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Handbuch interne Kommunikation

Handbuch Interne Kommunikation / LINXYS, Beekeeper

Die richti­gen Zutat­en, in der richti­gen Menge, entsprechend wohl über­legtem Rezept zusam­menge­fügt, kön­nen einen schmack­haften und beliebten Ein­topf ergeben — dies lässt sich auch auf die interne Kom­mu­nika­tion übertragen.

Dieser Beitrag soll Ihnen Anre­gun­gen geben, wie Sie die interne Kom­mu­nika­tion in Ihrem Unternehmen verbessern kön­nen. Beson­ders als Führungskraft von Mitar­beit­ern, die oft­mals nicht am Schreibtisch arbeit­en, ste­hen Sie vor kom­mu­nika­tiv­en Her­aus­forderun­gen. Näm­lich Her­aus­forderun­gen, um die sich Man­ag­er mit büro­ge­bun­de­nen Mitar­bei­t­en­den keine allzu grossen Sor­gen machen müssen.
(Quelle: Bee­keep­er)

Und es beginnt mit einem Plan…

Mit vor­liegen­dem Artikel wer­den diverse Bere­iche abgedeckt, die für die interne Unternehmen­skom­mu­nika­tion der gewerblichen Indus­trie rel­e­vant sind. Zuerst geht es darum, was  unter intern­er Kom­mu­nika­tion zu ver­ste­hen ist, und vor allem, warum sie so wichtig ist. Anschliessend wer­den Trends aufgezeigt, um die ab 2020 nie­mand mehr herum kommt.

Ein weit­er­er Bere­ich beschäftigt sich mit der Aufrechter­hal­tung der Sicher­heit. Sie erhal­ten einen Ein­blick, welche Sicher­heits­mass­nah­men für die interne Kom­mu­nika­tion beachtet wer­den sollten.

In Kapi­tel drei wird Ihnen gezeigt, wie Sie ein angemessenes internes Kom­mu­nika­tion­skonzept für Ihr Unternehmen umset­zen und die richti­gen Werkzeuge für die jew­eilige Auf­gabe auswählen kön­nen. Anschliessend erhal­ten Sie spez­i­fis­che Tipps zur inter­nen Kom­mu­nika­tion in den grössten Branchen der gewerblichen Indus­trie: Hotel­lerie, Pro­duk­tion und Einzelhandel.

Und last but not least erfahren Sie, wie Sie den ROI der inter­nen Kom­mu­nika­tion messen können.

1. Grundlagen und Instrumente der internen Kommunikation

Erfahren Sie in diesem Kapi­tel, was interne Kom­mu­nika­tion über­haupt ist, welche Vorteile ein starkes Konzept zur inter­nen Kom­mu­nika­tion bietet und auf welche aktuellen Trends sich ihr Unternehmen vor­bere­it­en sollte.

Interne Kom­mu­nika­tion — was genau ist das

Es gibt viele unter­schiedliche Möglichkeit­en, diese Frage zu beant­worten. Für manch einen kön­nte die Antwort ein bes­timmtes Soft­ware-Tool sein. Für andere wiederum ist die interne Kom­mu­nika­tion eine bes­timmte Strate­gie, die die Mitar­bei­t­en­den, Team­mit­glieder und let­z­tendlich das gesamte Unternehmen zusammenhält.

Somit ist keine dieser Antworten falsch. Aber den­noch soll an dieser Stelle eine etwas weit­er greifende Def­i­n­i­tion von “Intern­er Kom­mu­nika­tion” vorgeschla­gen wer­den. Ein­fach aus­ge­drückt ist Interne Kom­mu­nika­tion die Art und Weise, wie ein Unternehmen und seine Mitar­beit­er miteinan­der inter­agieren, um die Arbeit zu erledigen. 

Dafür gibt es zahlre­iche ver­schiedene Meth­o­d­en. Es spielt jedoch keine Rolle, ob Ihr Unternehmen die neuesten und besten Tech­nolo­giesys­teme ein­set­zt, um in Kon­takt zu bleiben, oder ein ein­fach­es Schwarzes Brett im Pausen­raum ‒ das Ziel der inter­nen Kom­mu­nika­tion ist immer das gle­iche: die Inter­ak­tion zwis­chen einem Unternehmen und seinen Mitar­bei­t­en­den zu erleichtern.

Eine effek­tive interne Kom­mu­nika­tion — Die Vorteile

Der Begriff der inter­nen Kom­mu­nika­tion wurde definiert. Nun stellt sich allerd­ings die Frage, warum Ihr Unternehmen Zeit und Geld in die Verbesserung eben dieser investieren sollte. Warum teilen einige Unternehmen wichtige Infor­ma­tio­nen über das Schwarze Brett im Pausen­raum und andere bauen ein ganzes Sys­teme für diese Auf­gabe auf?

Ein effek­tives Konzept zur inter­nen Kom­mu­nika­tion kommt Ihrem Unternehmen in viel­er­lei Hin­sicht tat­säch­lich zugute. Das klas­sis­che Schwarze Brett ist für viele Unternehmen kein ide­ales Medi­um, da die Infor­ma­tio­nen darauf schnell ver­al­ten und zudem die CO2-Bilanz durch das ständi­ge Druck­en belastet wird. Daher wird auf andere Tools zurückgegriffen.

Unab­hängig davon, welchen Kanal/ welche Kanäle Sie in Ihrem Unternehmen für die interne Kom­mu­nika­tion nutzen, bietet ein effek­tives Konzept generell fol­gende Vorteile:

  • Effizienz
    Mit dem für Sie opti­malen und richti­gen inter­nen Kom­mu­nika­tion­skonzept ist das Man­age­ment in der Lage, Unternehmen­sziele, Best Prac­tices und wichtige Neuigkeit­en schnell und unkom­pliziert an die Mitar­bei­t­en­den weit­erzugeben. Umgekehrt kön­nen aber auch die Team­mit­glieder Fra­gen stellen und rechtzeit­ig Feed­back erhalten.
    Da die Forschung ergeben hat, dass 72 Prozent der gewerblichen Mitar­beit­er Zugang zu mobilen Geräten haben, ist es sin­nvoll, wichtige Inter­ak­tio­nen beispiel­sweise über eine mobile App zu ermöglichen. Durch den Ein­satz von Soft­ware, die einen bei­d­seit­i­gen Dia­log ermöglicht, kön­nen Sie effizient mit Ihrem Team kom­mu­nizieren ‒ egal wo sich die einzel­nen Team­mit­glieder befind­en (orts- und zeitun­ab­hängige Kom­mu­nika­tion und Kollaboration).
    Darüber hin­aus wird Ihr Unternehmen durch die Investi­tion in eine mobil­taugliche interne Kom­mu­nika­tions-Soft­ware auch andere Effizien­zvorteile erleben. So kön­nen beispiel­sweise Mitar­beit­er­be­fra­gun­gen, wiederkehrende Newslet­ter, Schicht­mit­teilun­gen und diverse interne Prozesse automa­tisiert werden.
    Sys­teme wie beispiel­sweise Bee­keep­er, COYO, Bitrix24 oder Staff­base geben Nutzern sog­ar teil­weise Zugang zu Chat­bots, was die interne Kom­mu­nika­tion erhe­blich erle­ichtert. Stellen Sie sich vor, wie es sich anfühlen würde, wenn sim­ple aber häu­fige Fra­gen wie „Wann soll ich am Fre­itag da sein?“ automa­tisch beant­wortet wer­den würden!
    Ein effek­tives internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem erhöht die Effizienz und erle­ichtert zugle­ich dem Man­age­ment und den Mitar­bei­t­en­den den Arbeitsalltag.
  • Mitar­beit­er­gen­gage­ment
    Das Engage­ment der Mitar­beit­er ist ein beson­ders “heiss­es” The­ma. Stu­di­en bele­gen, dass engagierte Team­mit­glieder härter, effizien­ter und somit mit mehr Spass arbeit­en. Dadurch erhöht sich die Loy­al­ität gegenüber dem Arbeit­ge­ber und die interne Fluk­tu­a­tion kann min­imiert werden.
    Aber eine erfol­gre­iche Involvierung von gewerblichen Mitar­bei­t­en­den hat ihre Tück­en und Her­aus­forderun­gen. Im Gegen­satz zu ihren Kol­le­gen im Büro sind sie nicht an einem einzi­gen Ort zen­tral­isiert. Das bedeutet, dass die Ansprache und Ein­bindung im All­t­ag nicht so ein­fach ist. Es wird sich schwierig gestal­ten ein spon­tanes Mit­tagessen zu organ­isieren. Selb­st teamweite E‑Mails wer­den das Prob­lem in den sel­tensten Fällen lösen, da nur 17 Prozent der Aussen­di­en­st­mi­tar­beit­er eine vom Unternehmen vergebene E‑Mail-Adresse haben.Was ist also die mögliche Lösung? Greifen Sie beispiel­sweise auf bewährte Meth­o­d­en, wie das Versenden von Mitar­beiterum­fra­gen, zurück. Die Frage nach der Mei­n­ung des einzel­nen Team­mit­glieds hat näm­lich zwei entschei­dende Vorteile: Sie erhal­ten wichtige Infor­ma­tio­nen über Ihr Unternehmen und geben den Mitar­bei­t­en­den das Gefühl von Wertschätzung, was wiederum deren Engage­ment erhe­blich steigert.
  • Team-Pro­duk­tiv­ität
    Sobald ein effek­tives internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem vorhan­den ist, kann das Man­age­ment die Team­mit­glieder effizien­ter kon­tak­tieren und motivieren. Bei­des führt natür­lich zu ein­er höheren Produktivität.
    Erhal­ten die Mitar­bei­t­en­den ihre Anweisun­gen schneller, kön­nen sie diese auch schneller umset­zen. Fühlen sich die Team­mit­glieder motiviert, glück­lich und geschätzt, steigt laut Stu­di­en die Pro­duk­tiv­ität um bis zu 31 Prozent.
    Ein effek­tives internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem ist somit aus vie­len Grün­den vorteil­haft für Ihr Unternehmen. Vor allem in den Bere­ichen Effizienz, Mitar­beit­eren­gage­ment und Team-Produktivität.

Inter­nen Kom­mu­nika­tion — aktuelle Trends

Es gibt viele ver­schiedene Ansätze und Ideen die interne Unternehmen­skom­mu­nika­tion betr­e­f­fend. Die gewerbliche Indus­trie sollte allerd­ings fol­gende ken­nen und auch beachten:

  • Unternehmen­skul­tur — ein entschei­den­der Erfolgsfaktor
    Nur kurz vor­weg: Die Unternehmen­skul­tur war schon immer wichtig. Aber die Notwendigkeit ein­er kon­tinuier­lichen Verbesserung der Unternehmen­skul­tur war noch nie so gross.  Ins­beson­dere beim Ver­such, ein Unternehmen zu skalieren. Ihr Team möchte sich wert­geschätzt fühlen und daran glauben, dass es an etwas Sin­nvollem arbeit­et. Ein effek­tives internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem spielt dabei eine grosse Rolle und kann es ermöglichen, eben dieses Gefühl zu erzeugen.
  • Dig­i­tales Geschick ist gefragt
    Das dig­i­tale Geschick bezieht sich auf die Fähigkeit und vor allem auf die Bere­itschaft eines Unternehmens, sowohl vorhan­dene als auch neu entste­hende Tech­nolo­gien für geschäftliche Zwecke zu nutzen. Die Tech­nolo­gie kann sich in nahezu allen Geschäfts­bere­ichen verbessern. Ins­beson­dere gilt dies für die interne Kom­mu­nika­tion: Ein Instru­ment, das die Mitar­beit­er vor Ort ein­set­zen kön­nen, ist von entschei­den­der Bedeu­tung. Zudem sollte es dem Man­age­ment detail­lierte wertvolle Analy­sen liefern können.
  • KI sollte kein Fremd­wort sein
    Viele Experten sind sich einig: Kün­stliche Intel­li­genz ist die Zukun­ft. Unternehmen, die sich auf diese Tat­sache ein­lassen, wer­den sich kün­ftig bess­er behaupten kön­nen. KI-Tech­nolo­gien kön­nen ein Konzept der inter­nen Kom­mu­nika­tion wesentlich effizien­ter gestal­ten. Durch diverse Automa­tisierun­gen kann sich das Man­age­ment auf die wichtig­sten Auf­gaben konzen­tri­eren und gle­ichzeit­ig die müh­samen bzw. zeitaufwendi­gen Aspek­te der Kom­mu­nika­tion an Chat­bots und andere For­men dieser Tech­nolo­gie delegieren. In einem Whitepa­per hat Bee­keep­er einige Trends in der inter­nen Kom­mu­nika­tion zusammengefasst.

2. Sichere interne Kommunikation

Vor allem die Daten­sicher­heit ist in den let­zten Jahren ver­stärkt ein wichtiges The­ma gewor­den. Zu Recht, denn vor allem im pri­vat­en Umfeld wird sich kon­tinuier­lich damit befasst, wie  ver­schiedene Mes­sag­ing-Apps (Face­book, What­sApp usw.) mit Benutzer­in­for­ma­tio­nen umgehen.

Zahlre­iche Fehler, Lück­en und Prob­leme haben schon zu schlechter Presse, Mis­strauen der Kun­den und Umsatzein­bussen geführt. Das­selbe kön­nte auch Ihrem Unternehmen passieren, wenn die interne Kom­mu­nika­tion offen­gelegt wird. An dieser Stelle wollen wir auf die Sicher­heits­mass­nah­men einge­hen, die Ihr internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem benötigt.

Sicher­heits­mass­nahme, die Sie suchen sollten

Alle sind sich darüber einig, dass Daten­sicher­heit eine grosse und wichtige Rolle spielt. Aber wie kann ein Unternehmen sich­er­stellen, dass die interne Kom­mu­nika­tion geschützt bleibt? Über­prüfen Sie zunächst, ob Ihre Kom­mu­nika­tion­stools die fol­gen­den Attribute aufweisen:

  • Ist das Tool für die Auf­gabe geeignet?
    Das Instru­ment zur inter­nen Kom­mu­nika­tion in Ihrem Unternehmen sollte speziell dafür entwick­elt wor­den sein, Fir­men­mit­glieder in Kon­takt zu hal­ten. Mes­sag­ing-Apps wie beispiel­sweise What­sApp wur­den nicht dafür gemacht, wichtige Geschäfts­dat­en zu teilen. Deshalb ver­fü­gen diese Apps auch nicht über die notwendi­gen Sicherheitsbedingungen.
  • DSG­VO-kon­form
    Die Daten­schutz­grund­verord­nung wurde 2018 von der EU ver­ab­schiedet und soll der Öffentlichkeit mehr Kon­trolle über per­so­n­en­be­zo­gene Dat­en geben. Darüber hin­aus wird überwacht, was Unternehmen rechtlich mit Kun­den­dat­en tun dür­fen. Dieses Gesetz gilt für alle Unternehmen, die Kun­den mit Wohn­sitz in der EU haben ‒ auch wenn das betr­e­f­fende Unternehmen selb­st nicht dort ansäs­sig ist. So unter­liegt auch beispiel­sweise ein New York­er Hotel den DSG­VO-Richtlin­ien, wenn es Gäste aus der EU beherbergt. Interne Kom­mu­nika­tion­stools, die, wie beispiel­sweise What­sApp, nicht DSG­VO-kon­form sind, bergen gewisse Risiken. Was passiert, wenn interne Chats mit Kun­den­in­for­ma­tio­nen gehackt wer­den oder an die Öffentlichkeit gelan­gen? Wie sich­er sind die aktuell genutzten inter­nen Kom­mu­nika­tion­skanäle Ihrer Mitar­beit­er? Erfüllt das Tool für Unternehmen wichtige Kri­te­rien? Wenn nicht, soll­ten Sie in Erwä­gung ziehen, in ein anderes Tool zu investieren.

3. Die interne Kommunikation verbessern

Nach­dem aufgezeigt wurde, warum eine sichere interne Kom­mu­nika­tion wichtig ist, soll aufgezeigt wer­den, wie die interne Kom­mu­nika­tion im Unternehmen verbessert wer­den kann.

Gibt es vielle­icht Prob­leme mit der inter­nen Kommunikation?
Bevor ver­sucht wird das interne Kom­mu­nika­tion­ssys­tem zu verbessern, sollte man sich zunächst die Frage stellen, ob es vielle­icht Prob­leme gibt. Wenn ja, welche sind das? Im fol­gen­den einige Beispiele auf die Sie acht­en sollten:

  • Nutzung unter­schiedlich­er Plattformen
    Eine Fehlkom­mu­nika­tion zwis­chen Man­age­ment und den Teams führt in den meis­ten Fällen auch zu schlecht­en Ergeb­nis­sen. Wie informiert die Führungse­tage den Rest des Unternehmens über wichtige Entschei­dun­gen? Sollte das aktuell ver­wen­dete Sys­tem die Kom­mu­nika­tion nicht fördern, ist es an der Zeit für eine Verän­derung. Eine gesunde interne Unternehmen­skom­mu­nika­tion sollte keine Ein­bahn­strasse sein. Mitar­bei­t­ende soll­ten genau­so die Möglichkeit erhal­ten, mit dem Man­age­ment zu inter­agieren und Fra­gen zu stellen. Dadurch wird sichergestellt, dass jed­er Mitar­beit­er seine Ver­ant­wortlichkeit­en genau ken­nt und somit kost­spielige Fehler min­imiert wer­den. Lassen Ihre derzeit­i­gen inter­nen Kom­mu­nika­tion­skanäle Gespräche in bei­de Rich­tun­gen zu?
  • Viele Kun­den beschw­eren sich
    Ein indi­rek­tes Zeichen für eine nicht opti­male interne Kom­mu­nika­tion sind Kun­denbeschw­er­den. Wer­den die Anweisun­gen der Führungskräfte nicht befol­gt, muss der Nutzer die Fol­gen tra­gen. Engagierte Mitar­beit­er sind in der Regel glück­lich. Eine hohe Anzahl von Kun­denbeschw­er­den kann also auch darauf hin­deuten, dass Ihre Mitar­beit­er unzufrieden sind. Dies kann dazu führen, dass sie ihren eige­nen Frust an unbeteiligten Kun­den aus­lassen. Selb­stver­ständlich muss solch ein Prob­lem gründlich unter­sucht wer­den. Es gibt viele Gründe, warum Ihr Unternehmen Kun­denbeschw­er­den erhal­ten kön­nte. Eine verbesserungswürdi­ge interne Kom­mu­nika­tion ist nur ein­er davon. Aber mit Sicher­heit wird es sich lohnen, diesem Aspekt auf den Grund zu gehen.

Eine erfol­gre­iche Kom­mu­nika­tion­sstrate­gie implementieren
Wenn Sie zu dem Schluss gekom­men sind, dass Ihr Unternehmen die interne Kom­mu­nika­tion verbessern muss, ist es an der Zeit, auch damit zu begin­nen. Unten­ste­hend einige Best Prac­tices, die dabei beachtet wer­den sollten:

  • Ken­nen Sie Ihre Ziele
    Bevor Sie begin­nen, müssen Sie ver­ste­hen, was über­haupt erre­icht wer­den soll. Was sind die konkreten Ziele? Welche Prob­leme sollen durch die Umset­zung eines Konzepts zur inter­nen Kom­mu­nika­tion gelöst werden?
    Für viele Unternehmen gehören fol­gende Ziele der inter­nen Kom­mu­nika­tion: Aus­tausch von Infor­ma­tio­nen, Benachrich­ti­gung von Team­mit­gliedern über Änderun­gen in bes­timmten Prozessen und die Gewin­nung von Mitar­beit­er­feed­back. Jedes dieser Ziele kann dazu beitra­gen, das Engage­ment zu verbessern, die Fluk­tu­a­tion­srate zu senken und somit die Zusam­me­nar­beit im Team zu erle­ichtern und zu optimieren.
  • Find­en Sie Ihre Influencer
    Sobald im Unternehmen etwas Neues einge­führt wer­den soll, braucht man Influ­encer — egal ob um ein E‑Mail-Pro­gramm oder einen Prozess zur besseren Kun­den­ber­atung geht. Influ­encer sind Men­schen, die die Vorteile der bevorste­hen­den Verän­derun­gen ver­ste­hen, befür­worten und dadurch den Rest des Unternehmens davon überzeu­gen. Häu­fig sind dies Leute aus der Man­age­mentebene oder Abteilungsleit­er, aber auch nicht in allen Fällen.
  • Entwick­eln Sie Ihr Konzept
    Sowohl vor der Ein­führung eines neuen inter­nen Kom­mu­nika­tion­ssys­tems als auch nach der Inbe­trieb­nahme ist es essen­tiell, dass die zu veröf­fentlichen­den Inhalte geplant und strate­gisch aus­richtet wer­den. Welche Inhalte kön­nten die Mitar­bei­t­en­den motivieren? Soll­ten Ihnen die Ideen aus­ge­hen, begin­nen Sie mit Begrüs­sungsnachricht­en, Infor­ma­tio­nen zum Unternehmen und mit der Anerken­nung der Mitar­beit­er. Ziel sollte es sein, zwei bis drei Nachricht­en pro Woche auf der neuen Kom­mu­nika­tion­splat­tform zu veröf­fentlichen. Diese Menge ist ide­al, um das Team zu motivieren, ohne es zu sehr abzulenken.
  • Holen Sie die Mitar­bei­t­en­den an Bord
    Beziehen Sie Ihre Mitar­beit­en so weit wie möglich ein. Interne Kom­mu­nika­tion funk­tion­iert näm­lich nur, wenn sowohl das Man­age­ment als auch die Mitar­bei­t­en­den davon Gebrauch machen und den Mehrw­ert dahin­ter ver­ste­hen und leben. Eine Möglichkeit des Engage­ments wäre, Unternehmen­snachricht­en und Mitar­beit­er­leis­tun­gen zu teilen und beispiel­sweise eine Art Wet­tbe­werb unter den Mitar­bei­t­en­den zu ent­fachen. So kön­nten zum Beispiel regelmäs­sige Wet­tbe­werbe stat­tfind­en, um festzustellen, von welch­er Abteilung die Kom­mu­nika­tion­splat­tform am meis­ten genutzt wird. Die Gewin­ner wer­den dann natür­lich im Tool bekan­nt gegeben und belohnt.

Wählen Sie das für Sie am besten geeignete Tool
Laut ein­er Tow­ers-Wat­son-Studie kön­nen Unternehmen mit effek­tiv­en Tools zur inter­nen Kom­mu­nika­tion 47 % höhere Gesamtren­diten aufweisen als Unternehmen, die inef­fek­tiv kom­mu­nizieren. Natür­lich möchte jed­er zur ersten Gruppe gehören. Da es viele ver­schiedene Kom­mu­nika­tion­splat­tfor­men auf dem Markt gibt, soll an dieser Stelle aufgezeigt wer­den, wie Sie das beste Tool für Ihr Unternehmen auswählen.

  • Was sind Ihre Bedürfnisse?
    Im ersten Schritt ist es wichtig im Detail aufzulis­ten, was genau alles in einem inter­nen oper­a­tiv­en Kom­mu­nika­tion­stool benötigt wird.
    Wer wird die Plat­tform nutzen? Soll die Plat­tform für das gesamtes Unternehmen oder nur für eine bes­timmte Abteilung einge­set­zt werden?
    Wie soll das Tool einge­set­zt wer­den? Ist es für die Zusam­me­nar­beit gedacht? Eventuell benöti­gen Sie eine interne Kom­mu­nika­tions-App, damit Team­mit­glieder schnell und auch zeit- und ort­sun­ab­hängig zwis­chen Pro­jek­ten hin und her wech­seln können.
    Oder wird lediglich ein Infor­ma­tion­stool benötigt, mit dem das Man­age­ment bequem Updates an die Mitar­bei­t­en­den senden kann?
    Auf all diese Fra­gen gibt es wed­er richtige noch falsche Antworten — wichtig ist nur, dass die Fra­gen ehrlich beant­wortet wer­den und die indi­vidu­elle Sit­u­a­tion des Unternehmens möglichst objek­tiv bew­ertet wird.
  • Welch­es Bud­get ste­ht zur Verfügung?
    Der Preis ist natür­lich immer ein The­ma. Die Kosten für Kom­mu­nika­tion­stools kön­nen je nach Funk­tion­al­itäten stark vari­ieren: von kleinen Beträ­gen pro Monat bis hin zu einem fün­f­stel­li­gen jährlichen Betrag — die Range ist riesig. Somit soll­ten die Bedürfnisse des Unternehmens und das Bud­get, welch­es tat­säch­lich zur Ver­fü­gung ste­ht, in Ein­klang gebracht wer­den. Sehen Sie des Weit­eren die Change, Beste­hen­des eventuell zu hin­ter­fra­gen oder gar zu verän­dern — so zu sagen als Früh­jahrsputz der Prozess- und Kommunikationslandschaft.
  • Wie bew­erten andere die infrage kom­menden Tools?
    Es ist wichtig, Pro­duk­t­be­w­er­tun­gen zu lesen, bevor Sie in ein neues Tool investieren. Glück­licher­weise gibt es viele nüt­zliche Web­sites, die sich mit dem Aus­tausch dieser Infor­ma­tio­nen beschäfti­gen. Sie kön­nen auch viel aus spez­i­fis­chen Unternehmens-Fall­stu­di­en ler­nen. Haben Sie einen Dien­stleis­ter gefun­den, dem Sie Ver­trauen schenken, kön­nen Sie auch Gespräche mit beste­hen­den Kun­den führen — diese wer­den mit Sicher­heit gerne aus dem Nähkästchen plaud­ern und sowohl die pos­i­tiv­en aber auch kri­tis­che Aspek­te ein­er Lösung auf den Tisch bringen.
  • Kön­nen die aus­gewählten Tools getestet werden?
    Bevor Sie im let­zten Schritt ein Pro­dukt kaufen, soll­ten Sie sich das Pro­dukt vor­führen lassen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit zu erken­nen, ob es sich um das für Ihr Unternehmen richtige Tool handelt.

4. Tipps für die gewerbliche Industrie

Im Fol­gen­den sollen spez­i­fis­che Tipps für drei wichtige Branchen der gewerblichen Indus­trie aufge­führt werden:

  • Hotel­lerie
  • Pro­duk­tion
  • Einzel­han­del

Hotel­lerie
In der Hotel­lerie ist interne Kom­mu­nika­tion uner­lässlich. Der einzige Weg zu garantiertem Erfolg führt über die Kun­den­zufrieden­heit. Dies erfordert eine klare Kom­mu­nika­tion zwis­chen den Mitar­bei­t­en­den, von denen viele keinen klas­sis­chen Com­put­er-Arbeit­splatz besitzen.

Wie kann effek­tiv mit Ser­vicekräften, den Facil­i­ty Man­agern und anderen wichti­gen Mitar­bei­t­en­den in Kon­takt geblieben wer­den? Fol­gend ein paar Tipps:

  • Investieren Sie in eine zen­trale Plattform
    Die Forschung belegt, dass sich Hotelmi­tar­beit­er mehr Beteili­gung wün­schen. Sie möcht­en wis­sen, was an ihrem Arbeit­splatz passiert. Zusam­men mit der Tat­sache, dass Sie ohne­hin eine zuver­läs­sige Kom­mu­nika­tion mit dem Team benöti­gen, wird die Entschei­dung für eine zen­trale Kom­mu­nika­tion­splat­tform eindeutig.
    Wenn Sie Ihre Mitar­bei­t­en­den über ein prak­tis­ches Tool erre­ichen kön­nen, wird die Kom­mu­nika­tion zum Kinder­spiel. Das Man­age­ment kann Auf­gaben verteilen, Mitar­bei­t­ende kön­nen Fra­gen stellen und das Hotel wird ins­ge­samt rei­bungslos­er funk­tion­ieren. Einen weit­eren Bonus für eine Kom­mu­nika­tion­ssoft­ware stellt das erhöhte Mitar­beit­eren­gage­ment dar. Sowohl die Pro­duk­tiv­ität als auch die Kun­den­bindung wer­den dadurch ansteigen.
  • Lassen Sie die Mitar­beit­er ihre eige­nen Geräte nutzen
    In der Hotel­lerie besitzen nur sehr wenige gewerbliche Mitar­beit­er eine interne Fir­men-E-Mail-Adresse. Aber die meis­ten von ihnen besitzen Smart­phones, die sie immer bei sich tra­gen. Mit gross­er Wahrschein­lichkeit wer­den Sie diese auch während der Arbeit­szeit benutzen, ob es Ihnen gefällt oder nicht. Anstatt das Unver­mei­dliche zu bekämpfen, soll­ten Sie es mit ein­er BYOD-Richtlin­ie begrüssen und für sich nutzen (bring your own device ‒ deutsch: brin­gen Sie Ihr eigenes Gerät mit).
    Ermuti­gen Sie Ihr Team, die eige­nen Geräte mit zur Arbeit zu brin­gen und sie für die interne Kom­mu­nika­tion mit den Kol­le­gen zu nutzen. Dies geschieht dann über die eigens von Ihnen ein­gerichteten Kanäle. Auf diese Weise erhal­ten Sie grössere Kon­trolle über die Gespräche, die sowieso stat­tfind­en. Ausser­dem stellen Sie so sich­er, dass Ihre interne Kom­mu­nika­tion sich­er bleibt. Da immer­hin 70 % des Daten­ver­lusts auf Smart­phones zurück­zuführen sind, ist dies ein wichtiger Aspekt. Schützen Sie also Ihre Dat­en mit ein­er starken BYOD-Richtlinie.
  • Wer­den Sie transparenter
    Interne Kom­mu­nika­tion­s­mit­tel kön­nen Ihrem Hotel auf erstaunliche Weise zugute kom­men. Aber nur, wenn die von Ihnen entwick­el­ten Lösun­gen von Ihren Mitar­bei­t­en­den genutzt wer­den. Eine Möglichkeit, die Nutzungsrat­en zu erhöhen, ist die Förderung der Trans­parenz. Sie kön­nen Ver­trauen im Team schaf­fen, indem Sie Unternehmen­sziele, Zahlen des Sales-Teams oder andere Infor­ma­tio­nen teilen. Im Gegen­zug wer­den sich Ihre Mitar­bei­t­en­den mehr engagieren und mit höher­er Wahrschein­lichkeit das Kom­mu­nika­tion­stool nutzen. Damit ein­herge­hend wer­den auch Pro­duk­tiv­ität, Effizienz und das Geschäftswach­s­tum steigen.

Pro­duk­tion
Die Pro­duk­tion ist eine weit­ere Branche mit vie­len gewerblichen Mitar­beit­ern, die von einem inter­nen Kom­mu­nika­tion­ssys­tem prof­i­tieren wür­den. Wenn Sie in diesem Bere­ich tätig sind, beacht­en Sie fol­gende Tipps:

  • Wählen Sie zuver­läs­sige For­men der Kommunikation
    In der Prax­is gehen Dinge auch ein­fach ein­mal schief. Sollte das passieren, müssen Mitar­bei­t­ende und Man­age­ment schnell kom­mu­nizieren, um Prob­leme zu lösen. Lei­der sind per­sön­liche Gespräche sel­ten möglich und E‑Mail-Nachricht­en erre­gen keine Aufmerk­samkeit oder erre­ichen die Pro­duk­tion­s­mi­tar­beit­er nicht. Deshalb soll­ten Sie Ihre interne Kom­mu­nika­tion eher auf ein­er dig­i­tal­en und mobilen Plat­tform auf­bauen. Wenn alle Man­age­ment-Mitar­beit­er-Kon­tak­te über beispiel­sweise eine Smart­phone-App erfol­gen, wird die Kom­mu­nika­tion schneller und Prob­leme in Reko­rdzeit gelöst.
  • Erhal­ten Sie Mitarbeiter-Feedback
    Nie­mand weiss bess­er, was täglich in der Fab­rik passiert als die Men­schen, die dort arbeit­en. Das Man­age­ment muss mit diesen Mitar­bei­t­en­den kon­tinuier­lich kom­mu­nizieren und ihre Ein­drücke gewin­nen. Viele erfahrene Kol­le­gen aus diesem Bere­ich sind es jedoch nicht gewohnt, sich frei mit ihrem Vorge­set­zten zu unter­hal­ten. Ihr Job war es lange Zeit, Anfra­gen zu erfüllen und Aufträge zu erledi­gen, ohne viele Fra­gen zu stellen. Aber das kommt Ihrem Pro­duk­tions­be­trieb nicht zugute. Durch die Imple­men­tierung eines intu­itiv­en inter­nen Kom­mu­nika­tion­ssys­tems, das im besten Fall über ein per­sön­lich­es mobiles Gerät zugänglich ist, kön­nen Ihre Mitar­bei­t­en­den ihr Wis­sen teilen. Mit diesen wertvollen Infor­ma­tio­nen kön­nen Sie die Effizienz steigern, Prozesse opti­mieren und vieles mehr. Um diese Gruppe der Mitar­bei­t­en­den zu überzeu­gen kön­nen Sie wiederum auf Ihre Influ­encer setzen.
  • Gewährleis­ten Sie die Sicher­heit Ihrer Mitarbeiter
    In der Pro­duk­tion ist Arbeitssicher­heit uner­lässlich. Glück­licher­weise kann eine interne Kom­mu­nika­tions-App helfen, Ver­let­zun­gen zu ver­mei­den. Wie das geht? Indem Best Prac­tices zum The­ma Sicher­heit mit den Mitar­beit­ern geteilt wer­den. Das kön­nen sowohl Anleitun­gen als Doku­mente oder anschauliche Videos sein. Ein FAQ-Bere­ich kann ein­gerichtet wer­den oder gar ein “Sicher­heits-Test” imple­men­tiert wer­den, den jed­er Mitar­bei­t­ende aus­füllen muss.
    Die interne Kom­mu­nika­tion­ssoft­ware kann es den Team­mit­gliedern auch erle­ichtern, Vor­falls­berichte zu erstellen. Eine der besten Möglichkeit­en, Ver­let­zun­gen am Arbeit­splatz zu reduzieren, ist es, prob­lema­tis­che Eck­en im Auge zu behal­ten. Ermuti­gen und bestärken Sie Ihre Mitar­beit­er darin, unsichere Arbeits­be­din­gun­gen sofort über die dig­i­tale Plat­tform zu melden, wenn solche ent­deckt werden.

Einzel­han­del
In diesem stark umkämpften Umfeld kann eine effek­tive interne Kom­mu­nika­tion den Unter­schied zwis­chen Erfolg und Mis­ser­folg aus­machen. Die fol­gen­den Tipps sollen helfen, kost­spielige Fehler zu ver­mei­den und die Inter­ak­tion zwis­chen Man­age­ment und Mitar­bei­t­en­den zu verbessern.

  • Pla­nen Sie die interne Kommunikation
    Zunächst braucht es einen konkreten Plan für die interne Kom­mu­nika­tion. Viele Einzel­händler tun dies nicht und lei­den unter den Fol­gen. Wie kann das Team erre­icht und das Engage­ment gesteigert wer­den? Wie viele Infor­ma­tio­nen benöti­gen die Mitar­bei­t­en­den über Unternehmen­srichtlin­ien, Prozesse und beispiel­sweise Upselling?
    Indem fest­gelegt wird, wie die Kom­mu­nika­tion ablaufen soll, welche Kern­botschaften ver­mit­telt und welche Kanäle genutzt wer­den sollen, wird sichergestellt, dass das Unternehmen so rei­bungs­los wie möglich funktioniert.
  • Öff­nen Sie die Kom­mu­nika­tion in bei­de Richtungen
    Im Einzel­han­del ver­läuft die interne Kom­mu­nika­tion in der Regel nur vom Man­age­ment in Rich­tung Mitar­bei­t­ende. Nicht sel­ten wird nur kom­mu­niziert, wenn es um Ziele, Strate­gie oder wichtige Neuerun­gen im Unternehmen geht.
    Dies ist aus mehreren Grün­den prob­lema­tisch: Es bremst die Mitar­bei­t­en­den beim Fra­gen­stellen. Wenn dann nicht klar ist, was zu tun ist, passieren Fehler.
    Die Mitar­bei­t­en­den im Einzel­han­del sind in der Regel die ersten, die auf Prob­leme stossen. Aber sie wer­den diese nicht dem Man­age­ment mit­teilen, wenn sie das Gefühl haben, dass ihre Stimme nicht zählt.
    Auch im Einzel­han­del wollen Mitar­bei­t­ende motiviert und vor allem geschätzt wer­den. Ein Arbeit­skli­ma, das seinen Mitar­beit­ern eine Stimme gibt, weist eine wesentlich gerin­gere Fluk­tu­a­tion­srate auf.
  • Bekämpfen Sie nicht die mobile Revolution
    Das Verkauf­sper­son­al schreibt sich sowieso schon Nachricht­en. Ähn­lich wie in der Hotel­lerie soll­ten Sie nicht das Unver­mei­dliche bekämpfen, son­dern es stattdessen für sich nutzen. Bieten Sie Ihren Mitar­bei­t­en­den eine kon­trol­lierte Kom­mu­nika­tion­sumge­bung. Vorzugsweise über das Smart­phone. Auf diese Weise kön­nen Sie in regelmäs­sigem Kon­takt mit Ihrem Team bleiben, Gespräche fördern (selb­st die schüchtern­sten Mitar­beit­er im Einzel­han­del kön­nen einen Text senden) und das Engage­ment steigern. Die Zahlen lügen nicht: Engagierte und motivierte Mitar­beit­er tra­gen 69 % mehr Umsatz bei.

Interne Kom­mu­nika­tion mit Ihren Non-Desk-Work­ern (gewerblichen Mitarbeitern)
Interne Kom­mu­nika­tion ist beson­ders in Branchen wie Hotel­lerie, Pro­duk­tion und Einzel­han­del und vie­len weit­eren uner­lässlich und ein entschei­den­der Erfol­gs­fak­tor. Der beste Weg, dies zu gewährleis­ten, beste­ht darin, in eine dig­i­tale, mobil­taugliche Plat­tform zu investieren, die über die vorhan­de­nen Mobil­tele­fone Ihrer Mitar­bei­t­en­den zugänglich ist.

5. Messung des ROI der internen Kommunikation

Sobald die inter­nen Kom­mu­nika­tion­skanäle ein­gerichtet sind, ist es wichtig, dass diese auch überwacht wer­den und der ROI bew­ertet wer­den kann. Laut jüng­sten Bericht­en nehmen sich lei­der nur 40 % der Ver­ant­wortlichen für interne Kom­mu­nika­tion Zeit für diesen Aspekt.

So kön­nen diverse Haushalts- und Pro­duk­tiv­ität­sprob­leme entste­hen. Sie soll­ten wis­sen, wie viel Ihr internes Kom­mu­nika­tion­ssys­tem kostet. Erst dann kann fest­gestellt wer­den, ob die Kosten vertret­bar sind.

Des Weit­eren sollte fest­gestellt wer­den, wie viel Geld das Unternehmen durch interne Kom­mu­nika­tion eins­paren kann. Laut Thought Leader Zone ver­liert ein durch­schnit­tlich­es Unternehmen mit ca. 100 Mitar­beit­ern auf­grund schlechter Kom­mu­nika­tion etwa 17 Stun­den pro Woche und über 500.000 Dol­lar pro Jahr. Das ist kein Scherz! Stellen Sie sich nun vor, wie viel Geld Ihr Unternehmen durch die Ein­führung intern­er Kom­mu­nika­tion­s­mit­tel eins­paren könnte.

Und schliesslich bleibt noch der wichtige Fak­tor “Zeit”. Das ist eine der wertvoll­sten Ressource, denn davon kann man nicht ein­fach mal “mehr kaufen”. Wie viel Zeit spart die aus­gewählte interne Kom­mu­nika­tion­splat­tform dem Unternehmen? Je pro­duk­tiv­er die Mitar­bei­t­en­den, desto besser.

Aber wie wird der ROI intern­er Kom­mu­nika­tion gemessen?

All dies wirft die Frage auf: Wie sollte der ROI der inter­nen Kom­mu­nika­tion gemessen wer­den? Fol­gende Kenn­zahlen kön­nen unterstützen:

1. Akzep­tanzrate: Wie viele Mitar­beit­er nutzen tat­säch­lich die interne Kom­mu­nika­tion­ssoft­ware? Sehen Sie sich an, welch­er Prozentsatz Ihres Teams ein Pro­fil erstellt, sich angemeldet hat, wieviel Inter­ak­tion stat­tfind­et, usw.

2. Öff­nungs- und Rück­laufquote: Mitar­bei­t­en­den kön­nen sich zwar auf der Plat­tform angemeldet haben, müssen aber nicht unmit­tel­bar beteiligt sein. Prüfen Sie, wie viel Prozent der Nachricht­en tat­säch­lich gese­hen und gele­sen wur­den – je höher die Zahl, desto bess­er. Es kann auch helfen, die Rück­laufquoten zu unter­suchen. Eine Antwort stellt das höch­ste Mass an Mitar­beit­eren­gage­ment dar.

3. Mitar­beit­er­be­fra­gun­gen: Um die Effek­tiv­ität der inter­nen Kom­mu­nika­tion zu beurteilen und ein genaues Gefühl für den ROI zu bekom­men, kann ein­fach das Team nach deren Mei­n­ung zur Plat­tform befragt wer­den. Eine Umfrage kann erstellt und ver­schickt wer­den. Analysieren Sie anschliessend die Antworten, die von Ihren Mitar­bei­t­en­den einge­gan­gen sind.

6. Schlussfolgerung

Gute interne Kom­mu­nika­tion ist für mod­erne Unternehmen uner­lässlich. Wenn Sie Ihren gewerblichen Mitar­beit­ern (ihren Non-Desk-Work­ern) eine sichere Plat­tform zur Ver­fü­gung stellen, die bei­d­seit­ige Kom­mu­nika­tion ermöglicht, wird das Engage­ment gefördert, die Pro­duk­tiv­ität gesteigert und die Fluk­tu­a­tion­srate gesenkt.

Glück­licher­weise ist die Imple­men­tierung eines inter­nen Kom­mu­nika­tion­ssys­tems im Grunde nicht schwierig. Sie müssen nur fol­gende Schritte gehen:

  • Ken­nen Sie Ihre Ziele und sehen den bevorste­hen­den Wan­del als Change
  • Iden­ti­fizieren Sie Ihre Ziel­grup­pen und Stakeholder
  • Entwick­eln Sie Ihre Strate­gie bzw. lehnen Sie das Vorhaben an Ihre Unternehmensstrate­gie an
  • Wählen Sie das für Sie beste Tool aus. Aber bedenken Sie: Auch im Jahr 2020 gibt es lei­der noch keine “Eier­legende-Wollmilch­sau”
  • Definieren Sie Ihre Kennzahlen
  • Binden Sie Ihre Mitar­bei­t­en­den von der ersten Minute ein

Gerne unter­stützen wir Sie dabei, die beste Lösung (Social Intranet) für Ihre indi­vidu­ellen Bedürfnisse zu find­en, einzuricht­en, auszurollen und zum Leben zu erweck­en. Die LINXYS GmbH berät Sie indi­vidu­ell und ergeb­nisori­en­tiert zu den ver­schiede­nen Möglichkeit­en — sowohl auf Soft­ware- als auch User-Ebene.

Damit Ihre Mitar­bei­t­en­den opti­mal vor­bere­it­et wer­den und von der ersten Minute an ein­satzbere­it sind, bieten wir Online-Schu­lun­gen an, in welchen wir das Han­dling aufzeigen, Fra­gen beant­worten und Ihren Mitar­bei­t­en­den somit einen opti­malen Start in den Dig­i­tal­en Arbeit­splatz ermöglichen.

Beekeper

Bee­keep­er wurde im Jahr 2012 mit dem Ziel gegrün­det, Men­schen mith­il­fe von Tech­nolo­gie zu verbinden. Fokus liegt darauf, Unternehmen dabei zu unter­stützen, ein inte­gra­tives Arbeit­sum­feld mit kon­se­quentem Infor­ma­tions­fluss aufzubauen. Bee­keep­er verbindet oper­a­tive Sys­teme mit Kom­mu­nika­tion­skanälen auf ein­er sicheren Plat­tform. Mobil oder über die Web-Ver­sion verbindet und erre­icht Bee­keep­er alle Mitar­beit­er in Echtzeit. Bee­keep­er ist indi­vidu­ell anpass­bar, Nachricht­en kön­nen ter­miniert und Kom­mu­nika­tion­skanäle wun­schgemäss aufge­set­zt wer­den. Es gibt unzäh­lige Möglichkeit­en, Arbeit­sprozesse ein­fach­er, effizien­ter und dig­i­taler zu gestal­ten – Aspek­te, welche die Mitar­beit­er motivieren und Ihr Unternehmen zu einem Arbeit­splatz machen, auf den man sich freut.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Übersicht:

  • BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
  • REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
  • SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
  • LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
  • WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren

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