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Digital Workplace: Standard vs. Customizing

Standard vs. Customizing Digital Workplace

Stan­dard oder Cus­tomiz­ing in Bezug auf eine Dig­i­tal-Work­place- oder Social-Intranet-Lösung. Sollte man sich darüber über­haupt Gedanken machen? Muss eine Soft­ware oder eine App­lika­tion all meine Anforderun­gen erfüllen? Oder sollte ich meine Anforderun­gen vielle­icht erst ein­mal über­denken? Was ist wirk­lich essen­tiell, was wäre ein “nice to have” und welche Aspek­te kön­nen nach einge­hen­der Prü­fung eigentlich gän­zlich ver­nach­läs­sigt wer­den? Und um dem Ganzen einen Rah­men zu geben: was ver­ste­ht man eigentlich unter “Cus­tomiz­ing”?

Dieser Beitrag soll wed­er Stan­dard­lö­sun­gen noch Cus­tomiz­ing propagieren — es geht darum, aufzuzeigen, dass es eben kein klares “so” oder “so” geben kann. Denn selb­stver­ständlich ist jedes Unternehmen und jede Organ­i­sa­tion einzi­gar­tig — das soll an dieser Stelle über­haupt nicht zur Diskus­sion ste­hen. Aber: Sind Sie an dem Punkt ange­langt, an dem Sie auf Soft­wa­reebene neue Wege gehen möcht­en, soll­ten Sie für die Eval­u­a­tion und die Analyse defin­i­tiv genü­gend Zeit ein­pla­nen. Find­en Sie her­aus, welche Prozesse, (anfänglichen) Anforderun­gen und Wün­sche tat­säch­lich zu 100% auf Soft­wa­reebene umge­set­zt wer­den müssen. Was ist für den Erfolg, mit Blick auf das grosse Ganze, näm­lich den Erfolg der Unternehmung, essen­tiell — und was ist den Aufwand vielle­icht über­haupt nicht wert oder kann ander­weit­ig effizien­ter umge­set­zt werden?

Reicht vielle­icht eine stan­dar­d­isierte Lösung, welche in eini­gen Punk­ten indi­vidu­ell kon­fig­urier­bar ist, bere­its aus um Kosten und Nutzen in ein opti­males Gle­ichgewicht zu brin­gen? Oder sollen oder müssen indi­vidu­elle Anforderun­gen jed­er einzel­nen Abteilung, jedes einzel­nen Teams oder gar jedes einzel­nen Mitar­bei­t­en­den bis ins kle­in­ste Detail umge­set­zt wer­den? Wäre es ressour­centech­nisch vielle­icht doch deut­lich effizien­ter und zielführen­der, wenn die Prozesse an sich angepasst wer­den, bevor der Code ein­er Soft­ware verän­dert oder umgeschrieben wird?

Lösun­gen für jedes Bedürf­nis gibt es im Jahr 2021 wahrlich genug. Googelt man beispiel­sweise “Bestes CRM” erhält man eine unendlich lange Liste an Ergeb­nis­sen — und alle Ergeb­nisse sagen “Ich bin das beste CRM”. Aber jede Lösung hat ihre eige­nen, ganz spez­i­fis­chen Vor- und Nachteile. Es liegt im Ermessen jedes Einzel­nen her­auszufind­en, welche Lösung die eige­nen Bedürfnisse und Ziele best­möglich abdeckt und wider­spiegelt. Dabei soll­ten nicht nur “harte Fak­ten” im Vorder­grund ste­hen, son­dern auch Aspek­te wie “Dig­i­tal Readi­ness”, “Unternehmen­skul­tur” und die dazu gehören­den strate­gis­chen Ziele betra­chtet wer­den. Denn ganz gle­ich für welche Art von Soft­ware Sie sich entschei­den: Diese wird Ihrem Unternehmen nur den erhofften Nutzen brin­gen, wenn sie auch genutzt und vor allem ver­standen wird.

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Standard vs. Customizing vs. Custom Software

Eine neue Soft­warelö­sung im Unternehmen einzuführen, bedeutet deut­lich mehr als eine Lizenz zu zu kaufen, zu aktivieren oder einen Code zu instal­lieren. Bevor dies geschieht muss man sich bewusst darüber sein, wozu diese neue Plat­tform über­haupt genutzt wer­den soll, welche Funk­tio­nen tat­säch­lich benötigt wer­den, welche Funk­tio­nen bere­its stan­dard­mäs­sig ver­füg­bar sein müssen und welche Anforderun­gen mit­tel- oder gar langfristig erfüllt wer­den sollen. Geht es um die per­fek­te Soft­warelö­sung für Ihr Unternehmen, ist es wichtig den aktuellen Stand zu eruieren:

  • Sys­te­mebene: Wie sieht die aktuelle Sys­tem­land­schaft aus? Welche Sys­teme sollen bzw. müssen weit­er­hin genutzt wer­den und welche kön­nen erset­zt wer­den? Brauchen wir bspw. Schnittstellen?
  • Prozessebene: Welche Prozesse kön­nen nur wie bish­er ablaufen und welche kön­nen wir über­ar­beit­en oder gar neu gestal­ten? Ist alles schon per­fekt auf mit­tel- und langfristige Sicht opti­mal umgesetzt?
  • Kul­turebene: Wie sieht unsere Unternehmen­skul­tur aus? Welche Werte leben wir und welche sollen einge­führt wer­den und warum? Sind wir bere­it für eine Dig­i­tale Trans­for­ma­tion, möcht­en wir Dig­i­tal­isieren oder ist dies noch völ­lig offen?

Geht es um einen Dig­i­tal Work­place oder ein Social Intranet Sys­tem, ist es lei­der nicht ganz ein­fach, sich zwis­chen Stan­dard- und kun­den­spez­i­fis­ch­er Soft­ware zu entschei­den. Die Stan­dard-Soft­ware kann wahrschein­lich Ihre Stan­dard-Geschäft­sprozesse abwick­eln. Vielle­icht gibt es intern jedoch einzi­gar­tige Prozesse, die von ein­er mass­geschnei­derten Lösung prof­i­tieren wür­den. Anstatt sich für ein Entwed­er-Oder zu entschei­den, ist es zielführen­der, die kosten- und nutzen­ef­fizien­teste Kom­bi­na­tion für Ihr Unternehmen zu find­en. Eine Kom­bi­na­tion, die genau die Merk­male und Funk­tio­nen bietet, die Sie benöti­gen, Ihnen einen echt­en Mehrw­ert bietet und das zu einem Preis, der Ihrem Bud­get entspricht.

Bitte ver­ste­hen Sie es nicht falsch, aber es ist wichtig klar und deut­lich her­vorzuheben, dass es keine Stan­dard­lö­sung gibt, die alle Anforderun­gen Ihres Unternehmens erfüllen wird. Haben Sie ein hochspezial­isiertes Unternehmen oder ver­wen­den Sie sehr spezielle Prozessen, benöti­gen Sie möglicher­weise eine voll­ständig mass­geschnei­derte Lösung (cus­tom soft­ware). Vielle­icht ist es jedoch auch an der Zeit beste­hende Prozesse zu über­denken? Denken Sie “Out­side the box”, denn somit steigt die Wahrschein­lichkeit, dass eine “Out of the box” Lösung mit eini­gen Kon­fig­u­ra­tio­nen (cus­tomiz­ing) eventuell doch etwas für Sie ist. Im Jahr 2021 bietet der Markt eine sehr grosse Anzahl an ver­schiede­nen Lösun­gen an: CRM, Kom­mu­nika­tion, Mar­ket­ing, HR — für jeden Bere­ich im Unternehmen gibt es eine spezielle Soft­ware, die per­fekt auf die jew­eili­gen Bedürfnisse aus­gelegt ist. Aber ist es wirk­lich zielführend all diese Pro­duk­te in einem Unternehmen zu ver­wen­den, “nur” damit einzelne und vor allem sehr spez­i­fis­che Use Cas­es abgedeckt wer­den kön­nen? Oder ist es vielle­icht an der Zeit, das grosse Ganze zu betra­cht­en, Beste­hen­des zu über­denken und eventuell Neues zu imple­men­tieren? Denn mit gross­er Wahrschein­lichkeit gibt es im Jahr 2021 bere­its ein Pro­dukt, welch­es einen Grossteil Ihrer Use Cas­es abdeckt. Und diejeni­gen die nicht “out of the box” ange­boten wer­den, kön­nen durch bspw. Add-Ons, Plu­g­ins, Inte­gra­tio­nen und ein entsprechen­des Cus­tomiz­ing imple­men­tiert werden.

Begin­nen wir an dieser Stelle zuerst mit drei Begrif­f­en, die oft ver­wen­det, jedoch oft genug missver­standen werden:

Standard vs. Customizing vs. Custom

Standard vs. Customizing - Standard

Out of the box

Ein­er Lösung “Out of the box” , kann direkt nach der Instal­la­tion einge­set­zt wer­den. Sie muss also für die Ver­wen­dung lediglich instal­liert wer­den. Nach der erfol­gre­ichen Instal­la­tion ist es nicht notwendig irgendwelche spez­i­fis­chen Ein­rich­tun­gen oder Ein­stel­lun­gen vorzunehmen. Grundgedanke ist, ein Pro­dukt, näm­lich die Soft­ware, nur “aus dem Kar­ton zu nehmen” und gle­ich losle­gen zu kön­nen. Die Soft­ware funk­tion­iert bere­its sin­nvoll — auch ohne weit­ere Ein­stel­lun­gen. Jedoch kann der Nutzer, natür­lich abhängig von der jew­eili­gen Lösung, durch gewisse Ein­stel­lun­gen und/oder Erweiterun­gen indi­vidu­elle Anpas­sun­gen vornehmen — es kann also kon­fig­uri­ert werden.
Standard vs. Customizing - Customizing

Customizing

Haben Sie sich für eine “Out of the box” Lösung entsch­ieden, möcht­en diese jedoch in gewis­sen Bere­ichen indi­vid­u­al­isieren, ist dies über das Cus­tomiz­ing möglich. Je nach Her­steller, Soft­ware­ver­sion oder auch Lizenz kön­nen die Möglichkeit­en die Stan­dard­lö­sung zu indi­vid­u­al­isieren begren­zt sein. Indi­vidu­elle Anpas­sun­gen kön­nen zum Teil eigen­ständig durchge­führt wer­den, wie eventuell Des­ig­nan­pas­sun­gen oder das umgestal­ten von vordefinierten Work­flows. An ander­er Stelle wird die Exper­tise von Drit­ten benötigt, um das Sys­tem zu Ihrem Sys­tem zu machen. Dies kön­nte z.B. der Fall sein, wenn Schnittstellen zu anderen Sys­tem umge­set­zt wer­den sollen. Aber Her­steller möcht­en Ihren Usern natür­lich so viel Flex­i­bil­ität wie möglich lassen, weshalb eigene Mar­ket­places mit diversen Add-Ons, Plu­g­ins und Erweiterun­gen aufge­baut wer­den, um die indi­vidu­ellen Anforderun­gen möglichst unkom­pliziert umset­zen zu können.
Standard vs. Customizing - Custom

Custom

Gibt es für Ihre Anforderun­gen nicht ansatzweise eine soft­waretech­nis­che Lösung auf dem Markt? Ist Ihr Unternehmen und die dahin­ter laufend­en Prozesse so einzi­gar­tig, dass es lediglich mit ein­er Indi­vid­u­al­soft­ware möglich ist, alles umzuset­zen? Dann soll­ten Sie genü­gend Ressourcen (Zeit und Kap­i­tal) ein­pla­nen. Der Vorteil ein­er Indi­vid­u­al­soft­ware ist natür­lich, dass diese genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnit­ten ist und am Ende (hof­fentlich) alles genau so funk­tion­iert, wie es gefordert wurde. Jedoch stellt sich die Frage ob der Aufwand in Bezug auf Kosten und Nutzen im Gle­ichgewicht bleibt. Auch nicht vergessen wer­den dür­fen regelmäs­sige Updates, zukün­ftige Anpas­sun­gen, neue Anforderun­gen — bei ein­er Indi­vid­u­al­lö­sung kön­nte sich dies zukün­ftig kom­pliziert gestal­ten. Somit soll­ten Sie sich vor der finalen Entschei­dung aus­führlich berat­en lassen — denn vielle­icht gibt es effizien­tere Möglichkeit­en, durch bspw. das Cus­tomiz­ing ein­er Stan­dard­soft­ware, um Ihren Anforderun­gen zum grössten Teil gerecht zu werden.

Der Marketplace — Individualisieren Sie den Standard

Dieser Beitrag soll Ihnen das The­ma “Stan­dard vs. Cus­tomiz­ing” näher brin­gen. Somit möcht­en wir nicht näher auf das The­ma “Indi­vid­u­al­soft­ware” (Cus­tom Soft­ware) einge­hen. Aus unser­er Erfahrung ist dies im Jahr 2021 lediglich in vere­inzel­ten Fällen über­haupt eine Diskus­sion wert. Denn auch wenn Unternehmen alle unter­schiedlich sind und sich deren Prozesse, Pro­duk­te und Dien­stleis­tun­gen voneinan­der unter­schei­den — es gibt bere­its ein­fach genü­gend Best Prac­tices, genü­gend Stan­dards und Nor­men, die es ermöglichen generelle Aus­sagen (unternehmens- und branche­nun­ab­hängig) zu täti­gen und somit einen Grossteil an Anforderun­gen “out of the box” oder eben durch Cus­tomiz­ing abzudecken.

Um den Bedürfnis­sen ihrer Kun­den gerecht zu wer­den, haben viele Anbi­eter von Dig­i­tal Work­place und Social Intranet Lösun­gen einen eige­nen Mar­ket­place aufge­baut. Dort gibt es diverse App­lika­tio­nen, Plug-Ins, Add-Ons und Inte­gra­tio­nen, welche den indi­vidu­ellen Arbeit­sall­t­ag erle­ichtern und es ermöglichen eine Stan­dard-Lösung indi­vidu­ell zu kon­fig­uri­eren und zu erweit­ern. An dieser Stelle möcht­en wir vier Lösun­gen und deren Mar­ket­place kurz vorstellen:

COYO Social Intranet Lösung LINXYS GmbH

Der COYO Marketplace

Die Employ­ee Com­mu­ni­ca­tions Plat­form set­zt sich mit ihrem Mar­ket­place zum Ziel, dass COYO bei Bedarf ganz indi­vidu­ell und vor allem entsprechend den eige­nen Bedürfnis­sen und Anforderun­gen aus­ge­baut wer­den kann. Flex­i­bil­ität und Ein­fach­heit haben dabei einen beson­ders hohen Stel­len­wert. Es ste­hen diverse Plug-ins zur Ver­fü­gung, welche von COYO selb­st aber auch von Part­nern entwick­elt wur­den und wer­den. Über unten­ste­hende Links kön­nen Sie sich selb­st von COYO überzeugen:
Bitrix24 Social Intranet Lösung LINXYS

Der Bitrix24 Market

Auf dem Bitrix24 Mar­ket find­en Sie diverse Funk­tio­nen und Möglichkeit­en, wie Sie Ihr Bitrix24 erweit­ern und somit indi­vid­u­al­isieren kön­nen. Die Apps kön­nen unkom­pliziert instal­liert wer­den und sind unmit­tel­bar ein­satzbere­it. Dabei ste­hen Kat­e­gorien für die diversen Tools wie bspw. das CRM, Auf­gaben­man­age­ment oder auch das Mar­ket­ing zur Ver­fü­gung. Auf­grund der sehr grossen Auswahl, soll­ten Sie jedoch genü­gend Zeit ein­pla­nen, um sich einen Überblick zu ver­schaf­fen. Über unten­ste­hende Links kön­nen Sie sich selb­st von Bitrix24 überzeugen:
Beekeeper

Der Beekeeper Marketplace

Über den Bee­keep­er-Mar­ket­place kön­nen beste­hende Pro­gramme mit Bee­keep­er verknüpft oder zusät­zliche Apps instal­liert wer­den.  Zur Auswahl ste­hen viele Erweiterun­gen in diverse Kat­e­gorien, welche den indi­vidu­ellen Arbeit­sall­t­ag deut­lich erle­ichtern und somit die Kom­mu­nika­tion noch effizien­ter gestal­ten. Über unten­ste­hende Links kön­nen Sie sich selb­st von Beekeper überzeugen:
Staffbase Mitarbeiter-App LINXYS GmbH

Der Staffbase Marketplace

Der Staff­base Mar­ket­place bietet sowohl Apps von Part­nern als auch leis­tungs­fähige Add-Ons an, mit denen die Plat­tform an die indi­vidu­ellen Bedürfnisse angepasst wer­den kann. Über unten­ste­hende Links kön­nen Sie sich selb­st von Beekeper überzeugen:

Also: Standard oder Customizing?

Wie so oft kommt es eben darauf an. Eine pauschale Aus­sage kann und darf somit nicht getrof­fen wer­den. Als Unternehmen/ als Organ­i­sa­tion müssen Sie sich im ersten Schritt darüber bewusst wer­den, was Ihre Anforderun­gen sind, was in Zukun­ft bess­er oder anders laufen soll und auch kann und somit den Ist-Zus­tand ehrlich analysieren. “Ehrlich” ist dabei das Schlüs­sel­wort — denn nur so kann tat­säch­lich etwas verän­dert und verbessert wer­den. Auch neg­a­tive Kri­tik bringt einen im Leben weit­er und dann sog­ar noch weiter.

Was wir an dieser Stelle jedoch unbe­d­ingt beto­nen möcht­en: Ver­suchen Sie nicht eine Soft­warelö­sung kom­plett zu ver­biegen. Nehmen Sie die Ein­führung ein­er neuen Soft­ware in Form eines Dig­i­tal Work­place oder ein­er Social Intranet Plat­tform als Ans­porn, auch Ihre bish­eri­gen Prozesse und Struk­turen zu über­denken. Und soll­ten Sie dabei an Ihre Gren­zen stossen oder Inter­esse an einem objek­tiv­en Blick­winkel eines Aussen­ste­hen­den haben, scheuen Sie sich nicht davor sich berat­en und unter­stützen zu lassen. Investieren Sie lieber genü­gend Zeit in die Analyse und die Vor­bere­itung, um die für Sie und Ihr Unternehmen passende Lösung zu find­en. Denn nur so kann ein erfol­gre­ich­er und langfristiger Ein­satz gewährleis­tet wer­den — der vor allem auch den let­z­tendlichen Nutzer überzeu­gen wird.

“Ein­fach zusam­me­nar­beit­en” ist unser­er Ansicht nach der effiziente und zukun­ftsweisende Schlüs­sel zu Ihrem Unternehmenserfolg.

Für Fra­gen ste­hen wir Ihnen gerne jed­erzeit zur Ver­fü­gung. Fra­gen Sie uns unverbindlich an.

Unsere Dien­stleis­tun­gen in der Übersicht:

  • BERATUNG UND KONZEPTION. Kein Unternehmen gle­icht dem anderen: LINXYS analysiert den aktuellen Ist-Zus­tand und find­et gemein­sam mit Ihnen das opti­male Soll. Gerne vere­in­baren wir mit Ihnen einen kosten­losen Ken­nen­lern­ter­min und stellen Ihnen die Grund­prinzip­i­en des ver­net­zten Arbeit­ens mit einem Social Intranet vor. Hier­bei besprechen wir mit den Ver­ant­wortlichen indi­vidu­ell die Poten­tiale für Ihr Unternehmen. mehr erfahren
  • REALISATION. LINXYS real­isiert Ihr Pro­jekt nach Ihren indi­vidu­ellen Bedürfnis­sen. Trans­par­ente und kon­tinuier­liche Kom­mu­nika­tion mit unseren Kun­den ist für uns eine Selb­stver­ständlichkeit. Machen Sie gemein­sam mit LINXYS Ihr Intranet zu dem Ort, an dem Sie Ihre Mitar­beit­er erre­ichen und mit Ihnen auf Augen­höhe kom­mu­nizieren. Als ganzheitlich­er Part­ner begleit­en wir Sie und stellen für Sie mit den richti­gen Lösun­gen und Strate­gien sich­er, dass Sie die Leis­tungs­fähigkeit Ihres Unternehmens erfol­gre­ich voran­brin­gen. mehr erfahren
  • SERVICE. Opti­mal und indi­vidu­ell: Ihre neue dig­i­tale Unternehmen­splat­tform. Vom Cor­po­rate Brand­ing bis zu indi­vidu­ellen Schnittstellen – LINXYS hat stets Ihr Unternehmen und Ihre indi­vidu­ellen inter­nen Prozesse im Fokus. mehr erfahren
  • LÖSUNGEN. Verän­derun­gen pro­fes­sionell ein­führen und Ihre Mitar­beit­er vom Mehrw­ert überzeu­gen. LINXYS bietet indi­vidu­elle Lösun­gen an – vor, während und nach dem Roll­out. mehr erfahren
  • WORKSHOPS. Durch die Akzep­tanz Ihrer Mitar­bei­t­en­den die Effizienz steigern und gle­ichzeit­ig Kosten senken. LINXYS führt mass­geschnei­derte Work­shops durch um diese Ziele auf den richti­gen Weg zu brin­gen. mehr erfahren
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