Lösungen und Strategien sicher, dass Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens erfolgreich voranbringen. mehr erfahren
  • SERVICE. Optimal und individuell: Ihre neue digitale Unternehmensplattform. Vom Corporate Branding bis zu individuellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre individuellen internen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
  • LÖSUNGEN. Veränderungen professionell einführen und Ihre Mitarbeiter vom Mehrwert überzeugen. LINXYS bietet individuelle Lösungen an – vor, während und nach dem Rollout. mehr erfahren
  • WORKSHOPS. Durch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden die Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten senken. LINXYS führt massgeschneiderte Workshops durch um diese Ziele auf den richtigen Weg zu bringen. mehr erfahren

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Ich stimme zu.

Back To Top