Bitrix24 hat im August 2024 wieder einmal mit neuen Funktionen und Updates überrascht. Neben dem…
Digital Workplace: Standard vs. Customizing
Standard oder Customizing in Bezug auf eine Digital-Workplace- oder Social-Intranet-Lösung. Sollte man sich darüber überhaupt Gedanken machen? Muss eine Software oder eine Applikation all meine Anforderungen erfüllen? Oder sollte ich meine Anforderungen vielleicht erst einmal überdenken? Was ist wirklich essentiell, was wäre ein “nice to have” und welche Aspekte können nach eingehender Prüfung eigentlich gänzlich vernachlässigt werden? Und um dem Ganzen einen Rahmen zu geben: was versteht man eigentlich unter “Customizing”?
Dieser Beitrag soll weder Standardlösungen noch Customizing propagieren — es geht darum, aufzuzeigen, dass es eben kein klares “so” oder “so” geben kann. Denn selbstverständlich ist jedes Unternehmen und jede Organisation einzigartig — das soll an dieser Stelle überhaupt nicht zur Diskussion stehen. Aber: Sind Sie an dem Punkt angelangt, an dem Sie auf Softwareebene neue Wege gehen möchten, sollten Sie für die Evaluation und die Analyse definitiv genügend Zeit einplanen. Finden Sie heraus, welche Prozesse, (anfänglichen) Anforderungen und Wünsche tatsächlich zu 100% auf Softwareebene umgesetzt werden müssen. Was ist für den Erfolg, mit Blick auf das grosse Ganze, nämlich den Erfolg der Unternehmung, essentiell — und was ist den Aufwand vielleicht überhaupt nicht wert oder kann anderweitig effizienter umgesetzt werden?
Reicht vielleicht eine standardisierte Lösung, welche in einigen Punkten individuell konfigurierbar ist, bereits aus um Kosten und Nutzen in ein optimales Gleichgewicht zu bringen? Oder sollen oder müssen individuelle Anforderungen jeder einzelnen Abteilung, jedes einzelnen Teams oder gar jedes einzelnen Mitarbeitenden bis ins kleinste Detail umgesetzt werden? Wäre es ressourcentechnisch vielleicht doch deutlich effizienter und zielführender, wenn die Prozesse an sich angepasst werden, bevor der Code einer Software verändert oder umgeschrieben wird?
Lösungen für jedes Bedürfnis gibt es im Jahr 2021 wahrlich genug. Googelt man beispielsweise “Bestes CRM” erhält man eine unendlich lange Liste an Ergebnissen — und alle Ergebnisse sagen “Ich bin das beste CRM”. Aber jede Lösung hat ihre eigenen, ganz spezifischen Vor- und Nachteile. Es liegt im Ermessen jedes Einzelnen herauszufinden, welche Lösung die eigenen Bedürfnisse und Ziele bestmöglich abdeckt und widerspiegelt. Dabei sollten nicht nur “harte Fakten” im Vordergrund stehen, sondern auch Aspekte wie “Digital Readiness”, “Unternehmenskultur” und die dazu gehörenden strategischen Ziele betrachtet werden. Denn ganz gleich für welche Art von Software Sie sich entscheiden: Diese wird Ihrem Unternehmen nur den erhofften Nutzen bringen, wenn sie auch genutzt und vor allem verstanden wird.
Standard vs. Customizing vs. Custom Software
Eine neue Softwarelösung im Unternehmen einzuführen, bedeutet deutlich mehr als eine Lizenz zu zu kaufen, zu aktivieren oder einen Code zu installieren. Bevor dies geschieht muss man sich bewusst darüber sein, wozu diese neue Plattform überhaupt genutzt werden soll, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden, welche Funktionen bereits standardmässig verfügbar sein müssen und welche Anforderungen mittel- oder gar langfristig erfüllt werden sollen. Geht es um die perfekte Softwarelösung für Ihr Unternehmen, ist es wichtig den aktuellen Stand zu eruieren:
- Systemebene: Wie sieht die aktuelle Systemlandschaft aus? Welche Systeme sollen bzw. müssen weiterhin genutzt werden und welche können ersetzt werden? Brauchen wir bspw. Schnittstellen?
- Prozessebene: Welche Prozesse können nur wie bisher ablaufen und welche können wir überarbeiten oder gar neu gestalten? Ist alles schon perfekt auf mittel- und langfristige Sicht optimal umgesetzt?
- Kulturebene: Wie sieht unsere Unternehmenskultur aus? Welche Werte leben wir und welche sollen eingeführt werden und warum? Sind wir bereit für eine Digitale Transformation, möchten wir Digitalisieren oder ist dies noch völlig offen?
Geht es um einen Digital Workplace oder ein Social Intranet System, ist es leider nicht ganz einfach, sich zwischen Standard- und kundenspezifischer Software zu entscheiden. Die Standard-Software kann wahrscheinlich Ihre Standard-Geschäftsprozesse abwickeln. Vielleicht gibt es intern jedoch einzigartige Prozesse, die von einer massgeschneiderten Lösung profitieren würden. Anstatt sich für ein Entweder-Oder zu entscheiden, ist es zielführender, die kosten- und nutzeneffizienteste Kombination für Ihr Unternehmen zu finden. Eine Kombination, die genau die Merkmale und Funktionen bietet, die Sie benötigen, Ihnen einen echten Mehrwert bietet und das zu einem Preis, der Ihrem Budget entspricht.
Bitte verstehen Sie es nicht falsch, aber es ist wichtig klar und deutlich hervorzuheben, dass es keine Standardlösung gibt, die alle Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen wird. Haben Sie ein hochspezialisiertes Unternehmen oder verwenden Sie sehr spezielle Prozessen, benötigen Sie möglicherweise eine vollständig massgeschneiderte Lösung (custom software). Vielleicht ist es jedoch auch an der Zeit bestehende Prozesse zu überdenken? Denken Sie “Outside the box”, denn somit steigt die Wahrscheinlichkeit, dass eine “Out of the box” Lösung mit einigen Konfigurationen (customizing) eventuell doch etwas für Sie ist. Im Jahr 2021 bietet der Markt eine sehr grosse Anzahl an verschiedenen Lösungen an: CRM, Kommunikation, Marketing, HR — für jeden Bereich im Unternehmen gibt es eine spezielle Software, die perfekt auf die jeweiligen Bedürfnisse ausgelegt ist. Aber ist es wirklich zielführend all diese Produkte in einem Unternehmen zu verwenden, “nur” damit einzelne und vor allem sehr spezifische Use Cases abgedeckt werden können? Oder ist es vielleicht an der Zeit, das grosse Ganze zu betrachten, Bestehendes zu überdenken und eventuell Neues zu implementieren? Denn mit grosser Wahrscheinlichkeit gibt es im Jahr 2021 bereits ein Produkt, welches einen Grossteil Ihrer Use Cases abdeckt. Und diejenigen die nicht “out of the box” angeboten werden, können durch bspw. Add-Ons, Plugins, Integrationen und ein entsprechendes Customizing implementiert werden.
Beginnen wir an dieser Stelle zuerst mit drei Begriffen, die oft verwendet, jedoch oft genug missverstanden werden:
Standard vs. Customizing vs. Custom
Out of the box
Einer Lösung “Out of the box” , kann direkt nach der Installation eingesetzt werden. Sie muss also für die Verwendung lediglich installiert werden. Nach der erfolgreichen Installation ist es nicht notwendig irgendwelche spezifischen Einrichtungen oder Einstellungen vorzunehmen. Grundgedanke ist, ein Produkt, nämlich die Software, nur “aus dem Karton zu nehmen” und gleich loslegen zu können. Die Software funktioniert bereits sinnvoll — auch ohne weitere Einstellungen. Jedoch kann der Nutzer, natürlich abhängig von der jeweiligen Lösung, durch gewisse Einstellungen und/oder Erweiterungen individuelle Anpassungen vornehmen — es kann also konfiguriert werden.
Customizing
Haben Sie sich für eine “Out of the box” Lösung entschieden, möchten diese jedoch in gewissen Bereichen individualisieren, ist dies über das Customizing möglich. Je nach Hersteller, Softwareversion oder auch Lizenz können die Möglichkeiten die Standardlösung zu individualisieren begrenzt sein. Individuelle Anpassungen können zum Teil eigenständig durchgeführt werden, wie eventuell Designanpassungen oder das umgestalten von vordefinierten Workflows. An anderer Stelle wird die Expertise von Dritten benötigt, um das System zu Ihrem System zu machen. Dies könnte z.B. der Fall sein, wenn Schnittstellen zu anderen System umgesetzt werden sollen. Aber Hersteller möchten Ihren Usern natürlich so viel Flexibilität wie möglich lassen, weshalb eigene Marketplaces mit diversen Add-Ons, Plugins und Erweiterungen aufgebaut werden, um die individuellen Anforderungen möglichst unkompliziert umsetzen zu können.
Custom
Gibt es für Ihre Anforderungen nicht ansatzweise eine softwaretechnische Lösung auf dem Markt? Ist Ihr Unternehmen und die dahinter laufenden Prozesse so einzigartig, dass es lediglich mit einer Individualsoftware möglich ist, alles umzusetzen? Dann sollten Sie genügend Ressourcen (Zeit und Kapital) einplanen. Der Vorteil einer Individualsoftware ist natürlich, dass diese genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und am Ende (hoffentlich) alles genau so funktioniert, wie es gefordert wurde. Jedoch stellt sich die Frage ob der Aufwand in Bezug auf Kosten und Nutzen im Gleichgewicht bleibt. Auch nicht vergessen werden dürfen regelmässige Updates, zukünftige Anpassungen, neue Anforderungen — bei einer Individuallösung könnte sich dies zukünftig kompliziert gestalten. Somit sollten Sie sich vor der finalen Entscheidung ausführlich beraten lassen — denn vielleicht gibt es effizientere Möglichkeiten, durch bspw. das Customizing einer Standardsoftware, um Ihren Anforderungen zum grössten Teil gerecht zu werden.
Der Marketplace — Individualisieren Sie den Standard
Dieser Beitrag soll Ihnen das Thema “Standard vs. Customizing” näher bringen. Somit möchten wir nicht näher auf das Thema “Individualsoftware” (Custom Software) eingehen. Aus unserer Erfahrung ist dies im Jahr 2021 lediglich in vereinzelten Fällen überhaupt eine Diskussion wert. Denn auch wenn Unternehmen alle unterschiedlich sind und sich deren Prozesse, Produkte und Dienstleistungen voneinander unterscheiden — es gibt bereits einfach genügend Best Practices, genügend Standards und Normen, die es ermöglichen generelle Aussagen (unternehmens- und branchenunabhängig) zu tätigen und somit einen Grossteil an Anforderungen “out of the box” oder eben durch Customizing abzudecken.
Um den Bedürfnissen ihrer Kunden gerecht zu werden, haben viele Anbieter von Digital Workplace und Social Intranet Lösungen einen eigenen Marketplace aufgebaut. Dort gibt es diverse Applikationen, Plug-Ins, Add-Ons und Integrationen, welche den individuellen Arbeitsalltag erleichtern und es ermöglichen eine Standard-Lösung individuell zu konfigurieren und zu erweitern. An dieser Stelle möchten wir vier Lösungen und deren Marketplace kurz vorstellen:
Der COYO Marketplace
Die Employee Communications Platform setzt sich mit ihrem Marketplace zum Ziel, dass COYO bei Bedarf ganz individuell und vor allem entsprechend den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ausgebaut werden kann. Flexibilität und Einfachheit haben dabei einen besonders hohen Stellenwert. Es stehen diverse Plug-ins zur Verfügung, welche von COYO selbst aber auch von Partnern entwickelt wurden und werden. Über untenstehende Links können Sie sich selbst von COYO überzeugen:
- Was genau ist COYO überhaupt?
- Welchen Mehrwert bietet COYO für Ihr Unternehmen?
- Was bietet der COYO Marketplace?
Der Bitrix24 Marketplace
Auf dem Bitrix24 Market finden Sie diverse Funktionen und Möglichkeiten, wie Sie Ihr Bitrix24 erweitern und somit individualisieren können. Die Apps können unkompliziert installiert werden und sind unmittelbar einsatzbereit. Dabei stehen Kategorien für die diversen Tools wie bspw. das CRM, Aufgabenmanagement oder auch das Marketing zur Verfügung. Aufgrund der sehr grossen Auswahl, sollten Sie jedoch genügend Zeit einplanen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Über untenstehende Links können Sie sich selbst von Bitrix24 überzeugen:
- Was genau ist Bitrix24 überhaupt?
- Welchen Mehrwert bietet Bitrix24 für Ihr Unternehmen?
- Was bietet der Bitrix24 Market?
Der Beekeeper Marketplace
Über den Beekeeper-Marketplace können bestehende Programme mit Beekeeper verknüpft oder zusätzliche Apps installiert werden. Zur Auswahl stehen viele Erweiterungen in diverse Kategorien, welche den individuellen Arbeitsalltag deutlich erleichtern und somit die Kommunikation noch effizienter gestalten. Über untenstehende Links können Sie sich selbst von Beekeper überzeugen:
- Was genau ist Beekeeper überhaupt?
- Welchen Mehrwert bietet Beekeeper für Ihr Unternehmen?
- Was bietet der Beekeeper Marketplace?
Der Staffbase Marketplace
Der Staffbase Marketplace bietet sowohl Apps von Partnern als auch leistungsfähige Add-Ons an, mit denen die Plattform an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Über untenstehende Links können Sie sich selbst von Beekeper überzeugen:
- Was genau ist Staffbase überhaupt?
- Welchen Mehrwert bietet Staffbase für Ihr Unternehmen?
- Was bietet der Staffbase Marketplace?
Also: Standard oder Customizing?
Wie so oft kommt es eben darauf an. Eine pauschale Aussage kann und darf somit nicht getroffen werden. Als Unternehmen/ als Organisation müssen Sie sich im ersten Schritt darüber bewusst werden, was Ihre Anforderungen sind, was in Zukunft besser oder anders laufen soll und auch kann und somit den Ist-Zustand ehrlich analysieren. “Ehrlich” ist dabei das Schlüsselwort — denn nur so kann tatsächlich etwas verändert und verbessert werden. Auch negative Kritik bringt einen im Leben weiter und dann sogar noch weiter.
Was wir an dieser Stelle jedoch unbedingt betonen möchten: Versuchen Sie nicht eine Softwarelösung komplett zu verbiegen. Nehmen Sie die Einführung einer neuen Software in Form eines Digital Workplace oder einer Social Intranet Plattform als Ansporn, auch Ihre bisherigen Prozesse und Strukturen zu überdenken. Und sollten Sie dabei an Ihre Grenzen stossen oder Interesse an einem objektiven Blickwinkel eines Aussenstehenden haben, scheuen Sie sich nicht davor sich beraten und unterstützen zu lassen. Investieren Sie lieber genügend Zeit in die Analyse und die Vorbereitung, um die für Sie und Ihr Unternehmen passende Lösung zu finden. Denn nur so kann ein erfolgreicher und langfristiger Einsatz gewährleistet werden — der vor allem auch den letztendlichen Nutzer überzeugen wird.
“Einfach zusammenarbeiten” ist unserer Ansicht nach der effiziente und zukunftsweisende Schlüssel zu Ihrem Unternehmenserfolg.
Für Fragen stehen wir Ihnen gerne jederzeit zur Verfügung. Fragen Sie uns unverbindlich an.
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