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Trends in der internen Kommunikation

trends interne kommunikation

Ein Grup­pen­chat, unter­schied­li­che Arbeits­grup­pen oder ein pri­va­tes sozia­les Netz­werk? Hier lesen Sie eini­ges über aktu­el­le Trends in der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on.

Unzu­rei­chen­de oder gar schlech­te Kom­mu­ni­ka­ti­on ist ein wohl bekann­tes Übel an vie­len Arbeits­or­ten. Laut des Berichts von David Gross­man “The Cost of Poor Com­mu­ni­ca­ti­ons” müs­sen Unter­neh­men mit 100.000 oder mehr Mit­ar­bei­tern auf­grund der unzu­rei­chen­den Kom­mu­ni­ka­ti­on tief in die Tasche grei­fen (sie ver­lie­ren bis zu 62 Mio. US-Dol­lar pro Jahr). Dahin­ge­gen kom­men klei­ne­re Unter­neh­men güns­ti­ger weg: Laut des Berichts ver­lie­ren Unter­neh­men mit einer Mit­ar­bei­ter­zahl von 100 oder weni­ger im Durch­schnitt “ledig­lich” 420.000 US-Dol­lar pro Jahr durch eine schlech­te Kom­mu­ni­ka­ti­on. Wird dies auf den Ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter her­un­ter­ge­bro­chen, ver­ur­sa­chen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­bar­rie­ren um die 26.041 US-Dol­lar an Pro­duk­ti­vi­täts­ver­lus­ten pro Jahr pro Mit­ar­bei­ter.

Allei­ne oben genann­te Zah­len zei­gen, dass das The­ma “Kom­mu­ni­ka­ti­on” sowohl in gros­sen als auch klei­nen Unter­neh­men ein pro­ble­ma­ti­sches ist und noch viel Poten­ti­al nach oben besteht, wel­ches aus­ge­schöpft wer­den kann. Jedoch ist wich­tig, die­ses Poten­ti­al Schritt für Schritt her­aus­zu­ar­bei­ten und bestehen­de Tools genau unter die Lupe zu neh­men. Denn vie­le ver­las­sen sich immer noch auf Tools wie E‑Mail oder Sky­pe — wel­che für die heu­ti­ge Arbeits­welt und die spe­zi­fi­schen Auf­ga­ben oft­mals nicht mehr funk­tio­nie­ren.

Kom­mu­ni­ka­ti­on wird in jedem Bereich zuneh­mend digi­tal und die Bedeu­tung bzw. Ver­brei­tung von digi­ta­ler Kom­mu­ni­ka­ti­on ist im Jahr 2018 schwer zu leug­nen — auch für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on. Laut Sta­tis­ti­ken muss sich jeder Büro­an­ge­stell­te mit durch­schnitt­lich 120 geschäft­li­chen E‑Mail pro Tag her­um­schla­gen die erhal­ten wer­den — ganz gleich ob direkt für den jewei­li­gen Emp­fän­ger bestimmt oder nur als Info, weil man in CC war, aber im Grun­de der Inhalt doch Pro­jekt­re­le­vanz besitzt.

Mit Sicher­heit wer­den vie­le Leser an die­ser Stel­le zustim­men, dass E‑Mails immer noch ein mäch­ti­ges Kom­mu­ni­ka­ti­ons­werk­zeug dar­stel­len aber den­noch die Kom­mu­ni­ka­ti­on über die­se oft­mals sehr unor­ga­ni­siert abläuft und es im Nach­hin­ein sehr schwie­rig und vor allem sehr zeit­in­ten­siv ist alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen z.B. zu einem Pro­jekt zusam­men­zu­su­chen. Somit liegt es nahe, genau an die­ser Stel­le anzu­set­zen und die Stell­schrau­ben zu dre­hen, die die Pro­duk­ti­vi­tät und somit Ren­ta­bi­li­tät erhö­hen: Mit Hil­fe von moder­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools.

Zu den aktu­ell belieb­tes­ten inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tools gehör­ten Instant-Messa­ging-Pro­gram­me, digi­ta­le Arbeits­grup­pen und Sozia­le Netz­wer­ke. Jedes ein­zel­nen bringt, je nach Unter­neh­men, des­sen Stra­te­gie und Bereit­schaft, eine Rei­he von Vor- aber auch Nach­tei­len mit sich.

Im Fol­gen­den möch­ten wir die drei genann­ten Tools ein wenig beleuch­ten und die Stär­ken aber auch die Gren­zen jedes ein­zel­nen auf­zei­gen:

Der Chat — ideal für kleine Teams.

Ein ein­fa­ches Grup­pen-Chat-Tool ist für klei­ne­re Unter­neh­men mit etwa 9 bis 12 Mit­ar­bei­tern oft­mals aus­rei­chend. Sofort-Nach­richt-Tools sind ein­fach, unkom­pli­ziert und ermög­li­chen eine sofor­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on mit den Kol­le­gen. Im Ver­gleich zur E‑Mail ist Instant Messa­ging deut­lich schnel­ler, per­sön­li­cher und kann die Zusam­men­ar­beit för­dern, da es deut­lich zwang­lo­ser gestal­tet ist.
Der gros­se Unter­schied zwi­schen E‑Mail und Instant Messa­ging liegt dar­in, dass erst­ge­nann­tes zwar den Infor­ma­ti­ons­aus­tausch erleich­tert, jedoch eher eine ein­sei­ti­ge Kom­mu­ni­ka­ti­on för­dert und die Par­tei­en beim Instant Messa­ging in einen direk­ten Dia­log in Echt­zeit mit­ein­an­der tre­ten. Aus­ser­dem bie­ten Instant-Messa­ging-Platt­for­men die Mög­lich­keit die aktu­el­le Ver­füg­bar­keit und den Sta­tus des Users anzu­zei­gen, wodurch gleich kom­mu­ni­ziert wird “ich bin gera­de ver­füg­bar” bzw. “bit­te nicht stö­ren”. Somit kön­nen Fra­gen schnell und unkom­pli­ziert in weni­gen Wor­ten for­mu­liert und auch wie­der beant­wor­tet wer­den — was die Zusam­men­ar­beit in Pro­jek­ten deut­lich erleich­tern kann.

Trotz der oben beschrie­be­nen Vor­tei­le kön­nen ein­fa­che Grup­pen-Chat-Tools in grös­se­ren Orga­ni­sa­tio­nen auch das Gegen­teil bewir­ken — näm­lich ein Dickicht aus Chat-Threads, unüber­sicht­li­chem, unor­ga­ni­sier­tem und sogar chao­ti­schem Infor­ma­ti­ons­fluss. Im schlimms­ten Fall stei­gen die Mit­ar­bei­ter, wel­che in diver­sen Chat-Grup­pen ein­ge­bun­den sind und den Über­blick ver­lie­ren, ein­fach aus. Somit besteht die Gefahr dass Chat-Pro­gram­me die Kom­mu­ni­ka­ti­on ver­lang­sa­men und erschwe­ren anstatt sie zu ver­schlan­ken und zu ver­ein­fa­chen.

Damit dies nicht geschieht kann die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Hil­fe von digi­ta­len Arbeits­grup­pen oder gleich einem inter­nen sozia­len Netz­werk struk­tu­riert orga­ni­siert wer­den.

Digitale Arbeitsgruppen — Teams und Projekte koordinieren.

In die­sem Zusam­men­hang set­zen sich Arbeits­grup­pen aus Indi­vi­du­en zusam­men, die in einem Team, einem Pro­jekt oder nach ande­ren indi­vi­du­el­len Kri­te­ri­en zusam­men­ar­bei­ten und eine vir­tu­el­le Gemein­schaft, eben eine digi­ta­le Arbeits­grup­pe, bil­den. Die­se Art der struk­tu­rier­ten Kom­mu­ni­ka­ti­on ist am bes­ten für mit­tel­stän­di­sche oder grös­se­re Unter­neh­men geeig­net, in denen Teams eng mit­ein­an­der zusam­men­ar­bei­ten müs­sen oder gemein­sam an einem Pro­jekt arbei­ten. Aber auch für klei­ne­re Unter­neh­men, die gut orga­ni­siert auf­ge­stellt sein möch­ten, kön­nen von Arbeits­grup­pen pro­fi­tie­ren.

Sehen wir uns dies ein­mal an einem rea­lis­ti­schen Bei­spiel an: In einer Kom­mu­ni­ka­ti­ons­agen­tur arbei­ten ver­schie­de­ne Teams an ver­schie­de­nen Auf­ga­ben. Ein Team ist für Web­sei­ten zustän­dig, ein ande­res für Print­pro­duk­te und das drit­te für Vide­os usw. Um ein Pro­jekt erfolg­reich abzu­schlies­sen, muss sich jedes ein­zel­ne Team intern koor­di­nie­ren. Mit Digi­ta­len Arbeits­grup­pen könn­ten die­se Teams ein­fach mit­ein­an­der ver­netzt wer­den und mit­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren, so dass eine inte­grier­te Wer­be­kam­pa­gne für einen Kun­den erstellt wer­den kann und jeder Pro­jekt­be­tei­lig­te genau weiss was wann wie und war­um gemacht wer­den muss. Eine kom­ple­xe­re Pro­jekt- oder Team­kom­mu­ni­ka­ti­on ist schwie­rig mit nur einem ein­fa­chen Chat-Tool zu orga­ni­sie­ren und vor allem zu doku­men­tie­ren.

Aber auch das auf­set­zen von digi­ta­len Arbeits­grup­pen ist oft­mals nicht aus­rei­chend. Es wird eine Kom­bi­na­ti­on ver­schie­de­ner Tools benö­tigt, um die Vor­tei­le aller in sich zu ver­ei­nen.

Kombination aus einzelnen Tools — das Social Intranet.

Im Grun­de arbei­ten Arbeits­grup­pen am bes­ten in strik­ten Teams oder in klar defi­nier­ten Pro­jek­ten. Dies ist jedoch heut­zu­ta­ge kaum noch mög­lich, denn in vie­len Unter­neh­men herrscht eine gewis­se Dyna­mik die es nicht immer erlaubt die­sen star­ren Struk­tu­ren stand­zu­hal­ten. So kom­mu­ni­ziert bei­spiels­wei­se das Ver­kaufs­team mit jeman­dem aus dem Mar­ke­ting und eben­falls mit jeman­dem aus der Buch­hal­tung. Im Lau­fe eines Arbeits­ta­ges gibt es aller­dings wie­der neue Ansprech­part­ner, neu kom­mu­ni­zier­te The­men und somit neue Ergeb­nis­se, wel­che viel­leicht für alle drei Abtei­lun­gen von Rele­vanz sind.

Bis vor nicht all­zu lan­ger Zeit waren E‑Mail das gebräuch­lichs­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­mit­tel. Aber eine Inbox kann schnell unüber­sicht­lich wer­den und der Mit­ar­bei­ter ver­liert den Über­blick. Somit wird das was vie­le glau­ben auch durch McK­in­sey bestä­tigt: näm­lich dass Mit­ar­bei­ter bis zu 20% ihrer Arbeits­zeit damit “ver­schwen­den”, um in dem Gewusst aus E‑Mails nach inter­nen Infor­ma­tio­nen zu suchen und anschlies­send die rele­van­ten Infor­ma­tio­nen her­aus­zu­su­chen.

Abhil­fe kann ein inter­nes sozia­les Netz­werk schaf­fen: es ermög­licht eine schnel­le, fle­xi­ble und ziel­ge­rich­te­te Kom­mu­ni­ka­ti­on, die nach indi­vi­du­el­len Kri­te­ri­en orga­ni­siert wer­den kann. So stellt McK­in­sey fest, dass Unter­neh­men durch die Nut­zung einer sol­chen inter­nen Platt­form die Effi­zi­ent deut­lich erhö­hen kön­nen, da die Zeit, die für die Suche nach inter­nen Infor­ma­tio­nen auf­ge­wen­det wer­den müss­te um bis zu 35% mini­miert wer­den kann. Somit kön­nen sich die Mit­ar­bei­ter auf ihre eigent­li­che Arbeit kon­zen­trie­ren und wer­den nicht durch den E‑Mail Post­ein­gang davon abge­hal­ten.

Und nun? Auswahl der Kommunikationswerkzeuge entsprechend Ihren individuellen Bedürfnissen

Im Jahr 2018 ist eine Orga­ni­sa­ti­on der inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on zu einem Muss gewor­den. Um wett­be­werbs­fä­hig zu blei­ben und sich dabei den gegen­wär­ti­gen digi­ta­len Stan­dards anzu­pas­sen ist eine der gröss­ten Her­aus­for­de­run­gen für Unter­neh­men. Auf­grund schlech­ter oder unzu­rei­chen­der Kom­mu­ni­ka­ti­on ist die Wahr­schein­lich­keit sehr gross, Zeit und somit Kapi­tal zu ver­lie­ren. Eine Inves­ti­ti­on in die Kom­mu­ni­ka­ti­on kann somit die Pro­duk­ti­vi­tät und damit die Wett­be­werbs­fä­hig­keit mass­ge­bend posi­tiv beein­flus­sen.

Zwar kann an die­ser Stel­le nicht der rich­ti­ge Ansatz für alle Orga­ni­sa­tio­nen dar­ge­stellt wer­den — denn dies ist eine sehr indi­vi­du­el­le Geschich­te. Jedoch gibt es ein Tool, das mit Sicher­heit für vie­le Unter­neh­men einen enor­men Mehr­wert mit sich bringt: Bitrix24.

Statt sich auf weni­ge Tools zu beschrän­ken, bie­tet die Soci­al Intra­net Lösung Bitrix24 ein brei­tes Port­fo­lio an Tools an, die den Arbeits­all­tag erleich­tern und vor allem die Kom­mu­ni­ka­ti­on und Zusam­men­ar­beit struk­tu­rie­ren und orga­ni­sie­ren: Instant Messa­ging, E‑Mail, Arbeits­grup­pen, ein CRM und vie­les mehr.

Gestal­ten Sie in Zukunft die Kom­mu­ni­ka­ti­on, Kol­la­bo­ra­ti­on und das Wis­sens­ma­nage­ment in Ihrem Unter­neh­men effi­zi­ent durch den Ein­satz eines Soci­al Intra­nets.

Ganz gleich für wel­che Lösung Sie sich jedoch entscheiden:Für einen Erfolg ist jedoch essen­ti­ell, dass alle Betrof­fe­nen die Vor­zü­ge eines sol­chen Soci­al Intra­nets nach­voll­zie­hen kön­nen, ent­spre­chen­de Schu­lun­gen und Work­shops der User durch­ge­führt wer­den und die Unter­neh­mens­men­ta­li­tät den neu­en Gege­ben­hei­ten ange­passt wird bzw. auf die­se vor­be­rei­tet wird: Denn das bes­te Sys­tem wird schei­tern, wenn die Men­schen es nicht nut­zen.

Ja zum Wandel — das Social Intranet.

Im digi­ta­len Zeit­al­ter ist vor allem Fle­xi­bi­li­tät, Schnel­lig­keit, Reak­ti­ons­fä­hig­keit und Ver­net­zung von gros­ser Bedeu­tung. Zeit- und raum­un­ab­hän­gi­ge Kol­la­bo­ra­ti­on und Kom­mu­ni­ka­ti­on rücken immer mehr in den Fokus. Arbeits­ab­läu­fe und Pro­zes­se müs­sen somit zeit­ge­mäss abge­bil­det und umge­setzt wer­den. Im Pri­vat­le­ben ist unse­re Kom­mu­ni­ka­ti­on bereits viel moder­ner als in vie­len Unter­neh­men: Wir nut­zen Whats­App, Face­book, Insta­gram oder You­Tube um Infor­ma­tio­nen zu streu­en, uns Wis­sen anzu­eig­nen oder die­ses auch zu tei­len. Soci­al Intra­nets  und Kol­la­bo­ra­ti­ons­platt­for­men kön­nen im unter­neh­me­ri­schen Umfeld der Hafen für jeden Mit­ar­bei­ter wer­den von wel­chem aus alle wei­te­ren Aktio­nen geplant und durch­ge­führt wer­den.

Über­zeu­gen Sie ihre Mit­ar­bei­ter, Part­ner und Lie­fe­ran­ten von den indi­vi­du­el­len Vor­zü­gen, zei­gen die­se deut­lich auf und haben Sie kei­ne Angst vor Trans­pa­renz. Gelingt ihnen als Unter­neh­men die­ser Wan­del, steht dem digi­ta­len Arbeits­platz nichts mehr im Wege.

Rich­tig vor­be­rei­tet, ein­ge­führt und anschlies­send auch gelebt, bie­ten Soci­al Intra­net Tools mit Sicher­heit auch für Ihr Unter­neh­men einen schnel­len Return on Invest­ment.

Ein­fach zusam­men­ar­bei­ten” ist unse­rer Ansicht nach der effi­zi­en­te und zukunfts­wei­sen­de Schlüs­sel zu Ihrem Unter­neh­mens­er­folg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen ger­ne jeder­zeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unver­bind­lich an.

Unse­re Dienst­leis­tun­gen in der Über­sicht:

  • BERA­TUNG UND KON­ZEP­TI­ON. Kein Unter­neh­men gleicht dem ande­ren: LINXYS ana­ly­siert den aktu­el­len Ist-Zustand und fin­det gemein­sam mit Ihnen das opti­ma­le Soll. Ger­ne ver­ein­ba­ren wir mit Ihnen einen kos­ten­lo­sen Ken­nen­lern­ter­min und stel­len Ihnen die Grund­prin­zi­pi­en des ver­netz­ten Arbei­tens mit einem Soci­al Intra­net vor. Hier­bei bespre­chen wir mit den Ver­ant­wort­li­chen indi­vi­du­ell die Poten­tia­le für Ihr Unter­neh­men. mehr erfah­ren
  • REA­LI­SA­TI­ON. LINXYS rea­li­siert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vi­du­el­len Bedürf­nis­sen. Trans­pa­ren­te und kon­ti­nu­ier­li­che Kom­mu­ni­ka­ti­on mit unse­ren Kun­den ist für uns eine Selbst­ver­ständ­lich­keit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intra­net zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mit­ar­bei­ter errei­chen und mit Ihnen auf Augen­hö­he kom­mu­ni­zie­ren. Als ganz­heit­li­cher Part­ner beglei­ten wir Sie und stel­len für Sie mit den rich­ti­gen Lösun­gen und Stra­te­gi­en sicher, dass Sie die Leis­tungs­fä­hig­keit Ihres Unter­neh­mens erfolg­reich vor­an­brin­gen. mehr erfah­ren
  • SER­VICE. Opti­mal und indi­vi­du­ell: Ihre neue digi­ta­le Unter­neh­mens­platt­form. Vom Cor­po­ra­te Bran­ding bis zu indi­vi­du­el­len Schnitt­stel­len – LINXYS hat stets Ihr Unter­neh­men und Ihre indi­vi­du­el­len inter­nen Pro­zes­se im Fokus. mehr erfah­ren
  • LÖSUN­GEN. Ver­än­de­run­gen pro­fes­sio­nell ein­füh­ren und Ihre Mit­ar­bei­ter vom Mehr­wert über­zeu­gen. LINXYS bie­tet indi­vi­du­el­le Lösun­gen an – vor, wäh­rend und nach dem Roll­out. mehr erfah­ren
  • WORK­SHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mit­ar­bei­ten­den die Effi­zi­enz stei­gern und gleich­zei­tig Kos­ten sen­ken. LINXYS führt mass­ge­schnei­der­te Work­shops durch um die­se Zie­le auf den rich­ti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfah­ren

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