Die vielen Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Für jeden Geschäftsin­hab­er ist es wichtig die Effizienz zu steigern, sich wieder­holende Auf­gaben zu min­imieren oder zu stan­dar­d­isieren und somit Zeit für strate­gis­che Entschei­dun­gen zu max­imieren. Durch die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen, wer­den Mitar­beit­er ent­lastet und die gewün­scht­en Ergeb­nisse pos­i­tiv bee­in­flusst. Durch den Ein­satz ein­er Soft­ware kön­nen Sie ein Geschäft auf­bauen, das schlank, agil, pro­duk­tiv und noch dazu Spass macht.
Geschäft­sprozes­sautoma­tisierung (Busi­ness Process Automa­tion) ist ein über­greifend­er Begriff, der alles umfasst, was in irgen­dein­er Art und Weise Geschäft­sprozesse opti­miert: vom Mitar­beit­er-Onboard­ing bis hin zur Prozessen in der Kred­i­toren­buch­hal­tung. Jedoch haben viele ihre Schwierigkeit­en mit der Automa­tisierung von Geschäftsabläufen. Auf der einen Seite befürcht­en sie, dass eine Automa­tisierung men­schliche Fähigkeit­en über­flüs­sig machen wird. Auf der anderen Seite kommt man heutzu­tage jedoch nicht mehr an der Entwick­lung von Tech­nolo­gie vor­bei. Der einzige Weg, um mit diesem unver­mei­dlichen Prozess fer­tig zu wer­den, beste­ht darin, die Tech­nolo­gie zu nutzen und die richtige Anwen­dung dafür in Ihrem Unternehmen zu find­en. Die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen soll nicht den Men­schen erset­zen. Im Gegen­teil: Durch die opti­male Automa­tisierung von Geschäftsabläufen kön­nen Sie und Ihre Team­mit­glieder mehr Freude an der Arbeit und an der Kreativ­ität haben.

Eine Geschäft­sautoma­tisierung begin­nt damit, schwache oder auch sich wieder­holende Verknüp­fun­gen in einem Prozess zu iden­ti­fizieren, die von Com­put­ern statt von Per­so­n­en aus­ge­führt wer­den kön­nten. Es geht nicht nur darum, den Mitar­beit­ern das Leben zu erle­ichtern, son­dern auch darum, die Prozesse zu beschle­u­ni­gen und alle Hin­dernisse zu beseit­i­gen, die Ihr Team auf dem Weg zum Erfolg aufhal­ten.

Unten­ste­hend haben wir ein paar Punk­te aufge­lis­tet, welche Sie mit Sicher­heit überzeu­gen wer­den:

Kosten minimieren und gleichzeitig Fehler vermeiden

Ein­er der Haupt­gründe, weshalb Unternehmen Geschäft­sprozesse automa­tisieren, ist ganz klar die Kostenre­duk­tion. Durch die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen kann näm­lich ein Teil der zur Ver­fü­gung ste­hen­den Arbeit­skraft für andere Auf­gaben freigeben wer­den. Des Weit­eren kann sog­ar die Mitar­beit­er­an­zahl reduziert wer­den, wenn Sie Mitar­beit­er zukün­ftig nach dem Mot­to “Klasse statt Masse” ein­stellen.

Ein weit­er­er Grund der für die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen (Busi­ness Automa­tion) in Unternehmen spricht, ist die Möglichkeit, Fehler sig­nifikant zu reduzieren. Egal, wie sehr Ihre Team­mit­glieder qual­i­fiziert sind, sie sind Men­schen, die Fehler machen. Wer­den bes­timmte Prozesse automa­tisiert, kön­nen in bes­timmten Prozessphasen Fehler begren­zt wer­den, wodurch der gesamte Prozess effek­tiv­er und fehler­freier wird.

Qualität erhöhen und Konsistenz gewährleisten

Zwei Fak­toren, welche für das “per­fek­te Kun­den­er­leb­nis” sor­gen, sind Qual­ität und Beständigkeit. Jed­er möchte kon­tinuier­lich die besten Pro­duk­te liefern, um Ver­trauen und Loy­al­ität aufzubauen. Eine Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen stellt sich­er, dass jedes einzelne Pro­dukt immer den gle­ichen Stan­dards entspricht. Bei maschinell hergestell­ten Pro­duk­ten gibt es aber selb­stver­ständlich ab und an eine geringe Qual­itätsab­we­ichung.

Maschi­nen erre­ichen keine Pro­duk­tiv­itäts- oder Moti­va­tion­sspitzen, so dass das Ergeb­nis, unab­hängig von der Tageszeit, immer gle­ich ist. Kon­sis­tenz bedeutet, dass die Kun­den immer das gle­iche Ser­vicelev­el erleben, wodurch die Loy­al­ität gestärkt wird.

Durch einen neuen Blickwinkel mehr sehen

Pos­i­tive  Neben­ef­fek­te ein­er Automa­tisierung sind die Analy­semöglichkeit­en und das Betra­cht­en von Beste­hen­dem aus der “Vogelper­spek­tive”. Bei der Bear­beitung von Auf­gaben wer­den Prozesse und deren Ergeb­nisse aufgeze­ich­net, so dass man einen Überblick erhält, wie viele Auf­gaben tat­säch­lich erledigt wur­den und vor allem in welch­er Zeit und mit welchem Ergeb­nis. Diese Dat­en bieten einen Blick hin­ter die Kulis­sen Ihres Unternehmens und ermöglichen eine kon­tinuier­liche Opti­mierung und Verbesserung.

Ein wichtiger Erfol­gs­fak­tor darf vor lauter Automa­tisierung allerd­ings nicht vergessen wer­den: ein stetiges Testen der vorgenomme­nen Anpas­sun­gen. Daher bietet eine Soft­ware für die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen nicht nur Tools für die Verbesserung an, son­dern auch Werkzeuge mit welchen die Tat­säch­lichen Erfolge gemessen wer­den kön­nen. Somit haben Sie stetig den Soll-Ist-Ver­gle­ich und kön­nen bei Bedarf nachjustieren.

Zusammenarbeit verbessern

Kol­lab­o­ra­tion kann als der Prozess definiert wer­den, wenn auf ein gemein­sames Ziel hingear­beit­et wird. Doch diverse Hin­dernisse kön­nen die Reise zum Ziel erschw­eren: Dead­lines, das Zer­legen gross­er Pro­jek­te in kleinere Arbeitspakete und die Prob­lematik mit der Kom­mu­nika­tion — über welchen Kanal sollen wir rel­e­vante The­men kom­mu­nizieren. Durch eine adäquate Automa­tisierung kön­nen solche Hin­dernisse beseit­igt und die Kol­lab­o­ra­tion rei­bungs­los und effek­tiv gestal­tet wer­den. Die gesamte Kom­mu­nika­tion eines Pro­jek­t­teams wird aufgeze­ich­net, doku­men­tiert wodurch Änderun­gen am richti­gen Ort gespe­ichert und jed­erzeit abruf­bar sind.

Verantwortung zeigen

Durch das Automa­tisieren von Geschäft­sprozessen, wird eine Kul­tur von Ver­ant­wor­tungs­be­wusst­sein im Team gefördert. Com­put­er erzwin­gen bes­timmte Prozesse und damit diese Prozesse rei­bungs­los ablaufen, müssen alle Team­mit­glieder ihren Beitrag leis­ten. Somit sind die einzel­nen Team­mit­glieder eher bestrebt, sich an Fris­ten zu hal­ten, da sie wis­sen, dass der näch­ste Meilen­stein automa­tisch von der Soft­ware aus­gelöst wird.

Auch sind die Ver­ant­wortlichkeit­en bei ein­er Auf­gabe klar definiert und auch sicht­bar. D.h. man hat immer eine klare Über­sicht darüber, wer was macht und wie viele Auf­gaben von jedem einzel­nen Team­mit­glied bear­beit­et wer­den.

Projekte schneller abschliessen

Nicht sel­ten kommt es vor, dass Pro­jek­te an ein­er Stelle stag­nieren, weil entwed­er Teilauf­gaben nicht abgenom­men, die näch­sten Schritte nicht genehmigt wer­den oder die ver­ant­wortliche Per­son kein Inter­esse daran hat, das Pro­jekt voranzutreiben. Durch die Automa­tisierung wird eine klare Genehmi­gung­shier­ar­chie etabliert: Zu jed­er Zeit ist zu sehen, an welch­er Stelle sich das Pro­jekt befind­et und die ver­ant­wortliche Per­son erhält Erin­nerun­gen an die benötigte Freiga­be. Solch ein automa­tisiertes Genehmi­gungsver­fahren ist für alle Beteiligten angenehm, da Ergeb­nisse mit den zuge­höri­gen Kom­mentaren und Anmerkun­gen an den näch­sten Ver­ant­wortlichen übergeben wer­den.

Governance und Compliance sicherstellen

Eine Geschäft­sprozes­sautoma­tisierung ermöglicht es Geschäfts­führern, Änderun­gen in Echtzeit zu ver­fol­gen, was beson­ders wichtig ist, wenn es um staatliche Vorschriften geht. Wenn sich die ger­ing­ste Änderung der Vorschriften auf Ihr Endergeb­nis auswirken kann, ist es essen­tiell wach­sam zu bleiben und so schnell wie möglich auf diese reagieren zu kön­nen. Eine entsprechende Soft­ware sendet Benachrich­ti­gun­gen, wenn Änderun­gen anste­hen, leit­et Sie an den richti­gen Ver­ant­wortlichen weit­er und erle­ichtert somit die Pla­nung und Imple­men­tierung.

Sehen Sie die Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen als Ihren zuver­läs­si­gen Com­pli­ance-Berater. Auch wenn durch eine  Automa­tisierung nicht die ganze Arbeit automa­tisch erledigt wird, wird jedoch sichergestellt, dass die richti­gen Knöpfe zur richti­gen Zeit gedrückt wer­den und Men­schen mobil­isiert wer­den, um die Arbeit zu erledi­gen.

Zusammengefasst — Automatisierung von Geschäftsprozessen

Geschäft­sprozes­sautoma­tisierung bietet eine Menge an Vorteilen und Wach­s­tum­schan­cen. Kosten kön­nen sig­nifikant min­imiert und gle­ichzeit­ig die Pro­duk­tiv­ität der Mitar­beit­er max­imiert wer­den. Der grösste Vorteil ein­er Automa­tisierung von Prozessen beste­ht jedoch darin, dass Sie und Ihr Team sich wieder­holende und lang­weilige Auf­gaben sparen und sich stattdessen auf kreative und angenehmere Arbeit konzen­tri­eren kön­nen.

Heutzu­tage  ist das The­ma Automa­tisierung für jedes Unternehmen uner­lässlich. Aber es braucht mehr als nur den Wun­sch zu starten. Wird die Imple­men­tierung nicht sorgfältig geplant, riskieren Sie, die Loy­al­ität Ihrer Mitar­beit­er zu ver­lieren und zusät­zlich­es Chaos in Ihr Unternehmen zu brin­gen. Daher soll­ten Sie klein anfan­gen. Find­en Sie eine kleine, sich wieder­holende Auf­gabe und ver­suchen Sie sich an der Automa­tisierung von diesem Geschäft­sprozess. Stellen Sie sich­er, dass Sie die betrof­fe­nen Mitar­beit­er bei jedem Schritt mit ein­beziehen und ihnen die Vorteile der Automa­tisierung deut­liche aufzeigen. Informieren Sie Ihre Mitar­beit­er und lassen Sie sie wis­sen, dass diese Neuerung nicht dazu bes­timmt ist, ihre Arbeit zu übernehmen, son­dern dass sie ihnen dabei hil­ft, ihre Arbeit bess­er zu machen und ihre Fähigkeit­en zu verbessern.

Soll­ten Sie Inter­esse an ein­er Soft­ware zur Automa­tisierung von Geschäft­sprozessen suchen, wer­den Sie von Bitrix24 begeis­tert sein. Bitrix24 kann indi­vidu­ell und entsprechend Ihren Bedürfnis­sen angepasst wer­den, um Ihnen und Ihren Mitar­beit­er den Arbeit­sall­t­ag zu erle­ichtern. Konzen­tri­eren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, wir unter­stützen Sie gerne bei der Automa­tisierung.