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Trends in der internen Kommunikation

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Ein Gruppenchat, unterschiedliche Arbeitsgruppen oder ein privates soziales Netzwerk? Hier lesen Sie einiges über aktuelle Trends in der internen Kommunikation.

Unzureichende oder gar schlechte Kommunikation ist ein wohl bekanntes Übel an vielen Arbeitsorten. Laut des Berichts von David Grossman „The Cost of Poor Communications“ müssen Unternehmen mit 100.000 oder mehr Mitarbeitern aufgrund der unzureichenden Kommunikation tief in die Tasche greifen (sie verlieren bis zu 62 Mio. US-Dollar pro Jahr). Dahingegen kommen kleinere Unternehmen günstiger weg: Laut des Berichts verlieren Unternehmen mit einer Mitarbeiterzahl von 100 oder weniger im Durchschnitt „lediglich“ 420.000 US-Dollar pro Jahr durch eine schlechte Kommunikation. Wird dies auf den Einzelnen Mitarbeiter heruntergebrochen, verursachen Kommunikationsbarrieren um die 26.041 US-Dollar an Produktivitätsverlusten pro Jahr pro Mitarbeiter.

Alleine oben genannte Zahlen zeigen, dass das Thema „Kommunikation“ sowohl in grossen als auch kleinen Unternehmen ein problematisches ist und noch viel Potential nach oben besteht, welches ausgeschöpft werden kann. Jedoch ist wichtig, dieses Potential Schritt für Schritt herauszuarbeiten und bestehende Tools genau unter die Lupe zu nehmen. Denn viele verlassen sich immer noch auf Tools wie E-Mail oder Skype – welche für die heutige Arbeitswelt und die spezifischen Aufgaben oftmals nicht mehr funktionieren.

Kommunikation wird in jedem Bereich zunehmend digital und die Bedeutung bzw. Verbreitung von digitaler Kommunikation ist im Jahr 2018 schwer zu leugnen – auch für die interne Kommunikation. Laut Statistiken muss sich jeder Büroangestellte mit durchschnittlich 120 geschäftlichen E-Mail pro Tag herumschlagen die erhalten werden – ganz gleich ob direkt für den jeweiligen Empfänger bestimmt oder nur als Info, weil man in CC war, aber im Grunde der Inhalt doch Projektrelevanz besitzt.

Mit Sicherheit werden viele Leser an dieser Stelle zustimmen, dass E-Mails immer noch ein mächtiges Kommunikationswerkzeug darstellen aber dennoch die Kommunikation über diese oftmals sehr unorganisiert abläuft und es im Nachhinein sehr schwierig und vor allem sehr zeitintensiv ist alle relevanten Informationen z.B. zu einem Projekt zusammenzusuchen. Somit liegt es nahe, genau an dieser Stelle anzusetzen und die Stellschrauben zu drehen, die die Produktivität und somit Rentabilität erhöhen: Mit Hilfe von modernen Kommunikationstools.

Zu den aktuell beliebtesten internen Kommunikationstools gehörten Instant-Messaging-Programme, digitale Arbeitsgruppen und Soziale Netzwerke. Jedes einzelnen bringt, je nach Unternehmen, dessen Strategie und Bereitschaft, eine Reihe von Vor- aber auch Nachteilen mit sich.

Im Folgenden möchten wir die drei genannten Tools ein wenig beleuchten und die Stärken aber auch die Grenzen jedes einzelnen aufzeigen:

Der Chat – ideal für kleine Teams.

Ein einfaches Gruppen-Chat-Tool ist für kleinere Unternehmen mit etwa 9 bis 12 Mitarbeitern oftmals ausreichend. Sofort-Nachricht-Tools sind einfach, unkompliziert und ermöglichen eine sofortige Kommunikation mit den Kollegen. Im Vergleich zur E-Mail ist Instant Messaging deutlich schneller, persönlicher und kann die Zusammenarbeit fördern, da es deutlich zwangloser gestaltet ist.
Der grosse Unterschied zwischen E-Mail und Instant Messaging liegt darin, dass erstgenanntes zwar den Informationsaustausch erleichtert, jedoch eher eine einseitige Kommunikation fördert und die Parteien beim Instant Messaging in einen direkten Dialog in Echtzeit miteinander treten. Ausserdem bieten Instant-Messaging-Plattformen die Möglichkeit die aktuelle Verfügbarkeit und den Status des Users anzuzeigen, wodurch gleich kommuniziert wird „ich bin gerade verfügbar“ bzw. „bitte nicht stören“. Somit können Fragen schnell und unkompliziert in wenigen Worten formuliert und auch wieder beantwortet werden – was die Zusammenarbeit in Projekten deutlich erleichtern kann.

Trotz der oben beschriebenen Vorteile können einfache Gruppen-Chat-Tools in grösseren Organisationen auch das Gegenteil bewirken – nämlich ein Dickicht aus Chat-Threads, unübersichtlichem, unorganisiertem und sogar chaotischem Informationsfluss. Im schlimmsten Fall steigen die Mitarbeiter, welche in diversen Chat-Gruppen eingebunden sind und den Überblick verlieren, einfach aus. Somit besteht die Gefahr dass Chat-Programme die Kommunikation verlangsamen und erschweren anstatt sie zu verschlanken und zu vereinfachen.

Damit dies nicht geschieht kann die interne Kommunikation mit Hilfe von digitalen Arbeitsgruppen oder gleich einem internen sozialen Netzwerk strukturiert organisiert werden.

Digitale Arbeitsgruppen – Teams und Projekte koordinieren.

In diesem Zusammenhang setzen sich Arbeitsgruppen aus Individuen zusammen, die in einem Team, einem Projekt oder nach anderen individuellen Kriterien zusammenarbeiten und eine virtuelle Gemeinschaft, eben eine digitale Arbeitsgruppe, bilden. Diese Art der strukturierten Kommunikation ist am besten für mittelständische oder grössere Unternehmen geeignet, in denen Teams eng miteinander zusammenarbeiten müssen oder gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Aber auch für kleinere Unternehmen, die gut organisiert aufgestellt sein möchten, können von Arbeitsgruppen profitieren.

Sehen wir uns dies einmal an einem realistischen Beispiel an: In einer Kommunikationsagentur arbeiten verschiedene Teams an verschiedenen Aufgaben. Ein Team ist für Webseiten zuständig, ein anderes für Printprodukte und das dritte für Videos usw. Um ein Projekt erfolgreich abzuschliessen, muss sich jedes einzelne Team intern koordinieren. Mit Digitalen Arbeitsgruppen könnten diese Teams einfach miteinander vernetzt werden und miteinander kommunizieren, so dass eine integrierte Werbekampagne für einen Kunden erstellt werden kann und jeder Projektbeteiligte genau weiss was wann wie und warum gemacht werden muss. Eine komplexere Projekt- oder Teamkommunikation ist schwierig mit nur einem einfachen Chat-Tool zu organisieren und vor allem zu dokumentieren.

Aber auch das aufsetzen von digitalen Arbeitsgruppen ist oftmals nicht ausreichend. Es wird eine Kombination verschiedener Tools benötigt, um die Vorteile aller in sich zu vereinen.

Kombination aus einzelnen Tools – das Social Intranet.

Im Grunde arbeiten Arbeitsgruppen am besten in strikten Teams oder in klar definierten Projekten. Dies ist jedoch heutzutage kaum noch möglich, denn in vielen Unternehmen herrscht eine gewisse Dynamik die es nicht immer erlaubt diesen starren Strukturen standzuhalten. So kommuniziert beispielsweise das Verkaufsteam mit jemandem aus dem Marketing und ebenfalls mit jemandem aus der Buchhaltung. Im Laufe eines Arbeitstages gibt es allerdings wieder neue Ansprechpartner, neu kommunizierte Themen und somit neue Ergebnisse, welche vielleicht für alle drei Abteilungen von Relevanz sind.

Bis vor nicht allzu langer Zeit waren E-Mail das gebräuchlichste Kommunikationsmittel. Aber eine Inbox kann schnell unübersichtlich werden und der Mitarbeiter verliert den Überblick. Somit wird das was viele glauben auch durch McKinsey bestätigt: nämlich dass Mitarbeiter bis zu 20% ihrer Arbeitszeit damit „verschwenden“, um in dem Gewusst aus E-Mails nach internen Informationen zu suchen und anschliessend die relevanten Informationen herauszusuchen.

Abhilfe kann ein internes soziales Netzwerk schaffen: es ermöglicht eine schnelle, flexible und zielgerichtete Kommunikation, die nach individuellen Kriterien organisiert werden kann. So stellt McKinsey fest, dass Unternehmen durch die Nutzung einer solchen internen Plattform die Effizient deutlich erhöhen können, da die Zeit, die für die Suche nach internen Informationen aufgewendet werden müsste um bis zu 35% minimiert werden kann. Somit können sich die Mitarbeiter auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und werden nicht durch den E-Mail Posteingang davon abgehalten.

Und nun? Auswahl der Kommunikationswerkzeuge entsprechend Ihren individuellen Bedürfnissen

Im Jahr 2018 ist eine Organisation der interne Kommunikation zu einem Muss geworden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und sich dabei den gegenwärtigen digitalen Standards anzupassen ist eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen. Aufgrund schlechter oder unzureichender Kommunikation ist die Wahrscheinlichkeit sehr gross, Zeit und somit Kapital zu verlieren. Eine Investition in die Kommunikation kann somit die Produktivität und damit die Wettbewerbsfähigkeit massgebend positiv beeinflussen.

Zwar kann an dieser Stelle nicht der richtige Ansatz für alle Organisationen dargestellt werden – denn dies ist eine sehr individuelle Geschichte. Jedoch gibt es ein Tool, das mit Sicherheit für viele Unternehmen einen enormen Mehrwert mit sich bringt: Bitrix24.

Statt sich auf wenige Tools zu beschränken, bietet die Social Intranet Lösung Bitrix24 ein breites Portfolio an Tools an, die den Arbeitsalltag erleichtern und vor allem die Kommunikation und Zusammenarbeit strukturieren und organisieren: Instant Messaging, E-Mail, Arbeitsgruppen, ein CRM und vieles mehr.

Gestalten Sie in Zukunft die Kommunikation, Kollaboration und das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effizient durch den Einsatz eines Social Intranets.

Ganz gleich für welche Lösung Sie sich jedoch entscheiden:Für einen Erfolg ist jedoch essentiell, dass alle Betroffenen die Vorzüge eines solchen Social Intranets nachvollziehen können, entsprechende Schulungen und Workshops der User durchgeführt werden und die Unternehmensmentalität den neuen Gegebenheiten angepasst wird bzw. auf diese vorbereitet wird: Denn das beste System wird scheitern, wenn die Menschen es nicht nutzen.

Ja zum Wandel – das Social Intranet.

Im digitalen Zeitalter ist vor allem Flexibilität, Schnelligkeit, Reaktionsfähigkeit und Vernetzung von grosser Bedeutung. Zeit- und raumunabhängige Kollaboration und Kommunikation rücken immer mehr in den Fokus. Arbeitsabläufe und Prozesse müssen somit zeitgemäss abgebildet und umgesetzt werden. Im Privatleben ist unsere Kommunikation bereits viel moderner als in vielen Unternehmen: Wir nutzen WhatsApp, Facebook, Instagram oder YouTube um Informationen zu streuen, uns Wissen anzueignen oder dieses auch zu teilen. Social Intranets  und Kollaborationsplattformen können im unternehmerischen Umfeld der Hafen für jeden Mitarbeiter werden von welchem aus alle weiteren Aktionen geplant und durchgeführt werden.

Überzeugen Sie ihre Mitarbeiter, Partner und Lieferanten von den individuellen Vorzügen, zeigen diese deutlich auf und haben Sie keine Angst vor Transparenz. Gelingt ihnen als Unternehmen dieser Wandel, steht dem digitalen Arbeitsplatz nichts mehr im Wege.

Richtig vorbereitet, eingeführt und anschliessend auch gelebt, bieten Social Intranet Tools mit Sicherheit auch für Ihr Unternehmen einen schnellen Return on Investment.

“Einfach zusammenarbeiten” ist unserer Ansicht nach der effiziente und zukunftsweisende Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dienstleistungen in der Übersicht:

  • BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gleicht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zustand und findet gemeinsam mit Ihnen das optimale Soll. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen einen kostenlosen Kennenlerntermin und stellen Ihnen die Grundprinzipien des vernetzten Arbeitens mit einem Social Intranet vor. Hierbei besprechen wir mit den Verantwortlichen individuell die Potentiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
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  • SERVICE. Optimal und individuell: Ihre neue digitale Unternehmensplattform. Vom Corporate Branding bis zu individuellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre individuellen internen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
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  • WORKSHOPS. Durch die Akzeptanz Ihrer Mitarbeitenden die Effizienz steigern und gleichzeitig Kosten senken. LINXYS führt massgeschneiderte Workshops durch um diese Ziele auf den richtigen Weg zu bringen. mehr erfahren

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