Wer ist für die interne Kommunikation zuständig?

Wer ist für die interne Kommunikation in einem Unternehmen zuständig? Es ist oftmals doch komplizierter als gedacht.

Welche Abteilung ist in einem Unternehmen für die interne Kom­mu­nika­tion (IK) zuständig? HR ist eine mögliche Wahl. Oder beansprucht doch eher die soge­nan­nte C‑Suite diese Kom­pe­tenz und Auf­gabe für sich (C‑Suite: ober­ste Hier­ar­chie-Ebene eines Unternehmens. Bspw. CEO, COO, CFO u.s.w.)?

Die Art und Weise, wie ein Unternehmen mit seinen Mitar­beit­ern kom­mu­niziert, bes­timmt, ob bewusst oder unbe­wusst, die Unternehmen­skul­tur mass­ge­blich. In der The­o­rie wis­sen mit Sicher­heit die meis­ten, wie eine gute, trans­par­ente und vor allem kon­sis­tente Kom­mu­nika­tion funk­tion­iert. Auch wird es vie­len klar sein, dass es nicht aus­re­icht eine Mis­sion und/ oder Vision schriftlich zu ver­fassen, welche dann aber intern nicht täglich gelebt wird. Essen­tiell ist, dass die Idee von allen Hier­ar­chieebe­nen tat­säch­lich gelebt wird — denn nur so wirkt es glaub­würdig und die Mitar­beit­er kön­nen sich mit dem Unternehmen iden­ti­fizieren. Eben­so ver­hält es sich mit der inter­nen Kom­mu­nika­tion: Eine klare Lin­ie sollte erar­beit­et und entsprechend auch von allen gelebt wer­den. Klingt im ersten Moment ja recht ein­fach — ist aber meist in der Prax­is schwieriger als gedacht. Warum? Geht es um die interne Kom­mu­nika­tion haben viele Unternehmen noch nicht ein­mal darüber nachgedacht, wem diese Funk­tion über­tra­gen wird geschweige denn wie sie funk­tion­ieren soll.

Marketing, IT oder doch das HR?

So zeigt beispiel­sweise eine Befra­gung, dass die Unternehmen­skom­mu­nika­tion in unter­schiedlichen Unternehmen in unter­schiedlichen Abteilun­gen ver­ankert ist.  700 befragten Per­so­n­en, welche für die interne Kom­mu­nika­tion in ihrem Unternehmen zuständig sind, gaben an, dass sie an die Unternehmen­skom­mu­nika­tion (38%), die Per­son­al­abteilung (16%), ans Mar­ket­ing (16%), an Son­stige (21%) oder sog­ar die IT (1%) bericht­en. Alleine diese Zahlen zeigen, dass es immer noch nicht für alle Unternehmen klar ist, dass die interne Kom­mu­nika­tion nicht mehr nur ein “nice to have” ist, son­dern sich tat­säch­lich jemand aktiv damit beschäfti­gen sollte — und das nicht “nur” neben­bei. Wenn ein Unternehmen engagierte, pro­duk­tive und vor allem zufriedene Mitar­beit­er möchte, sollte eine kon­sis­tente Kom­mu­nika­tion­sstrate­gie entwick­elt wer­den. Und für die lück­en­lose Umset­zung dieser Strate­gie muss jemand ver­ant­wortlich sein.

Mitarbeiter = HR

Das heisst aber nicht, dass Ihr Unternehmen eine eigene Abteilung “Interne Kom­mu­nika­tion” auf­bauen muss — auch wenn dies natür­lich die opti­male Lösung darstellt. Sie kön­nen die Auf­gaben, welche mit der IK zusam­men­hän­gen, beispiel­sweise in Ihrer Per­son­al­abteilung ver­ankern. Warum HR? Naja, im Grunde läuft alles was mit Ihren Mitar­beit­ern zusam­men­hängt früher oder später über den Tisch der Per­son­aler — von der Ein­stel­lung bis hin zur Kündi­gung. Die Per­son­al­abteilung sollte die sich ändern­den Bedürfnisse der Mitar­beit­er ken­nen, zu allen Geschäft­sein­heit­en und Abteilun­gen eine Beziehung pfle­gen und hat zudem Zugriff auf viele rel­e­vante Mitar­bei­t­er­dat­en, welche für einen Kom­mu­nika­tion­sprozess rel­e­vant sind. Prob­lema­tisch wird es jedoch, wenn es um den Kom­mu­nika­tion­sstil an sich geht: Eher admin­is­tra­tiv ange­hauchte Infor­ma­tio­nen, wer­den ihre Wirkung wohl eher ver­fehlen und das Inter­esse der Mitar­beit­er schmälern. Somit ist HR zwar eine wichtige Infor­ma­tion­squelle, als Kom­mu­nika­tor jedoch eher ungeeignet.

Klare Chefsache

Andere Unternehmen set­zen wiederum auf einen Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortlichen in der C‑Suite — also auf höch­ster Unternehmensebene. Solche strate­gis­chen Kom­mu­nika­tionsver­ant­wortlichen soll­ten die gesamte Unternehmen­skom­mu­nika­tion unter einem Dach zusam­men­führen und diese somit sowohl intern als auch extern auf einen gemein­samen, glaub­würdi­gen Nen­ner brin­gen. In dieser Posi­tion erhält der Kom­mu­nika­tion­sspezial­ist alle rel­e­van­ten Infor­ma­tio­nen aus allen Abteilun­gen, kann diese opti­mal auf­bere­it­en und der Ziel­gruppe in ansprechen­der Weise präsen­tieren. Infor­ma­tio­nen und Botschaften wer­den so ver­packt, dass sie sowohl die Unternehmen­skul­tur, die Geschäft­sziele und auch die Erwartun­gen und Wün­sche der Mitar­beit­er in sich vere­inen. So wird die Moti­va­tion gesteigert und das Zuge­hörigkeits­ge­fühl gestärkt. Wichtig ist jedoch, dass eine objek­tive und vor allem trans­par­ente Kom­mu­nika­tion stat­tfind­et — denn nie­mand aus der Belegschaft möchte Loblieder auf das Man­age­ment hören, wenn er von diesen im Arbeit­sall­t­ag nicht auch tat­säch­lich etwas mit­bekommt.

Na wer denn jetzt?

Alleine diese bei­den Beispiele zeigen auf, dass jedes Unternehmen selb­st entschei­den muss, wer die Kom­mu­nika­tion übern­immt. Das wichtig­ste ist jedoch, dass diese Funk­tion klar definiert wird, auch tat­säch­lich jemand dafür ver­ant­wortlich ist und vor allem, dass dem Ver­ant­wortlichen genü­gend Zeit für seine Auf­gabe eingeräumt wird. Denn wird die interne Kom­mu­nika­tion lediglich neben­bei erledigt, ist die Gefahr gross, dass Sie oft­mals an let­zte Stelle rutscht oder gar kom­plett aus den Augen ver­loren wird. Und somit ent­ge­ht ein gross­es Poten­tial — denn schliesslich trägt jed­er einzelne Mitar­beit­er zum Erfolg oder auch Mis­ser­folg eines Unternehmens bei.

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