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Wer ist für die interne Kommunikation zuständig?

Zuständigkeit Interne Kommunikation


Wer ist für die interne Kommunikation in einem Unternehmen zuständig? Es ist oftmals doch komplizierter als gedacht.

Wel­che Abtei­lung ist in einem Unter­neh­men für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on (IK) zustän­dig? HR ist eine mög­li­che Wahl. Oder bean­sprucht doch eher die soge­nann­te C‑Suite die­se Kom­pe­tenz und Auf­ga­be für sich (C‑Suite: obers­te Hier­ar­chie-Ebe­ne eines Unter­neh­mens. Bspw. CEO, COO, CFO u.s.w.)?

Die Art und Wei­se, wie ein Unter­neh­men mit sei­nen Mit­ar­bei­tern kom­mu­ni­ziert, bestimmt, ob bewusst oder unbe­wusst, die Unter­neh­mens­kul­tur mass­geb­lich. In der Theo­rie wis­sen mit Sicher­heit die meis­ten, wie eine gute, trans­pa­ren­te und vor allem kon­sis­ten­te Kom­mu­ni­ka­ti­on funk­tio­niert. Auch wird es vie­len klar sein, dass es nicht aus­reicht eine Mis­si­on und/ oder Visi­on schrift­lich zu ver­fas­sen, wel­che dann aber intern nicht täg­lich gelebt wird. Essen­ti­ell ist, dass die Idee von allen Hier­ar­chie­ebe­nen tat­säch­lich gelebt wird — denn nur so wirkt es glaub­wür­dig und die Mit­ar­bei­ter kön­nen sich mit dem Unter­neh­men iden­ti­fi­zie­ren. Eben­so ver­hält es sich mit der inter­nen Kom­mu­ni­ka­ti­on: Eine kla­re Linie soll­te erar­bei­tet und ent­spre­chend auch von allen gelebt wer­den. Klingt im ers­ten Moment ja recht ein­fach — ist aber meist in der Pra­xis schwie­ri­ger als gedacht. War­um? Geht es um die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on haben vie­le Unter­neh­men noch nicht ein­mal dar­über nach­ge­dacht, wem die­se Funk­ti­on über­tra­gen wird geschwei­ge denn wie sie funk­tio­nie­ren soll.

Marketing, IT oder doch das HR?

So zeigt bei­spiels­wei­se eine Befra­gung, dass die Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on in unter­schied­li­chen Unter­neh­men in unter­schied­li­chen Abtei­lun­gen ver­an­kert ist.  700 befrag­ten Per­so­nen, wel­che für die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on in ihrem Unter­neh­men zustän­dig sind, gaben an, dass sie an die Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on (38%), die Per­so­nal­ab­tei­lung (16%), ans Mar­ke­ting (16%), an Sons­ti­ge (21%) oder sogar die IT (1%) berich­ten. Allei­ne die­se Zah­len zei­gen, dass es immer noch nicht für alle Unter­neh­men klar ist, dass die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on nicht mehr nur ein “nice to have” ist, son­dern sich tat­säch­lich jemand aktiv damit beschäf­ti­gen soll­te — und das nicht “nur” neben­bei. Wenn ein Unter­neh­men enga­gier­te, pro­duk­ti­ve und vor allem zufrie­de­ne Mit­ar­bei­ter möch­te, soll­te eine kon­sis­ten­te Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stra­te­gie ent­wi­ckelt wer­den. Und für die lücken­lo­se Umset­zung die­ser Stra­te­gie muss jemand ver­ant­wort­lich sein.

Mitarbeiter = HR

Das heisst aber nicht, dass Ihr Unter­neh­men eine eige­ne Abtei­lung “Inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on” auf­bau­en muss — auch wenn dies natür­lich die opti­ma­le Lösung dar­stellt. Sie kön­nen die Auf­ga­ben, wel­che mit der IK zusam­men­hän­gen, bei­spiels­wei­se in Ihrer Per­so­nal­ab­tei­lung ver­an­kern. War­um HR? Naja, im Grun­de läuft alles was mit Ihren Mit­ar­bei­tern zusam­men­hängt frü­her oder spä­ter über den Tisch der Per­so­na­ler — von der Ein­stel­lung bis hin zur Kün­di­gung. Die Per­so­nal­ab­tei­lung soll­te die sich ändern­den Bedürf­nis­se der Mit­ar­bei­ter ken­nen, zu allen Geschäfts­ein­hei­ten und Abtei­lun­gen eine Bezie­hung pfle­gen und hat zudem Zugriff auf vie­le rele­van­te Mit­ar­bei­ter­da­ten, wel­che für einen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zess rele­vant sind. Pro­ble­ma­tisch wird es jedoch, wenn es um den Kom­mu­ni­ka­ti­ons­stil an sich geht: Eher admi­nis­tra­tiv ange­hauch­te Infor­ma­tio­nen, wer­den ihre Wir­kung wohl eher ver­feh­len und das Inter­es­se der Mit­ar­bei­ter schmä­lern. Somit ist HR zwar eine wich­ti­ge Infor­ma­ti­ons­quel­le, als Kom­mu­ni­ka­tor jedoch eher unge­eig­net.

Klare Chefsache

Ande­re Unter­neh­men set­zen wie­der­um auf einen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen in der C‑Suite — also auf höchs­ter Unter­neh­mens­ebe­ne. Sol­che stra­te­gi­schen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­ant­wort­li­chen soll­ten die gesam­te Unter­neh­mens­kom­mu­ni­ka­ti­on unter einem Dach zusam­men­füh­ren und die­se somit sowohl intern als auch extern auf einen gemein­sa­men, glaub­wür­di­gen Nen­ner brin­gen. In die­ser Posi­ti­on erhält der Kom­mu­ni­ka­ti­ons­spe­zia­list alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen aus allen Abtei­lun­gen, kann die­se opti­mal auf­be­rei­ten und der Ziel­grup­pe in anspre­chen­der Wei­se prä­sen­tie­ren. Infor­ma­tio­nen und Bot­schaf­ten wer­den so ver­packt, dass sie sowohl die Unter­neh­mens­kul­tur, die Geschäfts­zie­le und auch die Erwar­tun­gen und Wün­sche der Mit­ar­bei­ter in sich ver­ei­nen. So wird die Moti­va­ti­on gestei­gert und das Zuge­hö­rig­keits­ge­fühl gestärkt. Wich­tig ist jedoch, dass eine objek­ti­ve und vor allem trans­pa­ren­te Kom­mu­ni­ka­ti­on statt­fin­det — denn nie­mand aus der Beleg­schaft möch­te Lob­lie­der auf das Manage­ment hören, wenn er von die­sen im Arbeits­all­tag nicht auch tat­säch­lich etwas mit­be­kommt.

Na wer denn jetzt?

Allei­ne die­se bei­den Bei­spie­le zei­gen auf, dass jedes Unter­neh­men selbst ent­schei­den muss, wer die Kom­mu­ni­ka­ti­on über­nimmt. Das wich­tigs­te ist jedoch, dass die­se Funk­ti­on klar defi­niert wird, auch tat­säch­lich jemand dafür ver­ant­wort­lich ist und vor allem, dass dem Ver­ant­wort­li­chen genü­gend Zeit für sei­ne Auf­ga­be ein­ge­räumt wird. Denn wird die inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on ledig­lich neben­bei erle­digt, ist die Gefahr gross, dass Sie oft­mals an letz­te Stel­le rutscht oder gar kom­plett aus den Augen ver­lo­ren wird. Und somit ent­geht ein gros­ses Poten­ti­al — denn schliess­lich trägt jeder ein­zel­ne Mit­ar­bei­ter zum Erfolg oder auch Miss­erfolg eines Unter­neh­mens bei.

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