Bitrix24 hat im August 2024 wieder einmal mit neuen Funktionen und Updates überrascht. Neben dem…
5 Gründe warum Sie mit einem Digital Workplace als Unternehmer Geld sparen
Brauchen wir einen Digital Workplace? Müssen wir wirklich digitalisieren bzw. transformieren? Können wir nicht irgendwo Geld einsparen? Das kann ja nicht so schwer sein. Eigentlich mangelt es bei uns an effektiver Kommunikation. Teammitglieder fühlen sich aussen vor gelassen. Mitarbeiter wissen nicht, wohin sie sich wenden können, um arbeitsrelevante Informationen zu bekommen. Versehentlich wird auf veraltete Dateien zugegriffen und sie werden benutzt. Unsere Meetings sind zum Teil recht ineffektiv. Dateien werden in verschiedenen Versionen via E‑Mail ausgetauscht und die Kommunikation läuft über verschiedene Kanäle (Chat, WhatsApp, E‑Mail).
Kommt Ihnen irgendetwas davon bekannt vor? Dann ist es wahrscheinlich Zeit für einen Digital Workplace. Es wird wahrscheinlich eine der wichtigsten Entscheidung sein, die Sie in diesem Jahr treffen. Der Aufbau eines effektiven digitalen Arbeitsraums für Ihre Mitarbeitenden verbessert nicht nur die Zusammenarbeit und sorgt für zufriedenere Mitarbeiter, sondern trägt auch massgeblich zu Ihrem finanziellen Ergebnis bei. Wie? Ihr Team, Ihr Unternehmen kann deutlich effektiver und effizienter arbeiten und somit wichtige Ressourcen wie Zeit und Geld einsparen.
Kurz gesagt steht im Grunde jedes Unternehmen vor einer grossen und täglichen Herausforderungen: die Effizienz steigern und gleichzeitig die internen Kosten senken. Ist man ein wirtschaftsgetriebenes Unternehmen möchte man selbstverständlich gute Produkte und Dienstleistungen an den Kunden bringen, aber Umsätze bzw. Gewinne generieren ist mindestens ebenso wichtig. Um finanziell “gesund” aufgestellt zu sein und auch zu bleiben, gilt es in regelmässigen Abständen zu prüfen, wie intern Zeit und Geld eingespart werden können. Einen digitalen Arbeitsplatz aufzubauen, bedeutet Menschen, Prozesse und Technologien zusammenbringen und das mit dem Ziel eine effiziente und effektive Mitarbeitererfahrung überall und jederzeit auf jedem Endbenutzergerät zu ermöglichen. Dazu ist es erforderlich, über die traditionellen Modelle der Arbeitsplatzumgebung hinauszublicken und stattdessen darüber nachzudenken, wie Mitarbeiter die digitale Technologie nutzen, um Kunden besser zu bedienen und ein verbessertes Gesamterlebnis für Kunden zu schaffen. Eine umfassende Digital Workplace Strategie ermöglicht es einem Unternehmen, höhere Einnahmen zu erzielen, Talente anzuziehen und zu binden und die Konkurrenz in einer hyper-verbundenen Welt zu übertreffen.
Wie kann also ein Unternehmen mit Hilfe eines Digital Workplace Geld sparen?
1. Immer up to date
Stellen Sie sich ein typisches Projekt vor: Mehrere Personen arbeiten für einen bestimmten Zeitraum daran ein definiertes Ziel in einem definierten Zeitraum zu erreichen. Jedes Teammitglied hat seine Aufgaben, welche wiederum auf den Teilergebnissen anderer Personen aufbauen und somit abhängig von diesen sind. Zwischendrin erhält Ihr Projektteam wichtige Informationen von Kundenseite in Form von aktualisierten Dokumenten per E‑Mail. Diese Informationen werden selbstverständlich umgehend an alle Projektbeteiligten per Mail verteilt — ein Kollege wurde fälschlicherweise in CC genommen, weshalb er diese Information für sich als nicht relevant einstuft und somit ignoriert. Und schon ist es passiert. Eventuell kann sich bereits durch diesen einen kleinen, natürlich menschlichen, nachvollziehbaren aber dennoch gravierenden Fehler das komplette Projekt verzögern oder gar scheitern.
Dies wäre mit einem Digital Workplace wohl eher nicht passiert. Denn dort gäbe es eine Projektgruppe,
- auf welche alle relevanten Beteiligten Zugriff haben
- auf welche auch der Kunde, der Lieferant oder der Partner zugreifen und über welche kommuniziert werden kann
- in welcher alle Informationen, Dokumente, Kommunikationen, Informationen zu eben diesem Projekt an einem einzigen Ort zu finden sind.
Gibt es ein Update oder Änderung ist diese sofort und vor allem in Echtzeit für alle Projektbeteiligten ersichtlich. Somit kann Zeit und effektiv Geld eingespart werden — denn Projekte laufen deutlich effizienter und zielführender ab.
2. Wissen für alle
Ihre Geschäfte laufen hervorragend. Somit stellen Sie neue Mitarbeitende ein. Nicht selten dauert es einige Monate bis ein neues Teammitglied die internen Prozesse kennt und somit effizient zum Erfolg beiträgt. Mit einem Digital Workplace lässt sich dieser Onboarding-Prozess deutlich effizienter und auch effektiver gestalten. Beispielsweise können die ersten Schritte im Unternehmen über ein Explain-Video näher gebracht und erklärt werden. In einem Onboarding-FAQ können diverse Anweisungen aufgeführt werden, die den Arbeitsalltag von der ersten Minuten an transparent gestalten. Das neue Teammitglied kann somit im ersten Schritt selbst erkunden, wie es funktioniert, wo beispielsweise alle relevanten Informationen zu finden sind und wie miteinander kommuniziert und zusammengearbeitet wird.
Aber auch in einem anderen Fall ist es sehr wichtig, dass Wissen nicht zerstreut in mühsamer Kleinarbeit zusammengesucht werden muss oder gar bei nur einem einzigen Mitarbeiter liegt. Stellen Sie sich vor ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen und nimmt das über Jahrzehnte gesammelte Wissen mit. Dies wäre fatal. Kann jedoch nicht passieren wenn alles an einem Ort gesammelt dokumentiert ist: In Wikis hat jeder Experte die Möglichkeit das gesammelte Wissen für alle übersichtlich zu dokumentieren und die Historie eines Projektes ist in der entsprechenden Projektgruppe gespeichert. Alle Informationen und die gesamte Kommunikation kann bei Bedarf lückenlos und vollständig nachvollzogen werden. Somit kann neuen Mitarbeitenden oder externen Partnern mit wenigen Klicks der Zugriff auf diese Informationen gewährt werden und ein reibungsloser Projektverlauf ist garantiert. Auch in diesem Fall kann sehr viel Zeit und somit eben Geld eingespart werden.
3. Automatisierung
Automatisch die Effizienz steigern? Klingt gut? Ist es auch. Seien Sie sich aber bitte bewusst, dass dies ein wenig Vorarbeit benötigt. Eine Automatisierung von bspw. Prozessen beginnt damit, schwache oder auch sich wiederholende Verknüpfungen in einem Prozess zu identifizieren, die von Computern statt von Personen ausgeführt werden könnten. Es geht nicht nur darum, den Mitarbeitern das Leben zu erleichtern, sondern auch darum, die Prozesse zu beschleunigen und alle Hindernisse zu beseitigen, die Ihr Team auf dem Weg zum Erfolg aufhalten. Somit sollten Sie sich im ersten Schritt überlegen, welche Prozesse standardisiert werden können, damit Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben haben — nämlich für Ihre Kunden. Mit Hilfe eines Digital Workplace, also einer passenden Software, können Sie Ihr Geschäft so aufbauen, das es schlank, agil, produktiv ist und noch dazu Spass macht.
Lassen Sie sich auf dieses Thema ein, auch wenn es Ihnen im ersten Moment eventuell ein wenig Angst macht oder aufwendig erscheint. Bei einer Automatisierung geht es nicht darum, menschlich Fähigkeiten überflüssig aussehen zu lassen. Im Gegenteil — die Automatisierung soll auf keinen Fall den Menschen ersetzen. Es geht lediglich darum, mit den verfügbaren Technologien, das beste für sich und sein Unternehmen herauszuholen. Nutzen Sie Technologien indem Sie die richtigen Anwendungen dafür in Ihrem Unternehmen finden. Durch die optimale Automatisierung von Geschäftsabläufen können Sie und Ihre Teammitglieder mehr Freude an der Arbeit und an der Kreativität haben — und gleichzeitig werden die zwei wichtigen Ressourcen Zeit und Geld am richtigen Ort eingesetzt.
4. Der Kunde im Fokus
Brauchen wir wirklich ein CRM? Nun, die Antwort ist ziemlich einfach. Wenn Ihr Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen an Kunden verkauft und Sie wachsen bzw. den Umsatz steigern möchten, haben Sie einen Bedarf an CRM.
Die Bereitstellung eines qualitativ hochwertigen Kundenerlebnisses ist traditionell ressourcenintensiv, aber digitale Technologien können bestimmte Aspekte automatisieren, wodurch auf der einen Seite Kosten gesenkt und auf der anderen Seite die Servicequalität erhöht wird. Organisationen, die in einen Digital Workplace investieren, ermöglichen es beispielsweise potentiellen Kunden, sich via Chat an das Unternehmen zu wenden. Im Hintergrund arbeitet im ersten Schritt ein Chatbot, welcher das Selbstbedienungstool voll automatisiert bedient. Wurde genügend Zeit in die Entwicklung dieser Automatisierung investiert, d.h. wird das Kundenerlebnis an dieser Stelle optimal befriedigt, steht einer langfristigen Kundenbeziehung nichts mehr im Wege. Denn die initialen Fragen können umgehend beantwortet werden — das Vertrauen in das Unternehmen steigt und es kann in Phase 2 übergegangen werden — die Phase in welcher ein Kundenberater übernimmt und den Deal abschliesst.
Von der ersten Kontaktaufnahme an hat das Unternehmen mit Hilfe des Digital Workplace den einzelnen Kunden im Fokus. Alle Informationen werden an einem einzigen Ort gesammelt. Von diesem einen Dreh- und Angelpunkt aus, können alle Aktivitäten diesen Kunden betreffend gesteuert und überwacht werden. Somit haben Sie beim nächsten Kundenkontakt mit nur einem Klick alle Informationen vorliegen, müssen diese nicht erst mühselig zusammensuchen und sind in der Lage umgehend auf Wünsche oder Fragen zu reagieren.
5. Orts- und Zeitunabhängigkeit
Der Digitale Arbeitsplatz ermöglicht es allen Beteiligten von überall und jederzeit zu arbeiten. Dabei geht es selbstverständlich nicht darum, Ihre Mitarbeitenden 24/7 zu beschäftigen. Im Gegenteil: Es geht darum, Ihren Mitarbeitenden die Freiheiten einzuräumen, welche Sie persönlich für ein effizientes Arbeiten benötigen. Im Fokus dabei steht wiederum die Kosteneinsparung durch Effizienz. Dadurch, dass sich beispielsweise Ihre Projektteams digital organisieren, können Entscheidungen deutlich schneller getroffen werden — denn alle Daten und Fakten, auf welcher eine Entscheidung getroffen werden kann, sind in Echtzeit einsehbar. Ungleiche Wissensstände werden auf ein Minimum reduziert. Bei Problemen können entsprechende Experten mit einem Klick hinzugezogen werden ohne dass diese eine lange Reise von Standort A nach Standort B antreten müssen. Somit können Meetings deutlich effizienter gestaltet, Ergebnisse schneller erarbeitet und Entscheidungen schneller getroffen werden.
Weiterhin geht es bei diesem Punkt darum, all Ihre Mitarbeitenden miteinzubeziehen. Durch die digitale Verfügbarkeit aller relevanten Informationen auf diversen mobilen Endgeräten, erreichen Sie bspw. auch Ihre Non-Desk Worker und Aussendienstmitarbeiter. Somit sind auch diese, vorher schwer zu erreichenden Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand und können entsprechend agieren.
Alles kann — nichts muss | Digital Workplace
Der Digital Workplace verändert die Art und Weise, wie Mitarbeitende zusammenarbeiten, wie Unternehmen ihre Kunden unterstützen und letztendlich wie sie Geschäfte machen. Die Umgestaltung des Arbeitsplatzes ist ein strategischer Schritt für ein Unternehmen — und nicht einfach nur ein Bestreben, Dienstleistungen und Support zu kommerzialisieren. Ein Unternehmen, das einen digitalen Arbeitsplatz aufbauen kann, wird wertvolle Geschäftsergebnisse mit weitreichenden Auswirkungen erzielen.
Wichtig ist jedoch, dass Sie sich bewusst sind, dass der Einsatz einer neuen Technologie bzw. eines neuen Systems eine Herausforderung darstellt und im Vorfeld Ihre Zeit in Anspruch nehmen wird. Ein Digital Workplace bietet viele verschiedene Möglichkeiten Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und die Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen zu verbessern. Nicht selten kommt es daher vor, dass man sich in der Fülle der Funktionen verliert. Somit ist es essentiell, dass Sie sich im ersten Schritt Zeit nehmen. Dass Sie sich genügend Zeit dafür nehmen zu überlegen, was Sie in Zukunft erreichen möchten und vor allem wie Sie diese Ziele erreichen möchten. Ein starker Partner an Ihrer Seite kann dabei unterstützen den Blick aufs Grosse Ganze zu lenken und somit Ihren Weg in die digitale Zukunft zu ebnen.
“Einfach zusammenarbeiten” ist unserer Ansicht nach der effiziente und zukunftsweisende Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen Sie uns unverbindlich an.
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